RAPORTI I AUDITIMIT PËR RAPORTIN FINANCIAR VJETOR TË KOMUNËS SË PODUJEVËS PËR VITIN E PËRFUNDUAR MË 31 DHJETOR 2016

Transcription

1 REPUBLIKA E KOSOVËS / REPUBLIKA KOSOVA / REPUBLIC OF KOSOVA ZYRA KOMBËTARE E AUDITIMIT NACIONALNA KANCELARIJA REVIZIJE NATIONAL AUDIT OFFICE Nr. i Dokumentit: RAPORTI I AUDITIMIT PËR RAPORTIN FINANCIAR VJETOR TË KOMUNËS SË PODUJEVËS PËR VITIN E PËRFUNDUAR MË 31 DHJETOR 2016 Prishtinë, qershor 2017

2 Zyra Kombëtare e Auditimit e Republikës së Kosovës është institucioni më i lartë i kontrollit ekonomik e financiar, i cili me Kushtetutën dhe ligjet e vendit gëzon pavarësi funksionale, financiare dhe operative. Zyra Kombëtare e Auditimit kryen auditime të rregullsisë dhe të performancës dhe për punën e vet i jep llogari Kuvendit të Kosovës. Misioni ynë është që të kontribuojmë në menaxhimin e shëndoshë financiar në administratën publike. Ne kryejmë auditime në përputhje me standardet e njohura ndërkombëtare të auditimit në sektorin publik si dhe me praktikat e mira evropiane. Raportet e Zyrës Kombëtare të Auditimit promovojnë drejtpërsëdrejti llogaridhënien e institucioneve publike pasi që ato ofrojnë bazë të qëndrueshme për të kërkuar llogari nga menaxherët e çdo organizate buxhetore. Në këtë mënyrë ne rrisim besimin në shpenzimin e fondeve publike dhe luajmë një rol aktiv në sigurimin e interesit të taksapaguesve dhe të palëve tjera të interesit në rritjen e përgjegjësisë publike. Auditori i Përgjithshëm ka vendosur në lidhje me opinionin e auditimit për Pasqyrat Financiare Vjetore të Komunës së Podujevës, në konsultim me Ndihmës Auditorin e Përgjithshëm Qerkin Morina, i cili e ka mbikëqyrur auditimin. Raporti dhe opinioni i lëshuar janë rezultat i auditimit të kryer nga udhëheqësja e ekipit, Selvete Foniqi dhe anëtarët e ekipit Elvir Krasniqi dhe Aida Podrimaj, nën menaxhimin e Udhëheqësit të Departamentit të auditimit Zukë Zuka. ZYRA KOMBËTARE E AUDITIMIT Adresa: Musine Kokalari, Nr. 87, Prishtinë 10000, Kosovë Tel: +381(0) /

3 TABELA E PËRMBAJTJES Përmbledhje e përgjithshme Pasqyrat financiare vjetore dhe obligimet e tjera për raportimin e jashtëm Qeverisja Menaxhimi financiar dhe kontrolli Shtojca I: Qasja dhe metodologjia e auditimit Shtojca II: Shpjegim i llojeve të ndryshme të opinioneve të aplikuara nga ZKA Shtojca III: Progresi në zbatimin e rekomandimeve të vitit paraprak Shtojca IV: Letër e Konfirmimit

4 Përmbledhje e përgjithshme Hyrje Ky Raport përmbledh çështjet kryesore që dalin nga auditimi i Raportit Financiar Vjetor të Komunës së Podujevës për vitin 2016, i cili e përcakton Opinionin e dhënë nga Auditori i Përgjithshëm. Ekzaminimi i pasqyrave financiare për vitin 2016 është kryer në përputhje me Standardet Ndërkombëtare të Auditimit të Institucioneve Supreme të Auditimit. Qasja jonë ka përfshirë testet dhe procedurat, të cilat ishin të nevojshme për të arritur në një opinion lidhur me pasqyrat financiare. Qasja e aplikuar e auditimit është paraqitur në Planin e Jashtëm të Auditimit 1, të datës Auditimi ynë është fokusuar në: Pasqyrat Financiare Vjetore Qeverisja Menaxhimi financiar dhe kontrolli Më gjerësisht, shih Shtojcën 1 të këtij raporti. Niveli i punës së kryer nga Zyra Kombëtare e Auditimit për të përfunduar auditimin për vitin 2016 pasqyron drejtpërdrejt cilësinë e kontrollit të brendshëm të zbatuar nga menaxhmenti i komunës. Opinioni i Auditorit të Përgjithshëm Opinion i pamodifikuar me theksim të çështjes Sipas mendimit tonë, Pasqyrat Financiare Vjetore për vitin e përfunduar më 31 dhjetor 2016 paraqesin një pamje të drejtë dhe të vërtetë në të gjitha aspektet materiale. Theksimi i çështjes Si theksim të çështjes përmendim faktin se infomatat tek shpalosjet për të hyrat vetjake dhe llogaritë e arkëtueshme janë paraqitur me gabime. Po ashtu, komuna ende nuk e ka të saktë regjistrin e pasurisë. Shuma e pasurive prej 158,033 ishte evidentuar në regjistrat e pasurisë, edhe pse nuk përmbushin kushtin të trajtohen si pasuri. Për më gjerësisht, shih kapitullin 1.1 të këtij raporti. Shtojca II, shpjegon llojet e ndryshme të opinioneve të aplikuara nga Zyra Kombëtare e Auditimit. 1 Termi Plani i Jashtëm i Auditimit është zëvendësim i termit Memorandumi i Planifikimi të Auditimit 4

5 Dëshirojmë të falënderojmë Kryetarin e Komunës dhe stafin e tij për bashkëpunim gjatë procesit të auditimit. Konkluzionet dhe rekomandimet kryesore: Procesi i përgatitjes së PFV-ve është shoqëruar me gabime financiare të identifikuara gjatë auditimit. Për shkak të rëndësisë së informatës lidhur me mbivlerësimin e pasurive, nënvlerësimit të Llogarive të Arkëtueshme, dhe shpalosjeve te ndryshimet buxhetore, ne i kemi theksuar çështjet tek opinioni i auditimit. Edhe pse në disa fusha kontrollet e brendshme janë efektive - ekzistojnë dobësi të mëdha në disa sisteme të rëndësishme financiare duke përfshirë, prokurimin, kontratat për shërbime të veçanta, dhe mbledhjen e borxheve, sidomos qirave. Aranzhimet e qeverisjes që kanë të bëjnë me llogaridhënien, vetëvlerësimin, menaxhimin e rrezikut dhe raportimin menaxherial kërkojnë ende përmirsime. Aktiviteti i Auditimit të Brendshëm nuk i mbështetë zhvillimet në këtë fushë. Kryetari duhet të sigurojë se janë vendosur procese efektive për të konfirmuar që plani i hartimit të PFV 2017 i adreson të gjitha kërkesat e raportimit financiar. Kjo, gjithashtu, duhet të përfshijë rishikimin e draft PFV-ve nga menaxhmenti, me fokus të veçantë në fushat ku janë identifikuar gabime (shih nën kap. 1.2). Kryetari duhet t'i analizoj arsyet e Theksimit të Çështjeve në 2016 dhe t'i identifikojë veprimet që kërkohen të ndërmerren për të mundësuar një prezantim të drejtë dhe të vërtetë në vitin 2017 të çështjeve të theksuara në këtë raport (shih nën kapitullin 1.1). Kryetari duhet ta aplikojë një vlerësim të detajuar të prokurimit dhe fushave tjera brengosëse të theksuara në këtë Raport për t'i identifikuar arsyet për paraqitjen e dobësive si dhe veprimet e nevojshme për t'i adresuar ato (shih kapitullin 3). Kryetari duhet të sigurojë që aranzhimet e Qeverisjes janë rishikuar në mënyrë kritike dhe mbështesin përmirësimin e aranzhimeve të llogaridhënies dhe raportimit menaxherial, si dhe efektivitetin operativ të NJAB (shih çështjet 2 deri 7). Përgjigja e Kryetarit të Komunës Kryetari i Komunës ka marrë në konsideratë dhe është pajtuar me të gjeturat e detajuara dhe konkluzionet e auditimit, si dhe është zotuar se do t i adresojë të gjitha rekomandimet e dhëna. Më tutje Kryetari i Komunës është zotuar që: ta shqyrtoj Raportin e auditimit në Asamblenë Komunale; dhe deri në fund të muajit janar 2018, ta diskutoj në Asamblenë Komunale progresin lidhur me zbatimin e Planit të Veprimit për rekomandimet e auditimit, para se PFV-të 2017 të jenë dorëzuar në Ministrinë e Financave. 5

6 1 Pasqyrat financiare vjetore dhe obligimet e tjera për raportimin e jashtëm Hyrje Rishikimi ynë i Pasqyrave Financiare Vjetore (PFV) merr parasysh pajtueshmërinë me kornizën raportuese si dhe cilësinë dhe saktësinë e informacionit të prezantuar në PFV. Ne, gjithashtu, e marrim parasysh deklaratën e bërë nga Zyrtari Kryesor Administrativ dhe Zyrtari Kryesor Financiar, kur PFV-të dorëzohen në Ministrinë e Financave. Deklarata për prezantimin e PFV-ve përfshinë një numër të pohimeve në lidhje me pajtueshmërinë me kornizën raportuese si dhe cilësinë e informacionit në kuadër të PFV-ve. Këto pohime kanë për qëllim t i ofrojnë Qeverisë sigurinë se të gjitha informatat relevante u janë ofruar për të siguruar se mund të ndërmerret një auditim gjithëpërfshirës. 1.1 Opinioni i auditimit Opinioni i pamodifikuar me theksim të çështjes Ne kemi audituar PFV-të e Komunës së Podujevës për vitin e përfunduar më 31 dhjetor 2016, të cilat përfshijnë pasqyrën e pranimeve dhe të pagesave në para të gatshme, pasqyrën e ekzekutimit të buxhetit, si dhe shënimet shpjeguese të pasqyrave financiare. Sipas opinionit tonë Pasqyrat Financiare Vjetore për vitin e përfunduar më 31 dhjetor 2016, prezantojnë një pamje të drejtë dhe të vërtetë në të gjitha aspektet materiale, në përputhje me Standardet Ndërkombëtare të Kontabilitetit për Sektorin Publik (të kontabilitetit në para të gatshme), Ligjit nr. 03/L-048 për Menaxhimin e Financave Publike dhe Përgjegjësitë (me plotësime dhe ndryshime) dhe Rregullore MF, Nr. 01/2017 për Raportim Vjetor Financiar nga Organizatat Buxhetore. Baza për opinion Ne kemi kryer auditimin në përputhje me Standardet Ndërkombëtare të Institucioneve Supreme të Auditimit (SNISA). Sipas këtyre standardeve, përgjegjësitë tona janë përshkruar më poshtë tek pjesa Përgjegjësitë e Auditorit për Auditimin e Pasqyrave Financiare. Besojmë se dëshmitë e auditimit që kemi marrë janë të mjaftueshme dhe të duhura për sigurimin e bazës për opinion. Theksimi i çështjes Ne tërheqim vëmendjen tuaj për faktin se: Shpalosjet e informatave në PFV ishin me gabime: Te Neni 14.6, shpalosja e ndarjeve fillestare dhe finale të buxhetit, ndryshimet për të hyrat vetjake nuk janë shpalosur drejt. Te neni 16, llogaritë e arkëtueshme për tatimin në pronë janë të paraqitura në shumë 6

7 2,000,534, ndërsa sipas raporteve nga departamenti i tatimit në pronë në MF, llogaritë e arkëtueshme janë 2,503,809. Si rezultat i tyre, paraqitja e llogarive të arkëtueshme për tatimin në pronë, ishte nënvlerësuar për 503,275. Regjistri i pasurive fikse nuk konfirmon gjendjen e saktë të pasurive, ndërsa procesi i inventarizimit ende nuk është përfunduar. Një vlerë prej 122,587 nga viti paraprak gabimisht ishte regjistruar dhe ende ekziston në regjistra, duke e mbivlerësuar gjendjen e pasurive. Kjo ishte për shkak se si pasuri kapitale ishin regjistruar shpenzimet që janë bërë për pastrimin e lumenjve, dezinfektimin dhe deratizimin, dhe furnizimin me lule. Po ashtu, edhe këtë vit, komuna ka regjistruar gabimisht si pasuri vlerën prej 35,446, për shpenzimet e bëra lidhur me pastrimin e lumenjve dhe shtimin e hapësirave gjelbëruese (furnizim me lule). Përgjegjësia e menaxhmentit dhe personave përgjegjës për qeverisje dhe PFV Kryetari i Komunës së Podujevës është përgjegjës për përgatitjen dhe prezantimin e drejtë të pasqyrave financiare sipas Standardeve Ndërkombëtare të Kontabilitetit në Sektorin Publik - Raportimi Financiar bazuar në Kontabilitetin e Parasë së Gatshme të modifikuar si dhe është përgjegjës për kontrolle të brendshme të cilat menaxhmenti i përcakton si të nevojshme për të mundësuar përgatitjen e pasqyrave financiare, pa keq-deklarime materiale të shkaktuara qoftë nga mashtrimi apo gabimi. Kjo përfshinë zbatimin e Ligjit nr. 03/L-048 për Menaxhimin e Financave Publike dhe Përgjegjësitë (me plotësime dhe ndryshime). Kryetari i Komunës është përgjegjës për të siguruar mbikëqyrjen e procesit të raportimit financiar të komunës. Përgjegjësia e Auditorit të Përgjithshëm për auditimin e PFV Përgjegjësia jonë është që të shprehim një opinion për PFV në bazë të auditimit të kryer. Auditimi është kryer në përputhje me SNISA. Këto standarde kërkojnë që t i përmbahemi kërkesave etike, të planifikojmë dhe të kryejmë auditimin për të marrë siguri të arsyeshme se pasqyrat financiare nuk përmbajnë keq-deklarime materiale. Siguria e arsyeshme është një nivel i lartë i sigurisë, por nuk garanton se një auditim që kryhet në pajtim me SNISA-t do të zbuloj çdo keq-deklarim material që ekziston. Keq-deklarimet mund të rrjedhin nga mashtrimi ose gabimi dhe konsiderohen materiale nëse, individualisht ose së bashku, mund të ndikojnë në vendimet e marra mbi bazën e këtyre PFV-ve. Auditimi përfshinë kryerjen e procedurave për të marrë dëshmi në lidhje me informatat financiare dhe shpalosjet në PFV. Procedurat e zgjedhura varen nga gjykimi i auditorit, duke përfshirë edhe vlerësimin e rreziqeve nga keq-deklarimet materiale në PFV, qoftë për shkak të mashtrimit apo gabimit. Gjatë vlerësimit të rrezikut, auditori merr në konsideratë kontrollin e brendshëm që është relevant në përgatitjen e pasqyrave financiare nga entiteti, në mënyrë që të dizajnoj procedura të auditimit që janë të përshtatshme për rrethanat e entitetit, por jo për qëllim të shprehjes së opinionit mbi efektivitetin e kontrolleve të brendshme të entitetit. 7

8 Auditimi përfshinë edhe vlerësimin e përshtatshmërisë së politikave kontabël të përdorura, arsyeshmërinë e përllogaritjeve kontabël të bëra nga menaxhmenti, si dhe vlerësimin e prezantimit të pasqyrave financiare. 1.2 Pajtueshmëria me kërkesat për PFV-të dhe kërkesat tjera për raportim Nga komuna kërkohet të raportoj në përputhje me kornizën e caktuar raportuese dhe kërkesat tjera për raportim. Ne kemi marrë parasysh: Pajtueshmërinë me Rregulloren MF. Nr. 01/2017 për Raportim Vjetor Financiare nga Organizatat Buxhetore; Kërkesat e LMFPP-së nr. 03/L-048, (me plotësime dhe ndryshime); Kërkesat e Ligjeve Organike për Qeverisje Lokale; Kërkesat e Ligjit Vjetor të Buxhetit; Kërkesat buxhetore të Ligjit për buxhetin e Kosovës nr.05/l-071, i plotësuar dhe ndryshuar me Ligjin nr.05/l-109 për rishikim buxhetor; Pajtueshmërinë me Rregullat Financiare nr.01/2013, dhe nr.02/2013; Planin e veprimit për adresimin e rekomandimeve; Kërkesat e Procedurave të Menaxhimit Financiar dhe të Kontrolleve (MFK); Kërkesat tjera për raportime buxhetore, siç janë raportet tremujore duke i përfshirë këtu edhe pasqyrat nëntëmujore me kohë; raportet operative (të performancës), nëse ka; dhe Draft plani dhe plani përfundimtar i prokurimit më kohë. Në kontekst të cilësisë së PFV-ve, një numër i këshillave që i kemi dhënë në Memorandumin e Auditimit të datës janë adresuar gjatë procesit të përgatitjes të tyre. Në draft PFV ishte e nevojshme të bëhen disa korrigjime financiare, si: Tek neni 14, Raporti i ekzekutimit të buxhetit, kolona e buxhetit final, granti i përcaktuar i donatorëve ishte prezantuar shuma 355,375 e që duhet të ishte 107,283 ; Tek neni 26, raporti për numrin e të punësuarve jashtë listës së pagave nuk ishte i plotë; Informatat në shënimin 12 duhej të korrigjohen; dhe Amortizimi vjetor i pasurive (vlera në libra) duhej të korrigjohen. 8

9 Pas sugjerimeve tona, çështjet e mësipërme janë korrigjuar. Megjithatë, gabimet që kanë mbetur ishin te: neni 13, kategoria e mallrave dhe shërbimeve ishte mbivlerësuar për 1,232 ; neni 14.6, shpalosja e ndarjeve fillestare dhe finale të buxhetit, ndryshimet për të hyrat vetjake nuk janë shpalosur drejt; dhe neni 16, llogaritë e arkëtueshme për tatimin në pronë janë të paraqitura në shumë 2,000,534, ndërsa sipas raporteve nga departamenti i tatimit në pronë në MF, llogaritë e arkëtueshme janë 2,503,809. Shuma e paraqitur në PFV ishte nënvlerësuar për 503,275. Përveç këtyre, komuna, ende nuk ka të angazhuar Zyrtarin Kryesor Financiar (ZKF) 2 derisa PFVtë nënshkruhen nga drejtori i financave. DEKLARATA E BËRË NGA MENAXHMENTI I KOMUNËS Marrë parasysh çka u tha më lartë, Deklarata e bërë nga Zyrtari Kryesor Administrativ dhe Zyrtari Financiar, me rastin e dorëzimit të draft PFV-ve në Ministrinë e Financave, mund të konsiderohet e saktë. Megjithatë, disa nga shpalosjet e cekura më lartë nuk janë korrigjuar dhe të njëjtat janë theksuar si çështje në opinionin e auditimit. Në kontekst të kërkesave tjera për raportim të jashtëm, nuk kemi çështje për të ngritur. 1.3 Rekomandimet për pjesën e parë të raportit Rekomandimi 1 Kryetari duhet të siguroj se është bërë një analizë për t i përcaktuar shkaqet për Theksim të Çështjes së opinionit të auditimit. Regjistrimi i pasurive kapitale duhet të azhurnohet dhe të gjithë zërat që nuk përmbushin kriteret e pasurisë, duhet të largohen nga regjistrat. Kryetari duhet të siguroj se gjendet një zgjidhje e përshtatshme për plotësimin e pozitës së ZKF-së. Gjithashtu, para se pasqyrat të dërgohen në MF, ato duhet t i nënshtrohen një rishikimi gjithëpërfshirës në lidhje me përmbajtjen dhe saktësinë e tyre, me theks të veçantë tek shpalosjet e ndryshimeve buxhetore dhe llogaritë e arkëtueshme. 2 Pasqyrat duhet të nënshkruhen nga Zyrtari Kryesor Administrativ dhe ZKF, si dhe çdo organizatë buxhetore, duhet ta ketë Zyrtarin Kryesor Financiar me status të nëpunësit civil. 9

10 2 Qeverisja Hyrje Aranzhimet efektive të qeverisjes janë thelbësore për Komunën e Podujevës që të menaxhojë në mënyrë të suksesshme sfidat me të cilat përballet dhe të siguroj ofrimin e shërbimeve më të mira në dobi të taksapaguesve dhe të shfrytëzuesve tjerë të shërbimeve. Një mjet kyç në mbështetje të qeverisjes efektive është zbatimi i rekomandimeve të auditimit si një tregues se menaxhmenti po i përmirëson proceset ekzistuese dhe kontrollet. Në mënyrë të ngjashme, lista kontrolluese e vet-vlerësimit që plotësohet nga komuna siguron një kornizë për zhvillimin e aranzhimeve të zgjeruara të qeverisjes. Është e rëndësishme që përgjigjet e dhëna nga komuna të jenë të mbështetura nga dëshmitë përkatëse. Pjesa tjetër e rishikimit të aranzhimeve të qeverisjes pasqyron një shqyrtim të: fushave të aranzhimeve të qeverisjes ku nevojiten përmirësime të rëndësishme dhe ku besojmë se rekomandimet tona mund të gjenerojnë përmirësime pozitive, duke e përfshirë edhe shqyrtimin e sistemit të Auditimit të Brendshëm; dhe fushave të menaxhimit financiar dhe kontrollit të identifikuara përmes punës sonë të auditimit, duke përfshirë punën specifike të drejtuar në çështjet e pajtueshmërisë në sistemet kyçe të të hyrave dhe shpenzimeve (këto fusha janë shqyrtuar në kapitullin 3 të këtij Raporti). Konkluzioni i përgjithshëm mbi qeverisjen Në përgjithësi, qeverisja e mirë lidhur me aktivitetet operacionale dhe financiare në Komunën e Podujevës vazhdon të jetë sfiduese. Një pjesë e konsiderueshme e rekomandimeve nuk janë adresuar nga menaxhmenti. Disa mangësi janë përsëritur edhe këtë vit, ndërsa përmirësime kanë ndodhur sa i përket iniciativës për hartimin e strategjisë komunale të zhvillimit. Në aspektin e pajtueshmërisë me legjislacionin, si rezultat i mos zbatimit të rregulloreve përkatëse auditimi ynë ka shpalos ekzistencën e disa dobësive të cilat përfshijnë prokurimin, të hyrat, pasuritë dhe llogaritë e arkëtueshme, si dhe ekzekutimin e pagesave. Në fushën e investimeve, kemi vërejtur se projekti i nisur që nga vitit 2009 në vlerë 331,336 për ndërtimin e ujësjellësit Vrella, në bashkëfinancim me qytetarët 3, ende s ka përfunduar. Participimi nga qytetarët në vlerë prej 71,600, është duke u bartur vit pas viti, si shkak i mos realizimit të projektit. Sipas Komunës, një prej këtyre fshatrave ka krijuar pengesa në shfrytëzimin e burimit të ujit, derisa pagesat për punët e kryera në disa fshatra arrijnë vlerën 173,000. Tashmë, tek në shtator 2016 komuna ka nisur disa negociata me Kompaninë e Ujësjellësit Rajonal Prishtina për rehabilitimin e ujësjellësit. Komuna ka arrit t i mbrojë këto fonde nga ekzekutimi 3 Fshatrat: Zakutë, Dobërdol, Metehi, Revuq, Pakashticë dhe Kërpimeh. 10

11 në bazë të padive gjyqësore nga OE për shumën 216,308, pasi që sipas aktvendimit të datës , paditësi e kishte tërheq padinë. Në fushën e MFK, komuna ka marrë në konsideratë kërkesat ligjore të parapara me rregullat e MFK-së dhe ka përfunduar me kohë vetëvlerësimin, por i njëjti ka nevojë për një vlerësim më kritik ndaj arritjes së cilësisë dhe rezultateve kundrejt objektivave. 2.1 Progresi në zbatimin e rekomandimeve të vitit paraprak Raporti ynë i auditimit për PFV-të të vitit 2015 të komunës kanë rezultuar në 15 rekomandime. Komuna kishte përgatitur një Plan Veprimi ku paraqitet mënyra se si të zbatohen rekomandimet e dhëna. Deri në fund të auditimit tonë për vitin 2016, katër (4) rekomandime janë zbatuar, pesë (5) ishin në proces të zbatimit dhe gjashtë (6) rekomandime nuk janë zbatuar. Për një përshkrim më të plotë të rekomandimeve dhe mënyrës se si janë adresuar ato, shih Shtojcën III. Çështja 2 Zbatimi i rekomandimeve nga viti paraprak Prioritet i lartë E gjetura Rreziku Rekomandimi 2 Menaxhmenti nuk kishte ndërmarr veprime të nevojshme në rishikimin dhe monitorimin e një procesi konfirmues për shkallën e zbatimit të rekomandimeve dhe identifikimin e pengesave për veprim në adresimin e plotë të tyre. Si rezultat i kësaj, 40% të rekomandimeve nuk ishin trajtuar fare nga ana e menaxhmentit. Përsëritja e disave prej rekomandimeve të vitit të kaluar, tregon për dobësi të vazhdueshme të kontrolleve të brendshme në sisteme kryesore financiare që kanë rezultuar në: klasifikime joadekuate të shpenzimeve, dobësi në menaxhimin e të hyrave nga qiratë komunale, regjistër jo të saktë të pasurive, dhe dobësi në trajtimin e llogarive të arkëtueshme. Kryetari duhet të shqyrtoj arsyet pse një numër rekomandimesh nga viti i kaluar nuk janë zbatuar, si dhe të siguroj që plani i veprimit i përgatitur pas marrjes së këtij raporti, do të inkorporoj të gjitha rekomandimet e dhëna dhe do të përcaktoj saktë afatet kohore, masat dhe personat përgjegjës për zbatimin e rekomandimeve. Gjithashtu, kryetari duhet të zbatoj masa përgjegjësie ndaj personave të ngarkuar për zbatimin e masave përmirësuese të proceseve, për çështjet e ngritura nga auditimi. 11

12 2.2 Pyetësori i vet-vlerësimit të komponentëve të MFK-së Ministria e Financave ka hartuar një listë të detajuar të vet-vlerësimit për organizatat buxhetore për të mbështetur aranzhimet efektive të qeverisjes. Ne kemi testuar cilësinë e pyetësorëve të vetvlerësimit të MFK-së të dorëzuara në Ministri nga ana e komunës. Çështja 3 Pyetësori i vet-vlerësimit Prioritet i mesëm E gjetura Si pjesë e auditimit tonë, ne kemi shqyrtuar çështjet kyçe të pyetësorit të vetëvlerësimit në lidhje me pesë komponenta. Për pyetjet e shqyrtuara kemi gjetur se: 1. Pyetësori i vet-vlerësimit të plotësuar nga komuna ka vërtetuar se sistemet e kërkuara të menaxhimit të rrezikut nuk ishin ende funksionale. Kjo situatë përshkruhet edhe me identifikimin e katër fushave me vlerësimin një (1), që kanë të bëjnë me menaxhim të rrezikut. Komuna nuk ka ndërmarrë veprimet e duhura sa i përket përmirësimit të këtyre fushave; 2. Proceset efektive të monitorimit si dhe strategjia gjithëpërfshirëse e zhvillimit (përfshirë ndërlidhjen me palët e interesit si dhe sigurimin e strategjisë me kosto të plotë) konsiderohen si të vendosura nga komuna (Strategjia për Informim dhe Komunikim, Udhëzuesi dhe Plani i veprimit për Transparencë). Komuna brenda vitit ka mbajtur dy takime me qytetarë duke diskutuar për Strategjinë e Zhvillimit Ekonomik dhe Rregulloren për të mitur. Diskutimet tjera të qytetarëve kanë qenë në kontekst të njoftimeve, ankesave, sugjerimeve apo debateve; dhe 3. Lidhjet në mes të planit të prokurimit dhe buxhetit si dhe përpilimi i raporteve adekuate në baza të rregullta kohore konsiderohen si të vendosura nga komuna, dëshmitë që na janë dhënë e mbështesin këtë konkluzion. Megjithatë, raportet nuk janë përpiluar gjithmonë në baza të rregullta kohore. Rreziku Rekomandimi 3 Aranzhimet e dobëta të qeverisjes, veçanërisht në fushën e menaxhimit të rreziqeve, ndikojnë në dobësimin e proceseve strategjike dhe operative dhe e zvogëlojnë mundësinë e reagimit me kohë ndaj rreziqeve potenciale. Kryetari duhet të siguroj se është rishikuar plotësimi i listës kontrolluese të vetëvlerësimit dhe është bërë në mënyrë proaktive adresimi i fushave me dobësitë e identifikuara nga pyetësori. Si një mekanizëm për ta konfirmuar saktësinë e listës kontrolluese si dhe për të siguruar dokumentacionin mbështetës, nevojitet edhe përfshirja e auditimit të brendshëm. 12

13 2.3 Rishikimet specifike të qeverisjes Puna jonë në fusha të veçanta të aranzhimeve të qeverisjes është bazuar përmes planifikimit të auditimit, duke marrë parasysh kontekstin brenda të cilit komuna operon dhe sfidat me të cilat përballet Përcaktimi i objektivave strategjike Të gjitha organizatat buxhetore janë të obliguara të përgatisin dhe të përcjellin planet strategjike në nivel të organizatës, si: planet urbanistike, hapësinore, plani operativ emergjent, plani strategjik kundër korrupsionit, strategjia e zhvillimit rajonal etj. Komuna ka hartuar plane strategjike si: Plani zhvillimor urban , Strategjia për Zhvillimin Ekonomik Lokal Plani i veprimit për integrime të minoriteteve , Korniza Afatmesme e Shpenzimeve si dhe planet e veprimit për Transparencë dhe Energji të qëndrueshme, ku janë vendosur objektivat afatmesme dhe afatshkurtër. Po ashtu, komuna ka miratuar vendimin për një Plan të Integritetit i cili e rendit vlerësimin e rreziqeve në katërmbëdhjetë (14) fusha me të cilën parashihen forcimi i kontrolleve në të gjitha aktivitetet e komunës, duke përfshi edhe reduktimin/eliminimin e mundësive për korrupsion. 13

14 2.3.2 Raportimi menaxherial dhe llogaridhënia Nga aspekti i raportimit menaxherial është e rëndësishme që ato të përfshijnë raportimin e duhur tek menaxhmenti për të mundësuar një përgjigje efektive dhe me kohë ndaj problemeve operative të identifikuara. Çështja 4 Dobësi në kontrollet menaxheriale Prioriteti i lartë E gjetura Pas rishikimit të kontrolleve menaxheriale të zbatuara në sistemin financiar kryesor të Komunës, ne kemi vërejtur dobësi evidente në raportim. Forma e raportimit që bëhet tek kryetari bëhet sipas nevojës dhe nuk ka raportime me shkrim prej drejtorëve në baza të rregullta përkatëse mbi punët dhe aktivitet e tyre. Komuna është e obliguar që për çdo tremujor t i dorëzoj kuvendit komunal dhe Ministrisë së Financave (një kopje), një raport të detajuar për progresin e arritur të projekteve kapitale me vlerë mbi 10,000. Këtë kërkesë ligjore komuna ka arritur të përmbushë, pasi që sistemi i PIP-it mundëson nxjerrjen e këtij lloj raporti që përfshin një listë të të gjitha projekteve që janë buxhetuar në vitin aktual. Mirëpo, ky raport nuk përmban të gjitha të dhënat për shpenzimet dhe nuk ishte në harmoni me shpenzimet e ndodhura kapitale, dhe si rrjedhojë nuk paraqet raportim të saktë. Rreziku Rekomandimi 4 Raportimi jo i rregullt nga ana e drejtorive tek Kryetari i Komunës, redukton aftësinë e menaxhmentit për të drejtuar në mënyrë efektive aktivitetet e komunës, për të reaguar ndaj sfidave financiare në kohën e duhur dhe për të zbatuar kontrollin efektiv të buxhetit. Kryetari duhet të siguroj se është kryer një rishikim për të përcaktuar formën e raportimit financiar dhe operativ tek menaxhmenti i lartë, nga i cili kërkohet që të mbështesë menaxhimin efektiv të veprimtarisë dhe të siguroj se është vendosur një zgjidhje e përshtatshme. 14

15 2.4 Sistemi i auditimit të brendshëm Njësia e Auditimit të Brendshëm (NjAB) ka dy anëtarë të stafit - Drejtori i NjAB dhe një auditor. Për të kryer një auditim efektiv nevojitet një program gjithëpërfshirës i punës që reflekton rreziqet financiare dhe operative të komunës dhe ofron siguri të mjaftueshme mbi efektivitetin e kontrollit të brendshëm. Ndikimi i produkteve të Auditimit të Brendshëm duhet të gjykohet nga rëndësia që i jep menaxhmenti adresimit të rekomandimeve si dhe nga mbështetjet e ofruara nga një Komitet efektiv i Auditimit. Komiteti i auditimit të brendshëm ishte themeluar në shtator të vitit Çështja 5 Funksionimi i NjAB dhe Komitetit të Auditimit Prioriteti i lartë E gjetura Njësia e Auditimit të brendshëm në vitin 2016 ka planifikuar pesë auditime dhe kishte arrit që këtë plan ta realizoj, mirëpo auditimet e kryera 4 kishin të bënin kryesisht me aktivitetet e vitit 2014, 2015 dhe Komiteti i auditimit i themeluar në shtator 2016 ishte mbledhur 4 herë brenda vitit. Dy takimet e para kishin të bënin me hartimin e statutit dhe shqyrtimin e planit vjetor dhe strategjik, dy takimet tjera ishin komentuar për shqyrtimet e raporteve të dy tremujorëve të fund vitit. Megjithatë, nuk kishte ndonjë konkluzion per menxhmentin se çfarë veprime duhet të ndermerr për zbatimin e rekomandimeve, por vetëm janë komentuar të gjeturat e NJAB. Rreziku Rekomandimi 5 Ndjekja e ngjarjeve nga auditimi pasi ato të kenë ndodhur, nuk i shton vlerë përmirësimit të operacioneve dhe parandalimit të gabimeve dhe parregullsive. Mungesa e konkluzioneve nga Komiteti i Auditimit (KA), rrit rrezikun që menaxhmenti të mos jetë i informuar dhe i këshilluar për të ndërmarrë masat adekuate në adresimin e çështjeve me rëndësi të ngritura nga auditimi i brendshëm dhe nga auditimi i jashtëm. Kryetari duhet të siguroj që NJAB të fokusohet më shumë në aktivitetet e vitit aktual, me prioritet në fushat ku rreziku vlerësohet i nivelit të lartë. Po ashtu, duhet të ndërmarr veprime konkrete për përpilimin e planit të veprimit për rekomandimet e AB dhe të kërkoj nga bartësit përgjegjës të cilëve u janë adresuar rekomandimet që edhe formalisht të raportojnë mbi zbatimin e atyre rekomandimeve. KA të nxjerr konkluzione të qarta për menaxhmentin lidhur me implementimin e rekomandimeve të dhënë nga AB. 4 Të hyrat nga qiraja, Të hyrat nga tatimi në pronë, Menaxhimi i personelit, Procesi i prokurimit dhe Menaxhimi i inventarit dhe pasurisë. 15

16 3 Menaxhimi financiar dhe kontrolli Hyrje Puna jonë për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (MFK) jashtë fushave të qeverisjes të përmendura në kapitullin 2, pasqyron punën e detajuar të ndërmarrë për sistemet e të hyrave dhe shpenzimeve në organizatat buxhetore. Si pjesë e kësaj, ne konsiderojmë menaxhimin e buxhetit, çështjet e prokurimit dhe të burimeve njerëzore si dhe pasuritë dhe detyrimet. Konkluzioni për menaxhimin financiar dhe kontrollin Sa i përket menaxhimit financiar dhe zbatimit të kontrolleve, vazhdon të mbetet sfidë inkasimi i të hyrave nga qiraja si dhe dhënies në shfrytëzim për pronë komunale. Kjo ka shkaktuar në rritje të arkëtueshmëve nga ana e komunës. Në kontekst të sistemeve financiare, kontrollet mbi të hyrat nga tatimi në pronë në përgjithësi janë duke u zbatuar në mënyrë efektive. Po ashtu, edhe fushat tjera të shpenzimeve, procesit të prokurimit, menaxhimi i obligimeve, LL/A dhe menaxhimi i pasurive duhet të trajtohen në mënyrë më kritike. 3.1 Planifikimi dhe realizimi i buxhetit Ne i kemi shqyrtuar të hyrat e arkëtuara, burimet e fondeve buxhetore, si dhe shpenzimet e fondeve sipas kategorive ekonomike. Kjo është paraqitur në tabelat e mëposhtme: Tabela 1. Të hyrat vetjake (në ) Përshkrimi Buxheti fillestar Buxheti Final 2016 Pranimet 2015 Pranimet 2014 Pranimet Gjithsej të hyrat vetjake: 1,710,000 1,710,000 1,481,270 1,180,319 1,199,576 Tatimi në pronë 310, , , , ,990 Taksat komunale 1,400,000 1,400, , , ,586 Në kategorinë e taksave komunale janë të përfshira të hyrat nga gjobat e gjykatave dhe dënimet e policisë. Gjatë vitit 2016, komuna ka shënuar trend pozitiv sa i përket inkasimit të të hyrave vetjake. Janë mbledhur 1,481,270 të hyra vetjake, që paraqet një performancë për 20% më të favorshme se sa vitin e kaluar (1,180,319 ). Sipas planit arkëtimi ishte 87% e buxhetit, kjo pasi që kishte pasur ngecje në realizimin e kontratave për pronat e dhëna me qira, ngase shumë nga obligimet sipas kontratave nuk janë përmbushë nga ana e shfrytëzuesve, si dhe ngarkesa e taksave në firmë rritet çdo vit duke rritur llogaritë e arkëtueshme, e jo të hyrat. Përmirësim të dukshëm kishte tek tatimi në pronë, ku kishte ndikuar ligji për faljen e borxheve me rritje të hyrave prej 47%. Komuna edhe këtë vit nuk kishte bërë një plan real të të hyrave nga tatimi në pronë, pasi që gjatë vitit 2016 ka faturuar 508,489, ndërsa ka inkasuar 581,

17 Tabela 2. Burimet e fondeve buxhetore (në ) Përshkrimi Buxheti fillestar Buxheti Final Realizimi 2015 Realizimi 2014 Realizimi Burimet e Fondeve: 18,446,798 19,130,638 17,982,793 17,924,828 17,609,542 Granti i Qeverisë -Buxheti 16,736,798 16,654,272 16,601,266 16,753,127 16,483,147 Të bartura nga viti paraprak , , , ,113 Të hyrat vetjake 7 1,710,000 1,710,000 1,009, , ,322 Donacionet e brendshme 0 77,600 5, Donacionet e jashtme 0 277, , ,384 34,960 Buxheti final në raport me buxhetin fillestar ishte rritur për 683,840. Kjo është si rezultat i rritjes së Grantit Qeveritar për 204,093, të hyrat e bartura 410,991, donacionet e brendshme dhe të jashtme 355,375, derisa me vendim të Qeverisë buxheti i komunës është zvogëluar për 286,619. Nga të hyrat e bartura nga viti 2015, ishin shpenzuar: për investime kapitale 55,567, mallra dhe shërbime 28,708 dhe subvencione 16,429. Shpenzimi të hyrave në vitin 2016 ishte 59%. Kjo tregon se komuna nuk ka arritur të përfundoj projektet të cilat ka planifikuar t i realizoj nga të hyrat vetjake. Tabela 3. Shpenzimet e fondeve sipas kategorive ekonomike (në ) Përshkrimi Shpenzimet e fondeve sipas kategorive ekonomike: Buxheti fillestar Buxheti Final 2016 Realizimi 2015 Realizimi 2014 Realizimi 18,446,798 19,130,638 17,982,793 17,924,828 17,609,542 Pagat dhe Mëditjet 11,371,418 11,597,498 11,516,460 11,286,703 10,375,596 Mallrat dhe Shërbimet 1,180,044 1,275,429 1,218, , ,258 Shërbimet komunale 324, , , , ,442 Subvencionet dhe Transferet 568, , , , ,913 Investimet Kapitale 5,001,953 5,247,278 4,495,404 4,767,312 5,568,333 Buxheti final për vitin 2016 ishte ekzekutuar në nivelin 94%. Kjo konsiderohet një performancë e mirë e ekzekutimit buxhetor. Shkalla e ngjashme e ekzekutimit të buxhetit ishte edhe vitin e kaluar (93%). 5 Buxheti Final buxheti i aprovuar nga Kuvendi i përshtatur më pas nga Ministria e Financave 6 Të hyrat vetjake të Komunave të pashpenzuara në vitin paraprak të bartura në vitin aktual. 7 Pranimet e përdorura nga entiteti për financimin e buxhetit të vet. 17

18 Shpjegimet rreth ndryshimeve në kategoritë buxhetore janë dhënë si në vijim: Buxheti për Pagat dhe Mëditjet është rritur për 226,080, si rezultat i mbulimit të deficitit për paga nga Ministria e Financave; Si rezultat i të hyrave të bartura 29,208, donacioneve të brendshme 1,650, donacioneve e jashtme 80,873 dhe zvogëlimit të buxhetit 16,346, buxheti për mallra dhe shërbime është rritur për 95,385 ; Buxheti për Subvencione dhe transfere ishte rritur për 117,050. Kjo rritje kishte rezultuar nga të hyrat vetjake të bartura. Përkundër rritjes së buxhetit final, komuna kishte arrit të shpenzoj vetëm 62% të buxhetit; dhe Buxheti për Investimet Kapitale ishte rritur për 245,325. Kjo rritje kishte rezultuar nga të hyrat e bartura 261,373, donacione të brendshme 75,950, donacionet e jashtme 178,275 dhe zvogëlimit për 270,273. Pavarësisht rritjes në buxhetin për investime kapitale, gjatë vitit, vetëm 85% e buxhetit ishte shpenzuar. Kjo, për shkak të vonesave në procedura të prokurimit dhe mos shpenzimi i të hyrave të bartura, ku vetëm 25% janë shpenzuar. Është pozitiv fakti se shpenzimet nga vendimet gjyqësore janë zvogëluar për 62%, si dhe nuk kishte pagesa direkte nga thesari në raport me vitin paraprak, derisa shërbimet kontraktuese tjera ishin rritur për 61%. Çështja 6 Realizimi i buxhetit Prioriteti i lartë E gjetura Realizimi i buxhetit në nivel të përgjithshëm ishte i kënaqshëm (94%), mirëpo brenda kategorive ekonomike ka pasur ngecje në realizim. Buxheti 8 për investime kapitale ishte shpenzuar 85%, ndërsa shpenzimi i të hyrave vetjake ishte vetëm 59%. Në anën tjetër, shpenzimet për pastrimin e lumenjve dhe furnizim me lule janë bërë nga Investimet kapitale, ku si rezultat kjo kategori e shpenzimeve është mbivlerësuar (keqklasifikuar) shuma prej 35,446. Rreziku Rekomandimi 6 Mos përmbushja e programit për investime kapitale do të rezultojë me reduktimin e numrit të projekteve si dhe qytetarët nuk do të përfitojnë nga projektet e buxhetuara të cilat do të përmirësonin mirëqenien e tyre. Keqklasifikimi i shpenzimeve, paraqet një pasqyrim të gabuar të shpenzimeve duke mbivlerësuar një kategori dhe nënvlerësuar tjetrën. Kryetari duhet të monitoroj në mënyrë sistematike performancën buxhetore, të ndërmarrë një vlerësim sistematik të buxhetit për investime kapitale, si dhe të përcaktojë opsionet praktike për përmirësimin e ekzekutimit të tij në % e buxhetit për investime kapitale ishte planifikuar të mbulohet nga granti qeveritar. 18

19 3.1.1 Të hyrat Gjatë vitit 2016, komuna ka inkasuar të hyra të veta në shumë 1,481,261, shifër kjo e cila paraqet një performancë më të mirë për 26% krahasuar me vitin e kaluar (1,180,319 ). Çështja 7 Mangësi në rregulloren e të hyrave dhe jo në harmoni me UA - Prioritet i lartë E gjetura Rregullorja e brendshme e komunës për taksa dhe gjoba, përmban disa shërbime të cilat nuk janë në fushëveprim 9 të komunës. Gjithashtu, çmimet e vendosura në rregullore për shërbimet në regjistrimet e të drejtave të pronës nuk janë në harmoni me UA 08/2014. Përveç kësaj, në nenin 4 të kësaj rregulloreje, komuna ka të caktuar një tarifë prej 3 për kërkesa, ankesa për të cilën do të zhvillohet procedurë administrative. Si pasojë, komuna obligon për çdo faturë që operatorët ekonomik kanë dorëzuar në komunë, të paguajnë nga 3. Si rrjedhojë, disa nga ofruesit e shërbimeve publike si ata të pastrimit, ujit dhe rrymës kanë dërguar me postë faturat e tyre, me ç rast është krijuar paqartësi në evidentimin e obligimeve të mbetura. Me rastin e rishikimit të procesit të barazimit të të hyrave, komuna nuk ka kontrolle të mjaftueshme me rastin e ngarkim-shkarkimit me formularë të çertifikatave civile apo dokumente tjera. Pra, nuk bëhet monitorimi i ofiqarëve dhe barazimi me ta mbi atë se sa formular të zbrazët janë pranuar nga ofiqarët, sa janë në kthim, sa janë raportuar për lëshim me pagesë, sa janë liruar dhe sa prej tyre janë shkatërruar. Rreziku Rekomandimi 7 Mangësitë në rregulloren e brendshme si dhe zbatimi selektiv i saj, shpie në diskriminim të qytetarëve si dhe dëmton kredibilitetin e komunës. Mungesa e mbikëqyrjes në zyrat e gjendjes civile mundëson keqpërdorimin e detyrës zyrtare me rastin e lëshimit të dokumenteve civile. Kryetari duhet të rishikoj rregulloren aktuale, në mënyrë që të ketë bazë ligjore dhe ta përshtat me nevojat konkrete. Po ashtu, të rishikoj tarifën e aplikuar për protokolim/pranim të faturave, meqë në këtë rast komuna nuk ofron shërbim për operatorin. Gjithashtu, të krijohet një formë raportimi e përshtatshme për monitorim për të gjitha zyrat e gjendjes civile. 9 Shërbimi për përpilimin e padive për të tjerët, përpilimi i ankesave të parashtruara ndaj gjykatave ose organeve tjera administrative 19

20 Çështja 8 Sfidat në menaxhimin e pronës komunale Prioritet i lartë E gjetura Rreziku Rekomandimi 8 Komuna, sipas kontratës të datës ka dhënë me qira në shfrytëzim pronën komunale për veprimtari biznesi (300 në muaj). Mirëpo, shfrytëzuesi i pronës publike nuk kishte bërë asnjë pagesë gjatë vitit. Komuna nuk ka marr asnjë veprim për inkasimin e qirasë si dhe nuk ka shkëputur kontratën. Ndonëse me kontratë është e përcaktuar se, nëse qiramarrësi nuk paguan qiranë për tre muaj rresht, komuna duhej ta shkëpusë kontratën dhe ta kthente pronën nën menaxhimin e saj, kjo nuk ka ndodhur. Mos veprimi nga komuna për inkasimin e qirasë për tokën e dhënë në shfrytëzim ndikon në mosrealizimin e buxhetit të planifikuar dhe ngecjen e projekteve. Kryetari duhet të bëj një rishikim të kontratave për të cilët qiramarrësit nuk i përmbahen kushteve kontraktuese dhe të merr masat e duhura për inkasim apo shkëputje të kontratës për qiramarrësit Pagat dhe mëditjet Buxheti i planifikuar për paga dhe mëditje ishte 11,597,498, ndërsa janë shpenzuar 11,516,460 apo 99%. Pagat dhe Mëditjet paguhen përmes një sistemi të centralizuar. Kontrollet që operojnë në nivel lokal nga komuna, kanë të bëjnë me: kontrollin e pagesave, duke i nënshkruar listat e pagave; verifikimin e ndryshimeve të mundshme që mund të paraqiten përmes formularëve; dhe rishikimin e buxhetit për këtë kategori dhe barazimet me thesarin. 10 Sipas kontratës, kontraktuesit pajtohen që kur të jetë e nevojshme komuna mund të bëj shkëputjen e kontratës. 20

21 Çështja 9 Dobësitë në Aktemërimet e karrierës, kompensimet e stafit dhe rekrutimit Prioritet i lartë E gjetura Në katër mostra, kemi vërejtur që akt emërimet e karrierës së shërbyesve civil janë me afat të caktuar kohor, e që nuk janë në harmoni Ligjin e Shërbimit Civil, sipas së cilit, nëpunësit civilë në pozitat e karrierës pranohen në punë pa afat. Në mesin e këtyre mostrave janë edhe akt emërimet për drejtorin e NJABsë 11 dhe auditorit të brendshëm. Në pesë raste tjera, kemi vërejtur se përmbajtja e të dhënave tek akt emërimet nuk janë në harmoni me rregulloren 07/2010 për emërimin e nëpunësve civil. Akt emërimet nuk përmbajnë referencën e shpalljes së rekrutimit, referencën e raportit të përzgjedhjes, kategorinë funksionale, gradën dhe kodin buxhetor. Në një rast, komuna nuk kishte vazhduar kontratën e mësimdhënësit sipas kërkesave të UA 10/2015. UA specifikon që kontratat për mësimdhënës duhet të jenë me afat të pacaktuar nëse mësimdhënësit i plotësojnë kushtet e parapara, si: ato të kualifikimit, të ketë më shumë se një vit përvojë pune dhe ka minimum dhjetë orë mësimi të rregullt. Me rastin e rekrutimit të zyrtarit të prokurimit dhe zyrtarit për çështje pedagogjike, nuk janë respektuar kriteret e përcaktuara me konkurs. Për këto dy pozita, sipas konkursit kandidatët duhet të kishin dy vite përvojë pune, asnjëri nga ata nuk kishte dëshmi se kanë plotësuar këtë kriter. Rreziku Rekomandimi 9 Akt emërimet jo të plota me të gjitha të dhënat e kërkuara me rregullore, akt emërime të karrierës me afat të caktuar dhe mangësitë në paga e stafit të NJABsë, përveç që janë në kundërshtim me kornizën ligjore për shërbyesit civil, rritë presionin tek stafi dhe zvogëlon efikasitetin në punë. Po ashtu, mund të ndikoj që komuna të jetë subjekt i kontesteve gjyqësore dhe shpenzimeve shtesë që mund të ndodhin. Punësimi i nëpunësve civil të cilët nuk i plotësojnë kriteret e konkursit, cenon parimin e konkurrencës dhe mundësive të barabarta. Kryetari duhet të siguroj që akt emërimet e shërbyesve civil përmbajnë të dhënat e nevojshme siç është përcaktuar me rregullore, si dhe ato të karrierës bëhen me afat të pa caktuar, të bëhen përshtatjet në buxhet për kompensimin e stafit sipas kërkesave ligjore dhe me rastin e rekrutimit, si dhe të siguroj se aplikacionet janë trajtuar drejtë duke u bazuar në kriteret përkatëse. 11 Drejtori i NJAB dhe auditori i brendshëm kompensohen me koeficient 15 dhe 7.5 respektivisht. Shkresa nr. 799 të datës lëshuar nga Ministria e Administratës Publike, unifikon pagat e auditorëve sipas së cilës paga e Drejtorit të NjAB është e njëjtë me pagën e sekretarit permanent kurse paga e auditorit të brendshëm është me koeficient

22 3.1.3 Mallrat dhe shërbimet Buxheti final për mallra dhe shërbime në vitin 2016 ishte 1,599,929. Prej tyre ishin shpenzuar 1,543,226 apo 96%. Pjesa më e madhe e shpenzimeve në këtë kategori përfshijnë shpenzimet për shërbime kontraktuese tjera 420,664, blerja e drunjëve 239,594, furnizim për zyrë 112,953, karburant për vetura 57,602 etj. Çështja 10 Kontratat për shërbime të veçanta - Prioritet i lartë E gjetura Rreziku Komuna ka të angazhuar 24 zyrtarë me kontratë 12 për shërbime të veçanta, për të cilët gjatë vitit ka shpenzuar 68,442. Nga tri mostra të testuara është vërejtur se komuna ka angazhuar këta punëtor më gjatë se 6 muaj, që nuk është në pajtim me ligjin për shërbimin civil 13. Mbulimi i pozitave të rëndësishme me marrëveshje të përkohshme mund të rezultojë me performancë të dobët të stafit dhe rrit pasigurinë nëse në pozitat e tilla është angazhuar stafi adekuat. Rekomandimi 10 Kryetari duhet t i rishikoj nevojat reale për angazhim të punëtorëve me kontrata për shërbime të veçanta. Nevoja për staf shtesë për pozitat e karrierës duhet të analizohet dhe nëse rritja e numrit të stafit është e domosdoshme, kjo të inkorporohet edhe në planifikimet buxhetore. Barrierat eventuale lidhur me rritjen e stafit, duhet të diskutohen edhe me Ministrinë e Financave dhe akterët tjerë. 12 Prej tyre 7 infermiere, 5 roje objekti, 4 zjarrfikës, 4 zyrtar për digjitalizim, 3 punëtor teknik dhe 1 zyrtar i bujqësisë 13 Neni 12.4-Emërimet me afat të caktuar për një periudhë më të shkurtër se gjashtë (6) muaj do të bëhen në bazë të kontratave të quajtura Marrëveshje për shërbime të veçanta të cilat i nënshtrohen Ligjit për Detyrimet dhe për të cilat zbatohet një procedurë e thjeshtësuar e rekrutimit. 22

23 3.1.4 Subvencionet dhe transferet Buxheti final për subvencione dhe transfere ishte 685,933. Prej tyre në 2016 ishin shpenzuar 427,702 apo 63%. Krahasuar me vitin 2015 kishte zvogëlim të shpenzimeve për 23%. Ato kanë të bëjnë me subvencionim në shëndetësi, arsim, kulturë etj. Çështja 11 Dobësitë në menaxhimin e subvencioneve- Prioritet i lartë E gjetura Rreziku Rregullorja aktuale e brendshme për subvencione nuk përmban kërkesa specifike për mënyrën e monitorimit të subvencioneve të dhëna. Mungesa e kërkesave të qarta për raportim dhe monitorim të subvencioneve në rregullore, përveç që mund të shpie në keq përdorim të qëllimit të subvencioneve, lë hapësirë për mungesë të përgjegjësive nga drejtoritë/programeve nga të cilat janë shpenzuar fondet. Rekomandimi 11 Kryetari duhet të siguroj një rishikim i rregullores së brendshme për subvencione, në mënyrë që një projekt-rregullore me përmirësimet e nevojshme t i paraqitet kuvendit për ndryshime Investimet kapitale Buxheti final për investime kapitale ishte 5,247,278. Prej tyre në 2016 ishin shpenzuar 4,495,404 apo 85%. Këto shpenzime kishin të bënin pjesën më të madhe për ndërtimin e rrugëve, pjesa tjetër për objekte, kanalizime, rregullimin e lumenjve, pajisje shëndetësore etj. Çështja 12 Dobësi sistematike në prokurim Prioritet i lartë E gjetura Rreziku Nga testimet është vërejtur se vendimet për: caktimin e komisioneve për vlerësimin e ofertave, Menaxherin e kontratës, Formimin e komisionit për pranimin e pasurisë jo financiare, dhe Komisionin për pranim teknik, i ka emëruar menaxheri i prokurimit, e jo ZKA i cili ka këtë përgjegjësi. Në një rast për projektin ndërtimor Asfaltimi i rrugës Podujevë-Livadicë dhe ndërtimi i urës mbi lumin Dumnica në fshatin Livadicë, komuna kishte filluar procedurat e prokurimit pa bashkangjitur projektin ekzekutiv siç kërkohet me UA 01/2014 të KRPP-së. Po ashtu, ka raste kur urdhërblerja është bërë pas pranimit të faturës nga operatori ekonomik. Përcaktimi i komisioneve nga nivelet jo kompetente, mund të rezultojë me vlerësim dhe menaxhim jo të mirë të kontratave. Krijimi i urdhërblerjes pas faturimit/përfundimit të punëve mund të shkaktoj vonesa në pagesa. Mungesa e projektit ekzekutiv rrit rrezikun që gjatë realizimit të projekteve kapitale, cilësia e punëve të jetë e dobët dhe standardet e ndërtimit të mos respektohen. 23

24 Rekomandimi 12 Kryetari duhet të siguroj se vendimet për komisione të caktohen sipas ligjit të prokurimit publik, udhëzuesit operativ të prokurimit publik dhe rregullores për menaxhimin e pasurisë. Vendimet të bëhen nga ZKA e jo nga menaxheri i prokurimit. Urdhërblerja duhet të bëhet pas zgjedhjes së ofertuesit me të cilin është nënshkruar kontrata. Të siguroj që para fillimit të secilës procedurë të prokurimit për projekte kapitale është bërë hartimi detal i projektit. Çështja 13 Pagesa direkte nga Thesari për investime kapitale-prioritet i mesëm E gjetura Rreziku Pagesa në shumë 7,029 për rregullimin e instalimit të rrymës në komunë, ishte ekzekutuar direkt nga Thesari. Punët janë përfunduar në tetor të vitit 2015 mirëpo nuk ishte paguar sipas procedurave të rregullta për shpenzimin e parave publike, pasi që këto punë nuk ishin të kontraktuara për shkak të urgjencës për riparimin e instalimit të rrymës në komunë. Mjetet janë marrë nga projekti (43192-Ndërtimi i Qendrës së hapur për sport dhe rekreacion) direkt nga Thesari pas kërkesës nga operatori ekonomik pasi që janë pranuar punët nga zyrtari i komunës. Pranimi i punëve pa zhvilluar procedurat e prokurimit eliminon konkurrencën që bie ndesh me LPP. Kjo ka rezultuar me pagesë direkte nga Thesari duke rrezikuar projektin aktual. Rekomandimi 13 Kryetari duhet të rishikoj shkaqet që sjellin deri te pagesat direkte, me qëllim që të evitohen parregullsitë gjatë procesimit të pagesave. 24

25 3.2 Pasuritë Pasuritë kapitale dhe jo-kapitale Menaxhimi i pasurisë është një pjesë e rëndësishme e menaxhimit financiar dhe kontrollit në sektorin publik. Një menaxhim i mirë i pasurive kërkon që komuna të ketë një pamje të plotësisë së pasurive, procedura të kontrollit dhe menaxhimit të tyre dhe të azhurnojë vazhdimisht ndryshimet në regjistrat e saj. Në vitin 2015 vlera neto e pasurive ishte 76,254,776 dhe ishte rritur për 2,770,160. Megjithatë, deri në regjistrimin definitiv të pasurive, menaxhimi i pasurive mbetet ende sfidë për komunën. Çështja 14 Mungesa e regjistrimit të plotë të pasurive dhe inventarizimit - Prioritet i lartë E gjetura Komuna nuk ka procedura të brendshme të shkruara për menaxhimin e pasurive, siç kërkohet me rregulloren për menaxhimin pasurisë 02/2013. Kryetari i Komunës me datën kishte formuar komisionin për inventarizimin e pasurisë jo financiare në pronësi të Komunës, i cili duhej ta përfundonte punën deri në mbylljen e vitit fiskal, në mënyrë që ndryshimet të harmonizohen me PVF-të e vitit Megjithatë, komisioni nuk ka përgatitur ndonjë raport me shkrim për rezultatet e inventarizimit dhe regjistrimeve të fund vitit. Komuna nuk e përdor në tërësi sistemin e-pasuria. Shëndetësia pasuritë nën 1,000 i mban në formë të excel-it, duke mos aplikuar normat e zhvlerësimit vjetor duke mbivlerësuar vlerën e tyre. Zyrtari i pasurisë nuk kishte çasje në nxjerrjen e raportit për pasuritë nën 1,000. Shuma 7,029 e paguar direkt nga Thesari për renovimin e komunës nuk ishte e përfshirë në regjistrat e pasurisë duke nënvlerësuar pasurinë. Rreziku Mangësia në menaxhimin e pasurisë, vështirëson identifikimin e saktë të pasurive për të konfirmuar ekzistencën e tyre, si dhe rrit rrezikun që ato të keqpërdoren, humben apo tjetërsohen. Rekomandimi 14 Kryetari duhet të siguroj një regjistër të saktë të pasurive, që zyrtari i pasurisë para se të bëjë regjistrimet e duhura, të sigurohet se plotësohen kriteret sipas rregullores për regjistrim në pasuri, si dhe të sigurohet funksionalizimi i sistemit e-pasuria në gjithë komunën. Komisioni për inventarizim të siguroj një raport përmbledhës për rezultatet e inventarizimit. 25

26 3.2.2 Te arkëtueshmet Llogaritë e arkëtueshme për vitin 2016 ishin 6,388,618.87, që krahasuar me vitin 2015 kishte një zvogëlim prej 710,603. Ky zvogëlim ishte evident tek tatimi në pronë prej 927,148, kryesisht për shkak të faljes së borxheve. Çështja 15 - Borxhet nga dhënia me qira e pronës komunale - Prioritet i lartë E gjetura Llogaritë e arkëtueshme nga qiraja komunale dhe shfrytëzimi i hapësirave publike ende mbesin si problem pasi që shënojnë një rritje prej 33,638 nga viti Komuna mban dy baza të ndryshme të regjistrimeve për qiradhënie të pronave komunale. Në Excel shënimet financiare japin shumën prej 759,236, ndërsa në Access, evidentimi i shumave të kartelave individuale tregon vlerën prej 847,272. Kjo situatë tregon se komuna ka mos harmonizime brenda shënimeve interne për 88,035. Ky mos harmonizim nuk ofron siguri se informatat e prezantuara janë të drejta dhe të sakta. Në dy raste është vërejtur se pronat komunale shfrytëzohen me qira, pa kontratë valide të nënshkruar ndërmjet komunës dhe shfrytëzuesit. Për më tepër shfrytëzuesit nuk kanë bërë asnjë pagesë edhe pse pronat i shfrytëzuan që nga viti 2001 përkatësisht Ngarkesa të cilën komuna u ka bërë shfrytëzuesve të këtyre dy parcelave është 40,767. Rreziku Menaxhimi i dobët i kontratave të qirave ka rezultuar me një evazion të mos pagesave nga ana e qiramarrësve dhe shfrytëzimin e pronave publike në mënyrë të kundërligjshme. Kjo rritë rrezikun që shumat e grumbulluara të qirave të pa paguara të mos inkasohen as në të ardhmen. Rekomandimi 15 Kryetari duhet të siguroj se asnjë pronë publike nuk do të lejohet të shfrytëzohet pa pagesën e qirave. Duhet që të merren masa të menjëhershme dhe të shqyrtohet në mënyrë kritike lista e debitorëve dhe arsyet pse ekziston kjo gjendje dhe të parandalohet vazhdimi i praktikave të tilla. 26