Telekom Malaysia Berhad Semua hak cipta terpelihara. Mana-mana bahagian dalam penerbitan ini tidak boleh dihasilkan semula, disimpan dalam sistem yang boleh didapatkan semula, atau dihantar dalam apa-apa bentuk atau melalui apa-apa cara, elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau selainnya, tanpa mendapatkan kebenaran terlebih dahulu daripada Telekom Malaysia Berhad.
PRINSIP AM PERNIAGAAN TM Telekom Malaysia Berhad (TM), Peneraju Konvergens di Malaysia dan Penyedia Perkhidmatan Komunikasi Konvergens No. 1, menawarkan pelbagai perkhidmatan dan penyelesaian komunikasi yang lengkap dalam jalur lebar, data dan talian tetap. Sebagai peneraju pasaran, TM didorong melalui nilai pihak berkepentingan yang diwujudkan dalam persekitaran yang sangat berdaya saing. Kumpulan TM memberikan penekanan dalam menyampaikan pengalaman pelanggan yang terkini melalui peningkatan kualiti dan inovasi perkhidmatan pelanggan, sambil memberikan tumpuan untuk meningkatkan kecekapan dan produktiviti operasi.
PRINSIP ORGANISASI VISI BAHARU KITA Menjadikan hidup dan perniagaan lebih mudah, demi kesejahteraan Malaysia MISI BAHARU KITA PANDUAN PRINSIP KITA PANDUAN NILAI KRISTAL KITA Kita menjadikan Hidup Lebih Mudah: Untuk pelanggan, melalui pengalaman gaya hidup dengan komunikasi berintegrasi Untuk perniagaan, menerusi kerjasama dan sokongan yang diberikan melalui penyelesaian berintegrasi Untuk negara, dengan menyokong pembangunan sosioekonomi melalui pendidikan, inovasi & inisiatif social Kita akan mencapai misi di atas melalui (COOL): Berorientasikan Pelanggan dan Peningkatan Kualiti Pemikiran Satu Syarikat dengan Berorientasikan Pelaksanaan Kecemerlangan Operasi dan Produktiviti Modal Kepimpinan menerusi Inovasi dan Kecemerlangan Komersil Komitmen terhadap Pelanggan Kewibawaan Tanpa Kompromi Hormat dan Prihatin JANJI BAHARU JENAMA KITA & SLOGAN
PRAKATA Di TM, kita mempunyai tujuan yang sangat unik yang membezakan kita daripada perniagaan yang lain. Sambil memastikan pemegang saham mendapat pulangan maksimum sebagai keutamaan kita, kita juga memainkan peranan penting dalam membina negara dengan menyediakan infrastruktur terkini yang akan memacu pertumbuhan ekonomi dan membawa gaya hidup digital yang maju demi kebaikan rakyat Malaysia. Oleh itu di TM, kita bangga memikul tanggungjawab untuk menjadikan hidup dan perniagaan lebih mudah, demi kesejahteraan Malaysia. Untuk merealisasikan hasrat murni ini, setiap seorang daripada kita yang berada dalam ekosistem ini, sama ada Pekerja atau Rakan Perniagaan yang kita anggap sebagai keluarga luas perlu menjalankan perniagaan dengan cara yang betul jujur, berintegriti dan adil dalam semua urusan dengan pihak berkepentingan termasuk dalam kalangan kita sendiri. Kita terus berpandukan nilai teras KRISTAL dan nilai jenama Hidup Lebih Mudah yang kedua-duanya menegaskan pentingnya kebolehpercayaan dan integriti. Berpandukan prinsip asas ini, Kod Etika Perniagaan ( Kod ) ini jelas menerangkan kepada setiap orang bahawa cara kita mencapai matlamat perniagaan sama pentingnya dengan mencapai matlamat tersebut hasil yang dicapai tidak mewajarkan cara. Kita percaya sifat murni seperti semangat muhibah, amanah dan berkeyakinan yang terbentuk daripada amalan tadbir urus korporat yang baik dan etika perniagaan adalah lebih mampan dan sudah pasti akan mewujudkan nilai jangka panjang untuk pihak berkepentingan. Oleh itu, setiap individu perlu mematuhi Kod ini yang dikaji semula secara berterusan selaras dengan perubahan dalam rangka kerja kawal selia, undang-undang dan amalan tempatan dan antarabangsa, piawaian rujukan serta amalan operasi dan pasaran. Ia menyediakan panduan yang jelas tentang obligasi etika kita apabila timbul konflik antara etika peniagaan dengan permintaan organisasi. Kenali Kod ini, dan baca Kod ini. Rujuk kod ini dan dapatkan penjelasan tentangnya. Tidak ada jawapan automatik atau jawapan yang jelas dalam pilihan yang perlu kita buat, tetapi kita bertanggungjawab melaksanakan pertimbangan yang baik dalam semua keputusan dan tindakan kita. Akhir sekali, saya mengharapkan komitmen daripada semua pihak; sama ada Pekerja, pihak Pengurusan, Lembaga Pengarah dan keluarga luas kita termasuk kontraktor, vendor dan Rakan Perniagaan, dengan rasa bangga, mendukung Kod ini bagi mencapai cita-cita kita menjadi Peneraju Konvergens yang menjadikan hidup dan perniagaan lebih mudah, demi kesejahteraan Malaysia. Terima kasih. Tan Sri Dato Sri Zamzamzairani Mohd Isa Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan TM
JADUAL KANDUNGAN 1. PENGENALAN 1 1.1 Objektif 1 1.2 Skop 1 1.3 Tanggungjawab dan Pematuhan Kod 1 2. TAKRIF 3 3. AMALAN KITA TERHADAP PEKERJA 8 3.1 Menghormati Individu 8 3.2 Gangguan, Ancaman dan Kekerasan 8 3.3 Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran 8 3.4 Dadah, Alkohol dan Bahan yang Dilarang 9 3.5 Senjata 9 3.6 Pecah Amanah Jenayah 9 3.7 Aktiviti Jenayah dan Kesalahan 9 3.8 Memberikan Keterangan di Mahkamah 10 3.9 Peluang yang Sama 10 3.10 Pakaian Semasa Berurusan 10 3.11 Meninggalkan TM 10 3.12 Hubungan dengan Kelab, Persatuan dan Organisasi Bukan Kerajaan 10 4. AMALAN KITA TERHADAP PELANGGAN 11 4.1 Komitmen Penuh terhadap Pelanggan 11 4.2 Kualiti dan Keselamatan Produk dan Perkhidmatan 11 4.3 Jualan dan Pemasaran 11 4.4 Maklumat Pelanggan 11 5. AMALAN KITA TERHADAP RAKAN PERNIAGAAN 13 5.1 Menjalankan Perniagaan dengan Pihak Lain 13 5.2 Ejen dan Perunding 13 5.3 Amalan Perolehan 13 5.4 Membuat Aduan 14 6. AMALAN KITA TERHADAP PEMEGANG SAHAM 15
7. AMALAN KITA TERHADAP PESAING 16 7.1 Undang-undang Persaingan 16 7.2 Amalan Persaingan Am 16 8. AMALAN KITA TERHADAP KOMUNITI 18 8.1 Perkhidmatan Komuniti 18 8.2 Aktiviti Komuniti Peribadi 18 8.3 Persekitaran 18 8.4 Berkomunikasi dengan Pihak Luar 18 9. AMALAN KITA TERHADAP KERAJAAN 19 9.1 Kerajaan sebagai Pelanggan 19 9.2 Merentasi Sempadan Negara 19 9.3 Melobi 19 10. AMALAN KITA TERHADAP ASET SYARIKAT 20 10.1 Melindungi Aset TM 20 10.2 Memperdagangkan Maklumat Orang Dalam 23 10.3 Ketepatan Rekod Syarikat 23 10.4 Merekodkan dan Mengekalkan Komunikasi Perniagaan 24 10.5 Berkongsi Amalan Terbaik 24 10.6 Menguruskan Data Peribadi 24 11. KONFLIK KEPENTINGAN 26 11.1 Pertimbangan Am 26 11.2 Lantikan Luar Perniagaan, Kepengarahan/Menjalankan Pekerjaan Luar 26 11.3 Pemilikan Ekuiti dalam Entiti yang Mempunyai Hubungan Perniagaan dengan TM 27 11.4 Hubungan Peribadi 28 11.5 Urusan Kontraktual dengan Pekerja 28 11.6 Aktiviti Pelaburan 28 11.7 Aktiviti dan Derma Politik 29 11.8 Kewangan Peribadi 29 11.9 Pengubahan Wang Haram 30 11.10 Aktiviti Perkhidmatan Awam, Rekreasi, Sukan dan Komuniti 30 11.11 Pendedahan dan Perisytiharan 31
12. MEMAHAMI PERATURAN TENTANG HADIAH, HIBURAN & KERAIAN KORPORAT 32 12.1 Hadiah 32 12.2 Hiburan & Keraian Korporat 33 12.3 Menyediakan Hadiah dan Hiburan untuk Pegawai Kerajaan 34 13. MEMERANGI SOGOKAN DAN RASUAH 35 13.1 Pematuhan Undang-undang 35 13.2 Sogokan dan Rasuah 35 13.3 Panduan Pencegahan Rasuah ( ACG ) TM 35 14. DASAR & PELAPORAN PEMBERIAN MAKLUMAT 36 15. PROSES 40 16. PERAKUAN PEMATUHAN KOD ETIKA PERNIAGAAN TELEKOM MALAYSIA 41
1. PENGENALAN 1.1 Objektif Kod ini menyediakan panduan bagi menyelesaikan apa-apa isu etika perniagaan yang mungkin dihadapi semasa melaksanakan perniagaan dan piawaian kelakuan yang diharapkan daripada semua Pekerja TM selaras dengan visi dan misi TM serta Nilai Teras TM (KRISTAL). 1.2 Skop Kod ini terpakai kepada Lembaga Pengarah, Pengurusan, Pekerja dan semua Rakan Perniagaan Kumpulan TM. Jika undang-undang tempatan bercanggah dengan dasar dalam Kod ini, maka undangundang tempatan mestilah dipatuhi. Jika budaya atau amalan tempatan bercanggah dengan dasar dalam Kod ini, maka Kod ini mestilah dipatuhi. Kod ini tidak menyeluruh dan tidak memasukkan semua dasar TM. Kod ini menyediakan panduan am untuk menyelesaikan pelbagai isu perundangan dan etika untuk kita. Kita juga dikehendaki mematuhi dasar, prosedur, garis panduan, arahan, peraturan serta amalan lain yang terpakai yang dikeluarkan oleh TM. Kita juga dikehendaki menggunakan pertimbangan yang wajar dalam membuat keputusan tentang cara pengurusan beretika dalam apa-apa keadaan yang melibatkan Pelanggan, Rakan Perniagaan, pesaing, pengawal selia, orang awam dan urusan TM secara amnya dan mendapatkan bantuan jika perlu. Kod ini boleh dikaji semula, diubah dan dikemas kini dari semasa ke semasa dan kita dikehendaki mematuhinya dan terikat dengannya. Versi terkini Kod ini boleh didapati di laman web TM. 1.3 Tanggungjawab dan Pematuhan Kod Pengarah, Pengurusan dan Pekerja dikehendaki: memahami dan mematuhi Kod ini; memastikan pegawai bawahan memahami dan mematuhi Kod ini; menunjukkan dan mengamalkan nilai etika yang baik; mengetahui perubahan atau pindaan kepada Kod ini; bertanggungjawab ke atas kelakuan pegawai bawahan yang gagal mematuhi Kod dan dasar, prosedur, garis panduan, arahan, peraturan serta amalan lain yang terpakai. 1
Pekerja juga hendaklah bersetuju dan mengisytiharkan akan mematuhi Kod ini semasa pelantikan atau menyertai Kumpulan TM, yang hendaklah dibaca bersama dengan terma dan syarat pekerjaan. Pekerja boleh dikenakan tindakan disiplin termasuk tetapi tidak terhad kepada penahanan bonus, kenaikan gaji dan award merit, tidak dinaikkan pangkat dan ditamatkan atau dipecat daripada perkhidmatan kerana melanggar Kod ini. Kita juga berharap Rakan Perniagaan memahami dan mematuhi aspek yang berkaitan dalam Kod ini. Pelanggaran Kod ini boleh menyebabkan mereka disenaraihitamkan atau ditamatkan kontraknya oleh Kumpulan TM. Sekiranya dasar atau prosedur lain Syarikat bercanggah dengan Kod ini, maka dasar yang dimasukkan dalam Kod ini hendaklah digunakan. Di bawah keadaan luar biasa, kelulusan apa-apa tindakan yang tidak mematuhi Kod ini mestilah diperoleh terlebih dahulu dan boleh diberikan hanya oleh Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan atau Lembaga Pengarah Syarikat. Penepian Kod mestilah didedahkan dengan segera kepada Lembaga Pengarah. Apabila penepian dibenarkan, Ketua Pegawai Eksekutif atau Lembaga Pengarah hendaklah memastikan kawalan yang sesuai diambil bagi melindungi Syarikat dan pemegang sahamnya. 2
2. TAKRIF 2.1 Dalam Kod ini, melainkan konteks menghendaki sebaliknya, istilah berikut hendaklah mempunyai maksud yang dengan ini ditetapkan untuknya masingmasing: Aset: hendaklah bermaksud sumber ketara atau tak ketara yang dikawal oleh Syarikat hasil daripada urus niaga atau peristiwa masa lalu dan aset ini dijangka memberikan manfaat ekonomi masa hadapan kepada Syarikat. Syarikat Sekutu: hendaklah bermaksud syarikat atau perusahaan yang syarikat pelabur mempunyai pengaruh yang penting, iaitu kuasa untuk turut serta dalam keputusan dasar kewangan dan operasi bagi syarikat sekutu tetapi tidak boleh mengawal dasar tersebut. Lembaga Pengarah: hendaklah bermaksud semua Pengarah Syarikat, sama ada pengarah eksekutif dan pengarah bukan eksekutif bebas dan bukan bebas, dan termasuk pengarah gantian. Istilah Lembaga Pengarah, apabila sesuai hendaklah juga merujuk lembaga pengarah bagi Kumpulan Syarikat. Istilah Lembaga Pengarah atau Lembaga hendaklah mempunyai maksud yang sama dan penggunaannya boleh ditukar ganti. Ihsan perniagaan: hendaklah bermaksud hadiah atau bantuan daripada seseorang atau firma, tanpa mengambil kira sama ada wujud hubungan perniagaan antara Syarikat dengan orang atau firma itu, dan bagi hadiah atau bantuan tersebut, penerima tidak membayar nilai pasaran saksama, yang termasuk manfaat ketara atau tak ketara, seperti hadiah bukan wang, makanan, minuman, hiburan, rekreasi, hadiah, pengangkutan, diskaun, tiket, pas, barang promosi atau penggunaan masa, benda atau kelengkapan pemberi. Rakan Perniagaan: untuk tujuan Kod ini, hendaklah bermaksud seseorang atau entiti, yang TM terlibat dalam atau mengambil bahagian dalam proses pemerolehan untuk mendapatkan bekalan barangan dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluan strategik dan operasi syarikat yang memerlukan koordinasi pelbagai bidang dari hujung ke hujung rantaian nilai perolehan: prapenyumberan, penyumberan dan pascapenyumberan serta pengaturan komersil untuk membekalkan produk atau kelengkapan dan memberikan apa-apa jenis perkhidmatan atau bekerjasama atau membentuk hubungan melalui surat, kontrak atau memorandum persefahaman. Rakan Perniagaan boleh termasuk tetapi tidak terhad kepada pembekal, penyedia perkhidmatan, pelanggan, ejen dan/atau penjual, kontraktor, subkontraktor, vendor, perunding, wakil, rakan usaha sama dan individu lain yang bertindak untuk atau bagi pihak TM. Dasar & Tadbir Urus Perniagaan: Satu set dokumen yang menggariskan dasar dan tadbir urus TM dalam semua bidang fungsian utama serta menyatakan proses dan prosedur yang berkaitan yang menyokong dasar dan tadbir urus yang berkenaan. Kod: hendaklah bermaksud Kod Etika Perniagaan TM, iaitu set peraturan dan dasar, yang mengawal perlakuan perniagaan dan hubungan Lembaga Pengarah, Pengurusan, Pekerja dan Rakan Perniagaan TM. 3
Pesaing: hendaklah bermaksud mana-mana orang atau entiti yang menyediakan perkhidmatan yang sama atau serupa atau yang membekalkan produk yang sama atau serupa dengan yang disediakan atau dibekalkan oleh Syarikat, dalam mana-mana atau beberapa persekitaran perniagaan. Maklumat Sulit hendaklah termasuk yang berikut; a. Apa-apa maklumat dalam apa jua bentuk sekali pun yang biasanya tidak diketahui, dan menjadi milik Syarikat termasuk tetapi tidak terhad kepada Data Peribadi, maklumat yang berkaitan dengan proses, operasi, perdagangan, produk, penyelidikan, pembangunan, pengilangan, pembelian, perniagaan, prospek perniagaan, urus niaga, hal ehwal, aktiviti, pengetahuan, harta intelektual, perakaunan, kewangan, perancangan, operasi, pelanggan, kejuruteraan, pemasaran, pembarangan dan penjualan, maklumat perdagangan proprietari, senarai gaji, data peribadi Lembaga Pengarah, Pekerja, senarai pelanggan, rekod, perjanjian dan maklumat, maklumat teknikal dan maklumat lain yang berkaitan, dan apa-apa buku, akaun dan rekod yang disimpan oleh Syarikat untuk tujuan perniagaannya; b. Semua maklumat yang didedahkan kepada Pengarah atau Pekerja atau yang Pengarah atau Pekerja boleh mengaksesnya dalam tempoh perkhidmatannya, yang dia mempunyai alasan atau seharusnya mempunyai alasan untuk mempercayainya sebagai Maklumat Sulit dan ia hendaklah dianggap sebagai Maklumat Sulit dan hendaklah termasuk (tetapi tidak terhad kepada) senarai harga, kaedah perniagaan, sejarah pelanggan, rekod, maklumat dan reka cipta; dan c. Apa-apa maklumat seumpamanya seperti yang diterangkan dalam perenggan (a) dan (b) di atas yang berkaitan dengan Syarikat termasuk Pelanggan dan Rakan Perniagaannya. Konflik Kepentingan: hendaklah bermaksud apa-apa kepentingan peribadi atau kepentingan kebendaan yang mungkin ada pada Pengarah atau Pekerja dan boleh dilihat sebagai boleh mengganggu objektif mereka dalam menjalankan tugas atau menggunakan pertimbangan mereka bagi pihak Syarikat. Pelanggan: hendaklah bermaksud mana-mana orang atau entiti yang kepadanya Syarikat menyediakan produknya atau memberikan perkhidmatannya, yang termasuk Pelanggan yang berpotensi, Rakan Perniagaan atau Pesaing. Hubungan Rapat: hendaklah bermaksud hubungan antara Pengarah atau Pekerja dengan orang tertentu yang termasuk tetapi tidak terhad kepada mana-mana satu kategori berikut: i. Pasangan; ii. Ibu bapa termasuk Ibu bapa mertua; iii. Anak termasuk anak angkat atau anak tiri; iv. Adik-beradik lelaki atau adik-beradik perempuan; dan v. Pasangan bagi orang yang dirujuk dalam subperenggan (iii) dan (iv) di atas. Pengarah: hendaklah bermaksud mana-mana pengarah Syarikat yang memegang jawatan pada masa ini, yang termasuk penggantinya yang dilantik sewajarnya. 4
Bahagian: Merujuk bidang fungsian utama di tempat anda bekerja [contoh, IT&NT Kumpulan, Perolehan Kumpulan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan, Media Baharu, dll.] Pekerja: Untuk tujuan Kod ini, ia hendaklah bermaksud semua kakitangan termasuk pengurusan kanan dan atasan, pengurus, penolong pengurus dan bukan eksekutif yang bekerja dengan Syarikat sama ada secara tetap, kontrak, pajakan, pelatih dan intern. Istilah Pekerja atau Pekerja-pekerja hendaklah mempunyai maksud yang sama dan penggunaannya boleh ditukar ganti. Etika: Merujuk piawaian kelakuan, yang menggariskan cara berkelakuan, berdasarkan tanggungjawab dan kemurnian akhlak yang timbul daripada keupayaan membezakan antara yang betul dengan yang salah serta komitmen melakukan perkara yang betul. Bayaran pemudah: Bayaran pemudah yang biasanya dikenali sebagai bayaran untuk memudahkan, mencepatkan atau melancarkan bayaran ialah bayaran yang dibuat untuk mendapatkan atau mencepatkan pelaksanaan tindakan rutin atau perlu, yang pembayar bayaran pemudah itu mempunyai kepentingan. Keluarga: Untuk tujuan Kod ini, istilah keluarga hendaklah ditakrifkan sebagai orang yang mempunyai Hubungan Rapat yang telah ditakrifkan sebelum ini. Pegawai Kerajaan: Pegawai kerajaan termasuk mana-mana orang yang menjadi ahli, pegawai, pekerja atau kakitangan agensi kerajaan, sama ada pihak berkuasa persekutuan atau negeri. Sogokan: Sogokan hendaklah mempunyai maksud yang diperuntukkan di bawah Seksyen 3 Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009. Maklumat: hendaklah termasuk semua pemberitahuan dan semua maklumat sama ada bertulis, visual atau lisan dan semua bahan lain: a. yang dibekalkan kepada Pekerja oleh Syarikat dalam tempoh perkhidmatan Pekerja dengan Syarikat; b. yang berkaitan dengan apa-apa reka cipta, penambahbaikan, laporan, syor atau nasihat yang diberikan oleh Pekerja kepada Syarikat semasa berkhidmat dengan Syarikat; dan c. yang berkaitan dengan perniagaan, persatuan, urus niaga atau pengaturan kewangan Syarikat dengan mana-mana orang atau badan lain, termasuk pengaturan kerjasama teknikal atau komersil. Hak Harta Intelek: merujuk hak undang-undang yang diberikan dengan matlamat untuk melindungi penciptaan intelek. Hak ini termasuk tetapi tidak terhad kepada paten, reka bentuk industri, cap dagangan, hak cipta, cap perkhidmatan, maklumat sulit, reka bentuk, pengetahuan, teknik, proses, kelengkapan, atur cara perisian, dokumen sumber perisian, formula, perkakasan, perisian, perisian tegar, lakaran, lukisan, model, reka cipta (sama ada berpaten atau tidak), skematik, sampel, kandungan audio dan/atau visual, pelan perniagaan, butiran atau maklumat kejuruteraan, maklumat pemasaran, data, bahan, analisis, kompilasi, ramalan, kajian, pengalaman dan/atau salinan dan pengeluaran semulanya. 5
Reka cipta: hendaklah bermaksud semua reka cipta berpaten atau tidak berpaten, penemuan dan penambahbaikan, proses dan pengetahuan, hasil hak cipta (termasuk tetapi tidak terhad kepada atur cara komputer), reka bentuk baharu yang ditemui atau dicipta oleh Pekerja dalam tempoh atau untuk pekerjaannya atau ditemui atau dicipta oleh Pekerja hasil daripada, sama ada secara langsung atau tidak langsung, apa-apa sahaja yang dilakukan oleh Pekerja dalam melaksanakan tugasnya dengan Syarikat dan/atau (mengikut mana-mana yang berkenaan) berdasarkan sama ada secara langsung atau tidak langsung ke atas apa-apa butiran dalam Maklumat. Manual IP: hendaklah bermaksud manual yang mengandungi dasar dan prosedur tentang bagaimana TM mencadangkan cara menguruskan harta intelektual dan isu yang berkaitan. Bahagian Perundangan: hendaklah bermaksud Undang-Undang Strategi & Harta Intelek di Bahagian Undang-Undang, Pematuhan dan Kesetiausahaan Syarikat Kumpulan di TM. Pengurusan: Pengurusan hendaklah termasuk pengurusan atasan dan pengurusan kanan TM. Pegawai Badan Awam: bermaksud mana-mana orang yang menjadi ahli, pegawai, pekerja atau kakitangan badan awam. Maklumat Proprietari: hendaklah bermaksud maklumat yang disimpan oleh seseorang atau entiti yang berkaitan dengan pengetahuan, rahsia perdagangan atau apa-apa jenis maklumat lain, sama ada dalam format bercetak atau elektronik, termasuk tetapi tidak terhad kepada hak harta intelektual, maklumat teknikal, proses perniagaan, ramalan jualan, strategi pemasaran, senarai pelanggan atau maklumat pelanggan yang berpotensi, rekod atau operasi kewangan yang dianggap sebagai bersifat sulit (sama ada dilabelkan sebagai sulit atau tidak) dan dipunyai dan dimiliki oleh Syarikat. Data Peribadi: hendaklah bermaksud data peribadi (mempunyai maksud yang ditetapkan di bawah PDPA), termasuk tetapi tidak terhad kepada, maklumat peribadi pelanggan dan/atau Pekerja TM. Badan Awam: Badan awam hendaklah mempunyai maksud yang sama dengan yang diperuntukkan di bawah Seksyen 3 Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 dan hendaklah termasuk TM. Gangguan Seksual: hendaklah bermaksud apa-apa kelakuan berbentuk seksual yang tidak diingini yang memberikan kesan gangguan lisan, bukan lisan, visual, psikologi atau fizikal yang boleh, atas alasan yang munasabah, dianggap oleh penerima sebagai meletakkan syarat berbentuk seksual ke atas pekerjaannya atau sebagai serangan atau penghinaan atau ancaman ke atas kesejahteraannya, tetapi tidak mempunyai kaitan langsung dengan pekerjaannya. 6
Syarikat Subsidiari: Syarikat subsidiari ialah syarikat atau perusahaan yang syarikat pelabur (dikenal sebagai syarikat induk) mempunyai kuasa ke atasnya untuk melaksanakan kawalan ke atas dasar kewangan dan operasi syarikat subsidiari itu dan memperoleh manfaat daripada aktivitinya dan seperti yang ditakrifkan di bawah Seksyen 5 Akta Syarikat 1965. TM atau Syarikat: hendaklah bermaksud Telekom Malaysia Berhad dan Kumpulan TM. Istilah TM atau Syarikat hendaklah mempunyai maksud yang sama dan penggunaannya boleh ditukar ganti. Nilai Teras TM (KRISTAL): hendaklah bermaksud nilai yang diterima pakai oleh Syarikat untuk digunakan oleh Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Pekerja Syarikat dalam tugas dan operasi harian mereka, yang terdiri daripada prinsip berikut: komitmen menyeluruh terhadap pelanggan, kewibawaan tanpa kompromi serta hormat dan prihatin. Kumpulan TM: hendaklah bermaksud Syarikat bersama dengan Syarikat Subsidiari dan Syarikat Sekutunya, yang di dalamnya Syarikat memegang dua puluh peratus (20%) modal yang diterbitkan atau lebih dan hendaklah meliputi semua Syarikat Subsidiari TM tempatan dan asing. Rujukan bagi perkataan Kita dalam Kod ini merujuk mana-mana orang yang baginya Kod ini terpakai. Apabila lebih banyak rujukan khusus digunakan, seperti Pekerja atau Pengarah, maka rujukan ini menjadi lebih khusus. 7
3. AMALAN KITA TERHADAP PEKERJA Kita menghormati dan melayan setiap Pekerja dengan adil dan saksama. 3.1 Menghormati Individu Kita akan sentiasa saling menghormati dan bersikap adil, sama seperti kita ingin dilayani. Selaras dengan Nilai Teras TM (KRISTAL), kita perlu: Menggalakkan semangat berpasukan, kerjasama dalam kalangan Pekerja; Mengamalkan sikap saling hormat-menghormati dan berbudi bahasa dalam semua urusan dan interaksi kami; dan Menunjukkan pemahaman dan keterbukaan dalam semua perkara, komen, idea dan maklum balas yang diterima. Kita menghargai kepelbagaian individu dalam kalangan kita. Kita bertanggungjawab menyimpan maklumat peribadi Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Pekerja sebagai sulit dan peribadi. Akses kepada dan pengetahuan tentang maklumat peribadi Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Pekerja akan dihadkan kepada mereka dalam Syarikat yang memerlukan maklumat tersebut untuk tujuan yang sah sahaja. 3.2 Gangguan, Ancaman dan Kekerasan Kita tidak akan bertolak ansur dengan apa-apa jenis gangguan, ancaman dan kekerasan sama ada lisan, fizikal atau visual. Tindakan atau kelakuan ini termasuk tetapi tidak terhad kepada komen yang menghina berdasarkan jantina, agama, ciri bangsa atau etnik, ciri fizikal, menyebarkan khabar angin berniat jahat atau menggunakan e-mel, mel suara atau bentuk media sosial yang lain yang boleh menyebabkan ketidakharmonian, perpecahan, rasa permusuhan, kebencian, prasangka atau rasa dendam. Kita tidak bertolak ansur dengan apaapa bentuk Gangguan Seksual dan akan mematuhi Dasar Sumber Manusia tentang Gangguan Seksual. Kita digalakkan untuk bersuara jika kelakuan Pekerja lain menyebabkan kita berasa tidak selesa, dan melaporkan apa-apa bentuk gangguan, ancaman dan kekerasan apabila ia berlaku. 3.3 Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran Kita bertanggungjawab menyediakan tempat kerja yang selamat dengan mematuhi peraturan dan amalan keselamatan, kesihatan dan persekitaran seperti Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan TM. 8
Kita bertanggungjawab melaporkan dengan segera kemalangan, kecederaan serta kelengkapan, amalan atau keadaan yang tidak selamat kepada penyelia atau orang lain yang ditetapkan oleh TM. TM bertanggungjawab memastikan tempat kerjanya bebas daripada bahaya. Kita juga bertanggungjawab memaklumkan dengan segera apa-apa penyakit berbahaya/berjangkit yang kita hidapi kepada pegawai atasan kita atau orang lain yang ditetapkan oleh TM. 3.4 Dadah, Alkohol dan Bahan yang Dilarang Kita dilarang keras mengambil, memiliki, mengedar atau menjual dadah gelap, alkohol atau bahan yang dilarang semasa menjalankan urusan TM. 3.5 Senjata Kita dilarang keras memiliki apa-apa senjata atau bahan gelap, tiruan atau selainnya termasuk tetapi tidak terhad kepada senjata api, bahan letupan atau objek tajam semasa menjalankan urusan TM. 3.6 Pecah Jenayah Amanah Kita tidak akan melakukan pecah amanah jenayah dalam melanggar apa-apa undang-undang negara di mana perniagaan dijalankan. Dalam konteks undang-undang Malaysia, pecah amanah jenayah adalah seperti yang ditakrifkan di bawah Kanun Keseksaan (Akta 574). 3.7 Aktiviti Jenayah dan Kesalahan Kita akan sentiasa memelihara nama baik dan reputasi TM pada atau selepas waktu kerja. Kita tidak akan terlibat atau melibatkan diri dalam apa-apa kelakuan atau aktiviti yang boleh dikategorikan sebagai mencemarkan imej TM atau subversif atau melakukan apa-apa kesalahan jenayah yang boleh dihukum di bawah undang-undang negara di mana perniagaan dijalankan. Jika kita didapati terlibat dalam apa-apa kelakuan atau aktiviti yang boleh dikategorikan sebagai subversif atau melakukan apa-apa kesalahan, jenayah atau selainnya yang boleh menjejaskan imej dan reputasi TM, kita akan diadili menurut dasar dan prosedur disiplin TM dan/atau boleh didapati bersalah di mahkamah. 9
3.8 Memberikan Keterangan di Mahkamah Jika kita disepina atau dikehendaki memberikan keterangan di mahkamah untuk apa-apa prosiding undang-undang yang berkaitan dengan perniagaan TM, kita akan merujuk perkara tersebut terlebih dahulu kepada pegawai atasan terdekat, yang akan berunding dengan Bahagian Perundangan, dan jika melibatkan perkara berkaitan dengan Pekerja, akan berunding dengan Pengurusan Modal Insan Kumpulan, dan kegagalan akan mengakibatkan tindakan disiplin boleh dikenakan terhadap individu yang berkenaan. 3.9 Peluang yang Sama Kita percaya dan berusaha sepenuhnya menyediakan peluang pekerjaan yang sama untuk semua pemohon tanpa mengambil kira bangsa, etnik, agama, negara asal, jantina atau hilang upaya. 3.10 Pakaian Semasa Berurusan Kita mestilah memastikan apabila berurusan dengan Pelanggan, kita tidak berpakaian sehingga boleh atau memakai pakaian yang menyinggung Pelanggan atau yang tidak mematuhi piawaian kesihatan dan keselamatan. Apabila Syarikat menyediakan pakaian seragam atau pakaian khas, kita mestilah mematuhi keperluan tersebut. 3.11 Meninggalkan TM Kita mestilah memulangkan semua aset TM termasuk Maklumat Proprietari dan Harta Intelek TM jika kita meninggalkan TM atas apa-apa alasan termasuk persaraan dan apa-apa pendedahan atau penggunaan Maklumat Proprietari TM tidak dibenarkan. 3.12 Hubungan dengan Kelab, Persatuan dan Organisasi Bukan Kerajaan TM menggalakkan penyertaan aktif Pekerja dalam organisasi kebajikan bukan kerajaan dan juga kelab serta persatuan dalam TM. Walaupun aktiviti di luar waktu kerja dibenarkan, kita mestilah memastikan reputasi dan kepentingan TM dijaga. Bagi mengelakkan apa-apa konflik kepentingan dalam organisasi bukan kerajaan ini, sama ada secara langsung atau yang berpotensi berlaku, organisasi kebajikan, kelab dan persatuan tidak dibenarkan mengadakan apa-apa pengaturan perniagaan dengan TM, kecuali dalam keadaan tertentu dan dibenarkan secara bertulis oleh Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. 10
4. AMALAN KITA TERHADAP PELANGGAN TM memberikan komitmen penuh terhadap Pelanggannya. 4.1 Komitmen Penuh terhadap Pelanggan Selaras dengan Nilai Teras (KRISTAL) TM, kita mestilah Proaktif semasa menguruskan keperluan Pelanggan dan cuba melebihi jangkaan mereka; Peka terhadap kehendak dan keperluan Pelanggan; dan Responsif dan melayan Pelanggan dengan keyakinan dan profesionalisme. 4.2 Kualiti dan Keselamatan Produk dan Perkhidmatan Pematuhan terhadap proses kualiti dan keperluan keselamatan sangat penting dalam menjaga reputasi TM. Kita boleh mencemarkan nama baik dan reputasi kita jika kita gagal menyampaikan produk dan perkhidmatan yang memenuhi piawaian kualiti Syarikat. Komitmen yang dijanjikan dengan Pelanggan mestilah ditunaikan sewajarnya. Jika komitmen tidak dapat ditunaikan, maklum balas segera mestilah diberi kepada Pelanggan dalam jangka masa atau mengikut garis panduan organisasi yang dipersetujui. 4.3 Jualan dan Pemasaran Kita akan membina hubungan jangka panjang dengan Pelanggan kita dengan menunjukkan sikap jujur dan berintegriti. Semua aktiviti pemasaran dan pengiklanan kita mestilah tepat dan benar. Tidak dibenarkan memberikan mesej yang sengaja mengelirukan, meninggalkan fakta penting atau membuat dakwaan palsu tentang tawaran pesaing kita. 4.4 Maklumat Pelanggan Kita mestilah mematuhi dasar dan lesen TM serta undang-undang dan peraturan yang terpakai yang berkaitan dengan perlindungan maklumat Pelanggan termasuk perlindungan Data Peribadi. 11
Kecuali apabila disyaratkan oleh undang-undang, atau dalam urusan perniagaan yang biasa seperti menjalankan pembaikan, pengasingan masalah atau penyelenggaraan pencegahan, kita tidak boleh: Mendedahkan maklumat Pelanggan atau lokasi kelengkapan, litar, sesalur atau kabel kepada mana-mana orang yang tidak dibenarkan; Mengubah atau mengganggu apa-apa suara, video, data, faks atau apa-apa penghantaran komunikasi; Mendengar atau mengulang perbualan atau komunikasi Pelanggan atau membenarkan perbualan atau komunikasi itu dipantau atau direkodkan atau membenarkan akses kepada apa-apa komunikasi yang dihantar oleh Syarikat; Memasang atau membenarkan seseorang memasang apa-apa peranti yang membolehkan orang lain mendengar, memperhatikan atau memastikan bahawa komunikasi telah berlaku. Apa-apa permintaan untuk mendapatkan maklumat Pelanggan mestilah disalurkan kepada bahagian/unit berikut: Kawal Selia Korporat Kumpulan: Bertanggungjawab terhadap apa-apa permintaan untuk mendapatkan maklumat daripada badan Kawal Selia selain permintaan daripada Bursa Malaysia Securities Berhad seperti Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia atau Bank Negara Malaysia; Bahagian Setiausaha Syarikat: Bertanggungjawab terhadap apa-apa permintaan untuk mendapatkan maklumat daripada Bursa Malaysia Securities Berhad; Unit Hal Ehwal Khas: Bertanggungjawab terhadap apa-apa permintaan untuk mendapatkan maklumat daripada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia; Unit Pengurusan Keselamatan: Bertanggungjawab terhadap apa-apa permintaan untuk mendapatkan maklumat daripada Polis Diraja Malaysia dan agensi di bawah Kementerian Dalam Negeri; dan Bahagian Perundangan: Bertanggungjawab terhadap apa-apa permintaan berhubung dengan perkara perundangan. 12
5. AMALAN KITA TERHADAP RAKAN PERNIAGAAN Membina hubungan berkualiti dengan Rakan Perniagaan memberikan kelebihan berdaya saing kepada TM. 5.1 Menjalankan Perniagaan dengan Pihak Lain Selaras dengan Nilai Teras TM (KRISTAL) dan Kod ini kita akan: Mengamalkan kejujuran dalam semua tindakan dan pernyataan; Menunjukkan kebolehpercayaan dalam menjalankan semua tugas dan tanggungjawab kita ; Menunjukkan keikhlasan dalam semua hubungan interpersonal; Menyelesaikan kerja kita dengan penuh dedikasi; dan Melayan semua pihak berkepentingan kita dengan adil. TM berusaha untuk menjalankan perniagaan atau bersama dengan Rakan Perniagaan yang berkongsi Nilai Teras TM (KRISTAL) dan Etika serta prinsip Kod ini. 5.2 Egen dan Perunding Komisen, cukai atau fi yang dibayar kepada mana-mana wakil penjual, pengedar, ejen, pencari atau perunding mestilah munasabah dengan nilai produk atau kerja yang telah dijalankan sebenarnya. Apa-apa bayaran mestilah dibuat selaras dengan Panduan Pencegahan Rasuah TM. 5.3 Amalan Perolehan Falsafah perolehan TM adalah untuk memperoleh barangan/perkhidmatan/kerja melalui prosedur yang terbuka dan telus, yang terbaik dari segi kualiti, harga, kuantiti, penyerahan, pembekal dan teknologi bagi memastikan pulangan terbaik kepada Syarikat. Semua pihak yang terlibat dalam proses perolehan perlu memelihara prinsip asas, iaitu kepercayaan, kejujuran, keadilan dan kelakuan yang telus dalam urusan perniagaan. Semua Pekerja yang mengendalikan perolehan tidak boleh mempunyai apa-apa konflik kepentingan dalam mana-mana aktiviti perolehan yang di bawah tanggungjawabnya. Pekerja tersebut tidak boleh menyertai aktiviti tersebut jika berlaku konflik seumpamanya. Semua dokumen yang berkaitan dengan proses perolehan hendaklah didokumenkan, difailkan dan disimpan dengan rapi oleh orang yang bertanggungjawab. Perjanjian pembelian hendaklah mengenal pasti dengan jelas perkhidmatan atau produk yang hendak disediakan, asas pembayaran dan kadar harga atau fi yang digunakan. Jumlah bayaran mestilah sepadan dengan perkhidmatan atau produk yang disediakan. 13
5.4 Membuat Aduan Jika mana-mana Rakan Perniagaan ingin melaporkan apa-apa pelanggaran yang mungkin terhadap Kod ini, dia boleh berbuat demikian melalui opsyen di bawah Perkara 14 Kod ini (Dasar & Pelaporan Pemberian Maklumat) dan/atau Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010 ( WPA ). 14
6. AMALAN KITA TERHADAP PEMEGANG SAHAM TM bertanggungjawab melindungi pelaburan pemegang saham dan menyampaikan nilai. Hubungan, layanan dan kerjasama kita dengan pemegang saham hendaklah dilakukan secara profesional. Dalam usaha kita mewujudkan nilai untuk pemegang saham, TM sentiasa komited menyampaikan strategi dan aktivitinya dengan jelas kepada pemegang sahamnya, dan bagi mencapai usaha tersebut, kita sentiasa mengadakan dialog secara aktif dengan pelabur melalui program terancang untuk aktiviti dan pelibatan yang berkaitan dengan pelabur. Jika pemegang saham atau bakal pemegang saham menghubungi kita untuk mendapatkan maklumat sulit atau sensitif, kita mestilah merujuk mereka kepada Perhubungan Pelabur atau Bahagian Jenama dan Komunikasi Kumpulan selaras dengan Dasar Komunikasi Kumpulan. Hanya maklumat yang diterbitkan dan terdapat dalam domain awam sahaja yang akan didedahkan. 15
7. AMALAN KITA TERHADAP PESAING TM percaya dengan persaingan yang adil dan beretika kerana kita akan mendapat manfaat daripada pasaran yang saksama, bebas dan terbuka. Kita bersaing semata-mata berdasarkan merit produk dan perkhimatan kita dan tidak akan cuba menahan atau mengehadkan perdagangan. 7.1 Undang-undang Persaingan Kita akan mematuhi undang-undang persaingan tempatan dan juga undang-undang persaingan di negara di mana perniagaan TM dijalankan tanpa mengira persekitaran daya saing tersebut. Apa-apa penjelasan tentang sama ada sesuatu tindakan akan membentuk pelanggaran terhadap mana-mana undang-undang persaingan atau tidak hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perundangan. 7.2 Amalan Persaingan Am Dalam konteks undang-undang Malaysia, undang-undang Malaysia berkaitan yang terpakai bagi TM ialah Akta Komunikasi dan Multimedia 1998 ( CMA ) dan Akta Persaingan 2010 ( CA ). 7.2.1. Akta Komunikasi dan Multimedia 1998 Amalan persaingan di bawah CMA melarang apa-apa perlakuan yang bertujuan untuk mengurangkan persaingan yang besar termasuk, antara lain, pengaturan yang menyediakan penetapan kadar, perkongsian pasaran, memboikot pembekal atau pesaing dan pengaturan pengikatan atau perangkaian mandatori berhubung dengan penyediaan atau pembekalan produk dan perkhidmatan. Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia telah menerbitkan dua (2) garis panduan berhubung dengan persaingan, seperti yang berikut: Garis Panduan Pengurangan Persaingan yang Besar dalam Pasaran Komunikasi, dan Garis Panduan Kedudukan Dominan dalam Pasaran Komunikasi Dalam usaha TM memastikan pematuhan terhadap keperluan persaingan di bawah CMA, garis panduan dalaman TM tentang persaingan juga boleh didapati di portal Bahagian Undang-Undang, Pematuhan dan Kesetiausahaan Syarikat dan dikenal sebagai Garis Panduan Akta Komunikasi dan Multimedia 1998 tentang Perlakuan Antipersaingan. 16
7.2.2. Akta Persaingan 2010 CA terpakai kepada aktiviti komersil yang TIDAK dikawal di bawah CMA. Aktiviti komersil Syarikat yang dikawal di bawah CMA akan dikecualikan daripada skop CA. Amalan persaingan di bawah CA melarang antara lain, perjanjian antipersaingan mendatar dan menegak dan Perlakuan yang boleh membentuk salah guna kedudukan dominan. Suruhanjaya Persaingan Malaysia telah menerbitkan tiga (3) garis panduan berhubung dengan persaingan di bawah CA, seperti yang berikut: Garis Panduan Takrif Pasaran; Garis Panduan Perjanjian Antipersaingan; dan Garis Panduan Salah Guna Kedudukan Dominan. Beberapa garis panduan dalaman TM tentang persaingan di bawah CA juga disediakan di portal Bahagian Undang-Undang, Pematuhan dan Kesetiausahaan Syarikat di bawah kategori Dokumen. 17
8. AMALAN KITA TERHADAP KOMUNITI TM ialah warga korporat yang bertanggungjawab dalam semua komuniti di mana sahaja kita menjalankan perniagaan. 8.1 Perkhidmatan Komuniti Kita berkhidmat untuk masyarakat dengan menyediakan perkhidmatan telekomunikasi pada harga yang saksama dan berdaya saing serta secara aktif menyokong komuniti di tempat kita beroperasi. Sokongan kita terhadap komuniti akan tertumpu kepada bidang pendidikan dan aktiviti membina negara. Penglibatan TM dalam komuniti akan dijalankan dengan penuh integriti dan sangat mementingkan tadbir urus korporat yang baik dan ketelusan. 8.2 Aktiviti Komuniti Peribadi Kita digalakkan dan bebas untuk menyokong komuniti, badan kebajikan, organisasi bukan kerajaan dan yang selainnya mengikut pilihan kita; selagi kita dapat menjelaskan bahawa pandangan dan tindakan kita bukan pandangan dan tindakan TM. Walau bagaimanapun, kita mestilah memastikan tiada konflik kepentingan, sama ada yang sebenar atau yang mungkin wujud antara pekerjaan kita dengan TM dengan tugas kita dalam hal ehwal komuniti, sama ada dipilih atau dilantik, dibayar atau sukarela. Kita mestilah memastikan aktiviti luar ini tidak menjejaskan prestasi kerja kita. 8.3 Persekitaran Kita menghargai persekitaran dengan mematuhi semua undang-undang alam sekitar yang terpakai di semua negara di mana kita menjalankan perniagaan. TM komited melindungi persekitaran dengan mengurangkan kesan terhadap persekitaran akibat daripada operasi kita dan menjalankan operasi kita dengan mengalakkan penggunaan sumber semula jadi secara mampan. Kita mestilah menyokong komitmen ini dengan mematuhi dasar dan program persekitaran TM. Kita mestilah memberitahu TM jika terdapat apa-apa bahan berbahaya yang terdedah kepada persekitaran atau yang tidak dikendalikan atau dibuang dengan betul. 8.4 Berkomunikasi dengan Pihak Luar Hubungan dan komunikasi dengan media sangat penting bagi TM. Oleh itu, kita perlu mengendalikan hubungan ini secara profesional. Jika kita dihubungi oleh pihak media, kita perlu merujuknya dengan segera kepada Bahagian Jenama dan Komunikasi Kumpulan. Hanya jurucakap rasmi yang dilantik sewajarnya oleh TM boleh bercakap bagi pihak TM dalam apa-apa acara atau di semua platform, sama ada fizikal atau maya. Begitu juga, apa-apa permintaan atau pertanyaan daripada pihak media hendaklah diserahkan kepada bahagian Jenama dan Komunikasi Kumpulan, bagi memastikan perkara tersebut dikendalikan secara profesional dan konsisten. 18
9. AMALAN KITA TERHADAP KERAJAAN Sebagai warga yang bertanggungjawab, menjadi obligasi kita untuk mematuhi undangundang. 9.1 Kerajaan sebagai Pelanggan Kita mestilah memberikan perhatian sepenuhnya untuk mematuhi semua obligasi perundangan dan kontraktual semasa berurusan dengan kerajaan. Kerajaan di peringkat kebangsaan dan tempatan di seluruh dunia mempunyai undang-undang, peraturan, amalan dan prosedur perolehan yang khusus dan pelbagai yang disediakan untuk melindungi kepentingan orang awam. Undang-undang ini biasanya melarang atau menetapkan had yang tegas tentang hadiah, hiburan dan tawaran perjalanan yang mewah kepada pegawai kerajaan. Undang-undang ini biasanya juga terpakai bagi pengambilan pegawai yang sedang bertugas atau pegawai yang baru bersara serta keluarga mereka, dan juga bagi apa-apa perlakuan yang boleh dianggap sebagai mempengaruhi objektif pembuatan keputusan secara tidak wajar. Apabila berurusan dengan Rakan Perniagaan bagi memenuhi komitmen mereka, kita juga mestilah bertanggungjawab menyampaikan keperluan kerajaan yang unik ini kepada mereka. Apabila berurusan dengan pegawai kerajaan dan kontrak kerajaan, kita bertanggungjawab mengetahui dan mematuhi undang-undang dan peraturan yang terpakai. 9.2 Merentasi Sempadan Negara Apabila mengimport atau mengeksport produk, perkhidmatan, maklumat atau teknologi, TM akan mematuhi undang-undang, peraturan dan sekatan tempatan yang terpakai. Selain itu, apabila kita membuat perjalanan antarabangsa atas urusan syarikat, kita tertakluk kepada undang-undang yang mengawal import dan eksport. Lembaga Pengarah, Pengurusan, Pekerja dan Rakan Perniagaan bertanggungjawab untuk mengetahui undang-undang yang berkaitan dengan mereka, dan membuat semakan dengan pegawai pematuhan import/eksport mereka jika menghadapi keraguan. 9.3 Melobi Kita mestilah mematuhi semua undang-undang tempatan yang berkaitan dengan melobi dalam mana-mana undang-undang negeri yang TM terlibat dalam aktiviti melobi. Aktiviti tersebut juga mestilah menurut dasar dan prosedur Syarikat. 19
10. AMALAN KITA TERHADAP ASET SYARIKAT Kita melindungi aset Syarikat dan menggunakannya demi kepentingan TM. 10.1 Melindungi Aset TM Sebagai sebahagian daripada tugas kita, kita mempunyai akses kepada dan menggunakan banyak jenis aset TM. Aset ini boleh dalam bentuk ketara, daripada kelengkapan hingga perkakasan komputer. Ia juga boleh termasuk aset tak ketara seperti harta intelek dan perisian komputer, dan daripada waktu kerja kita hingga identiti jenama TM. Kita bertanggungjawab untuk melindungi semua aset TM yang digunakan semasa menjalankan perniagaan TM. Kita mestilah mengambil langkah yang wajar untuk mencegah kecurian, kehilangan, salah guna, pembaziran atau kerosakan pada sumber tanpa mengambil kira keadaan atau nilainya dan memulangkannya kepada TM apabila tamat perkhidmatan. Kita juga mestilah menggunakan semua sumber ini hanya untuk tujuan perniagaan yang sah. Kita juga mestilah memastikan apa-apa sumber TM yang kita gunakan telah memperoleh kebenaran sewajarnya. Kita tidak boleh sekali-kali menggunakan sumber TM untuk menjalankan aktiviti perniagaan luar yang boleh memberikan manfaat yang besar kepada kita sendiri atau terlibat dalam apaapa aktiviti yang tidak beretika atau yang menyalahi undang-undang. Kita juga tidak boleh membenarkan sumber TM dipinjam, diberi pinjam, atau dilupuskan, kecuali menurut dasar TM. Waktu kerja kita juga dianggap sebagai sumber yang bernilai bagi TM. Aktiviti peribadi dalam waktu kerja hendaklah dihadkan bagi mengelakkan produktiviti kita atau pihak lain terganggu. Kita juga bertanggungjawab terhadap penggunaan dana syarikat dengan betul termasuk perbelanjaan. i. Aset Pelanggan atau Rakan Perniagaan Sebagaimana kita bertanggungjawab terhadap semua harta fizikal Syarikat yang diamanahkan kepada kita untuk menjaganya, kita juga bertanggungjawab terhadap harta pelanggan atau Rakan Perniagaan Syarikat yang di bawah jagaan kita. Kita perlu menjaganya seperti kita menjaga harta kita sendiri, dan tidak merosakkannya, mencacatkannya atau mengalihkannya atau untuk kegunaan peribadi kecuali jika dibenarkan berbuat demikian. ii. Sumber dan Kemudahan IT Di kebanyakan negara, terdapat undang-undang yang ketat yang mengawal penggunaan sumber IT yang terdiri daripada, tetapi tidak terhad kepada manusia, sistem IT (perkakasan komputer, perisian dan data yang terdapat dalam sumber ini), dan Kemudahan IT (sistem e-mel, akses internet/intranet, dll.). Majikan biasanya bertanggungjawab terhadap semua maklumat yang dihantar kepada atau daripada sistem mereka. 20
Kita dikehendaki memahami dan mematuhi sepenuhnya Manual Tadbir Urus IT TM (Tadbir Urus IT). Kita perlu menggunakan semua sumber dan kemudahan IT yang disediakan oleh TM, hanya untuk tujuan yang dibenarkan dan tidak boleh menggunakannya atau menyalahgunakannya untuk keuntungan peribadi atau kepentingan peribadi. Kita perlu memanfaatkan kemunculan laman media sosial (termasuk tetapi tidak terhad kepada rangkaian sosial seperti Facebook, Twitter, WhatsApp, Telegram, forum dalam talian, blog, weblog, pesanan segera blog mikro dan YouTube) untuk membina persepsi yang baik terhadap TM dengan berhati-hati supaya dapat mengelakkan apa-apa posting yang boleh mencemarkan reputasi TM. Kita akan bertanggungjawab dan dipertanggungjawabkan ke atas maklumat yang dikongsi di laman media sosial kerana ia dikawal oleh Tadbir Urus IT berhubung dengan Dasar Pengkomputeran Sosial. Kita tidak akan mengakses mana-mana sumber IT selain untuk tujuan perniagaan Syarikat kecuali kelulusan bertulis telah diberikan terlebih dahulu oleh orang yang diberi kuasa. Akses yang disediakan oleh TM hendaklah digunakan dalam cara yang betul. Kita dilarang daripada berkongsi akses ID dan kata laluan kita dengan orang lain. Kita tidak boleh terlibat dalam apa-apa komunikasi elektronik yang mengandungi komen yang agak menyinggung tentang agama, bangsa, politik yang berlebihan, jantina, umur, negara asal, hilang upaya, komen yang bersifat menyerang, mengganggu, menghina, memfitnah, mengacau, pornografi, lucah atau komen yang kasar yang boleh mewujudkan suasana tidak harmoni di TM. Kita tidak boleh menggunakan kemudahan IT TM untuk menyebarkan bahan hak cipta atau berlesen secara tidak wajar, seperti artikel atau perisian komputer. Kita tidak boleh menghantar surat berantai, iklan, atau meminta untuk menggunakan kemudahan IT Syarikat kecuali dibenarkan. Kita tidak boleh meminda apa-apa data dalam sistem IT kecuali kita dibenarkan berbuat demikan dan kita mestilah sentiasa memastikan apa-apa perisian yang digunakan adalah berlesen dan mematuhi kaedah dan peraturan yang berkaitan. Kita akan sentiasa dari semasa ke semasa memberikan perhatian penuh dan merujuk Tadbir Urus IT bagi apa-apa komunikasi, aktiviti atau proses oleh TM yang melibatkan sumber daripada IT. Tidak tahu (tentang Tadbir Urus IT) tidak boleh dijadikan alasan (kerana melanggarnya). Apa-apa kegagalan untuk mematuhi Tadbir Urus IT boleh menyebabkan tindakan disiplin diambil. Apa-apa tindakan yang melanggar undang-undang Malaysia adalah tertakluk (tetapi tidak terhad) kepada Akta Jenayah Komputer Malaysia 1997, CMA, PDPA serta undang-undang dan peraturan lain di Malaysia yang berkaitan. 21
iii. Hak Harta Intelek Semua hasil kerja yang dicipta dalam tempoh pekerjaan dan boleh dilindungi sebagai hak harta intelektual seperti (tetapi tidak terhad pada) cap dagangan atau cap perkhidmatan, paten dan hak cipta (kemudian dari ini dirujuk sebagai Hak Harta Intelek ), sama ada secara langsung atau tidak langsung, akan diberikan kepada dan menjadi harta mutlak TM dan kita bertanggungjawab melindungi dan seterusnya menjaga kepentingan Syarikat. (Rujuk Manual IP yang boleh didapati di Portal Bahagian Perundangan). Kita tidak akan mencabuli apa-apa Hak Harta Intelek milik pihak ketiga dalam tempoh pekerjaan dengan TM. iv. Maklumat Proprietari dan Sulit Kita mestilah melindungi dan menghargai semua Maklumat Proprietari dan Sulit berkaitan dengan TM serta Pelanggan dan Rakan Perniagaannya. Kita juga mestilah memastikan bahawa kita akan merahsiakan sepenuhnya semua Maklumat Sulit dan Maklumat Proprietari yang diamanahkan kepada kita, dan tidak akan menggunakan atau cuba menggunakan apa-apa maklumat tersebut dalam apa-apa cara yang boleh atau mungkin menjejaskan atau menyebabkan kerugian, sama ada secara langsung atau tidak langsung, kepada TM. Sekatan yang dinyatakan di atas akan terus terpakai selepas penamatan atau pemberhentian perkhidmatan atau kontrak kami dengan TM. Jika kita dikehendaki mendedahkan apa-apa Maklumat Proprietari atau Maklumat Sulit, pastikan kita memberitahu TM dengan segera secara bertulis dan mendapatkan kebenaran bertulis terlebih dahulu daripada TM sebelum melakukan apa-apa pendedahan tersebut. Apa-apa pendedahan Maklumat Proprietari atau Maklumat Sulit yang menyalahi undangundang atau yang tidak dibenarkan boleh merosakkan nama baik Kumpulan TM sehingga tidak dapat dipulihkan. Kita bertanggungjawab mengetahui maklumat yang dianggap proprietari atau sulit dan mendapatkan penjelasan jika menghadapi keraguan. Obligasi ini akan berterusan walaupun selepas meninggalkan TM. Dilarang sama sekali menggunakan maklumat Syarikat untuk keuntungan peribadi. Secara khususnya, kita tidak boleh memperdagangkan maklumat Syarikat atau menjalankan aktiviti broker maklumat dengan pihak yang tidak dibenarkan. Apabila Maklumat Proprietari dan Maklumat Sulit diamanahkan kepada orang di luar TM, usaha mestilah diambil bagi memastikan maklumat itu terus dilindungi dan dirahsiakan. Dalam TM, Maklumat Proprietari dan Maklumat Sulit boleh didedahkan hanya atas dasar perlu tahu sahaja. 22
10.2 Memperdagangkan Maklumat Orang Dalam Kita tidak dibenarkan memperdagangkan sekuriti berdasarkan maklumat sensitif harga yang ada dalam pemilikan kita atau yang kita ketahui dalam tempoh perkhidmatan kita dengan TM. Maklumat sensitif harga ialah maklumat yang, jika didedahkan secara umum, akan atau mungkin memberikan kesan yang besar ke atas harga atau nilai sekuriti Syarikat ( Maklumat Sensitif Harga ). Seseorang itu dianggap orang dalam jika orang itu memiliki Maklumat Sensitif Harga dan mengetahui atau semunasabahnya mengetahui bahawa maklumat itu biasanya tidak diketahui umum. Sebagai contoh, Pekerja yang memiliki Maklumat Sensitif Harga berkongsi atau menyampaikan Maklumat tersebut kepada pasangannya, yang seterusnya memberitahu jirannya, dan kemudiannya Maklumat tersebut disampaikan pula kepada sanak saudaranya. Semua orang dalam rantaian penghantaran ini dianggap sebagai orang dalam atau penerima tip dan boleh dikenakan tindakan undang-undang. Perkara ini bertentangan dengan undang-undang di kebanyakan negara untuk memperdagangkan atau memberikan tip kepada orang lain yang mungkin akan membuat keputusan pelaburan berdasarkan maklumat orang dalam. Dalam konteks undang-undang Malaysia, perdagangan orang dalam dianggap sebagai perlakuan yang dilarang di bawah Bahagian V, Subbahagian 2 Akta Pasaran Modal dan Perkhidmatan 2007 ( CMSA ) dan boleh dihukum di bawah Seksyen 188(4) CMSA. 10.3 Ketepatan Rekod Syarikat Kita memerlukan perekodan dan pelaporan maklumat yang jujur dan tepat untuk membuat keputusan perniagaan yang bertanggungjawab. Ini termasuk data seperti kualiti, keselamatan, rekod kakitangan dan semua rekod kewangan. Semua buku, rekod dan akaun kewangan mestilah menggambarkan urus niaga dan acara dengan tepat, dan mematuhi piawaian perakaunan diluluskan yang dikehendaki dan sistem kawalan dalaman TM. Dalam konteks undang-undang Malaysia, Seksyen 2 Akta Pelaporan Kewangan 1997 menyatakan piawaian perakaunan diluluskan bermaksud piawaian perakaunan yang diterbitkan atau diguna pakai oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB) di bawah perenggan 7(1A)(a) dan 7(1A)(b), dan bagi syarikat asing yang disenaraikan di bursa saham Malaysia, piawaian perakaunan diiktiraf yang diterima di peringkat antarabangsa. Tiada entri yang salah atau palsu dimasukkan. Apabila pembayaran dibuat, ia hanya boleh digunakan untuk tujuan yang dinyatakan dalam dokumen sokongan. Kita bertanggungjawab terhadap penggunaan dana syarikat dengan betul termasuk perbelanjaan. Dana rahsia daripada tunai Syarikat atau aset lain yang tidak direkodkan tidak boleh dibentuk untuk apa-apa tujuan. Kita akan memastikan urus niaga adalah tulen dan didokumenkan dengan betul apabila membelanjakan atau menggunakan dana TM dan TM menerima nilai pulangan yang setimpal. 23
10.4 Merekodkan dan Mengekalkan Komunikasi Perniagaan Semua rekod dan komunikasi perniagaan hendaklah jelas, benar dan tepat. Rekod dan komunikasi perniagaan sering diketahui umum melalui litigasi, penyiasatan oleh kerajaan dan/atau media. Kita akan mengelakkan tokok tambah, bahasa kesat, tekaan, kesimpulan undang-undang, dan komen atau pencirian yang menghina terhadap orang dan syarikat. Perkara ini terpakai kepada semua jenis komunikasi, termasuk e-mel dan nota tidak rasmi atau memorandum. Rekod hendaklah sentiasa disimpan dan dimusnahkan menurut dasar penyimpanan rekod TM. 10.5 Berkongsi Amalan Terbaik TM membenarkan dan menggalakkan perkongsian dokumen, maklumat dan pengetahuan amalan terbaik dengan syarikat atau organisasi lain dengan syarat maklumat dan pengetahuan yang dikongsi itu tidak dianggap sebagai maklumat proprietari dan tidak merosakkan atau menjejaskan kelebihan perniagaan dan daya saing Syarikat. 10.6 Menguruskan Data Peribadi PDPA mengawal pemprosesan Data Peribadi berhubung dengan urus niaga komersil. PDPA menghendaki pematuhan tujuh prinsip perlindungan Data Peribadi berikut: a. Prinsip Am: Menggunakan Data Peribadi hanya untuk tujuan ia diberikan atau pematuhan obligasi perundangan. Kebenaran dikehendaki jika digunakan untuk tujuan lain atau jika data peribadi yang sensitif diproses. Pemprosesan ditakrifkan sebagai pengumpulan, perekodan, pemegangan atau penyimpanan data peribadi atau menjalankan apa-apa operasi atau set operasi terhadap data peribadi termasuk proses dari sumber luar. b. Prinsip Notis dan Pilihan: Selaras dengan konsep penggunaan saksama, pengguna data mestilah memberitahu individu tentang jenis Data Peribadi yang sedang diproses, tujuan data dikumpul dan diproses selanjutnya serta hak subjek data untuk meminta akses dan membetulkan Data Peribadi dan sebagainya. Pemberitahuan boleh berbentuk elektronik selagi individu boleh merekodkan dan menyimpan salinannya. c. Prinsip Pendedahan: Hadkan pendedahan Data Peribadi mengikut tujuan yang telah diberitahu kepada subjek data pada masa data dikumpul dan yang telah diberi kebenaran oleh subjek data. Senarai pendedahan yang dibuat kepada pihak ketiga mestilah disimpan. d. Prinsip Keselamatan: Ambil langkah praktikal untuk melindungi Data Peribadi daripada hilang, salah guna, diubah suai, akses yang tidak dibenarkan atau tidak sengaja atau didedahkan, dipinda atau dimusnahkan. 24
e. Prinsip Penahanan: Jangan simpan Data Peribadi lebih lama daripada yang diperlukan untuk memenuhi tujuan. f. Prinsip Integriti Data: Ambil langkah yang wajar untuk memastikan Data Peribadi tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini dengan mengambil kira tujuan, termasuk apaapa tujuan yang berkaitan secara langsung, Data Peribadi itu dikumpul dan diproses selanjutnya. g. Prinsip Akses: Benarkan subjek data mengakses Data Peribadinya yang disimpan oleh pengguna data dan keupayaan untuk membetulkan Data Peribadi itu apabila tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Data Peribadi berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan subjek data, yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut, atau daripada maklumat tersebut dan maklumat lain yang ada dalam pemilikan pengguna data, termasuk apa-apa Data Peribadi dan maklumat yang sensitif tentang subjek data. Sebagai contoh, nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, nombor telefon bimbit dan lain-lain. Apabila pemprosesan Data Peribadi dilakukan pihak ketiga, yang dikenal sebagai pemproses data, pengguna data bertanggungjawab memastikan pemproses data menyediakan jaminan yang cukup untuk melindungi data peribadi daripada apa-apa kehilangan, salah guna, pengubahsuaian, akses yang tidak dibenarkan atau tidak sengaja atau pendedahan, pindaan atau pemusnahan. PDPA mengawal proses pengurusan kitaran hayat Data Peribadi bermula dari Data Peribadi dikumpulkan, digunakan, disimpan dan dimusnahkan. PDPA terpakai kepada semua data peribadi pelanggan, pekerja dan penyedia perkhidmatan pihak ketiga. Cara syarikat menjalankan perniagaan semestinya akan terkesan kerana proses perniagaan perlu diteliti supaya mematuhi keperluan PDPA. Yang paling penting, repositori pusat mungkin perlu disediakan untuk pengurusan persetujuan. Proses akan menjadi lebih rumit apabila melibatkan pemindahan Data Peribadi merentas sempadan. Dalam usaha TM memastikan pematuhan PDPA, TM ingin menarik perhatian anda terhadap: 1. Dasar Privasi untuk Pekerja TM yang boleh didapati di Portal Pengurusan Modal Insan Kumpulan: http://1intra/workgroups/hc/home3/default.aspx; dan 2. Pernyataan Privasi TM di Laman Web Korporat TM: www.tm.com.my 25
11. KONFLIK KEPENTINGAN Kita beroperasi dan membuat keputusan perniagaan berdasarkan kepentingan TM. TM menghendaki kita bebas daripada konflik kepentingan sebenar atau yang mungkin wujud. 11.1 Pertimbangan Am Keputusan dan tindakan perniagaan tidak boleh didorong oleh kepentingan, pertimbangan atau hubungan peribadi. Hubungan dengan bakal Rakan Perniagaan, Pelanggan, pesaing atau pengawal selia atau yang sedia ada, tidak boleh mempengaruhi pertimbangan bebas dan bijak kita bagi pihak TM. Konflik kepentingan akan timbul apabila keupayaan kita untuk menjalankan tugas dengan berkesan dan saksama terjejas oleh janji temu, hubungan atau aktiviti luar. Kita tidak akan mengambil kesempatan tidak wajar daripada kedudukan kita atau daripada maklumat yang diperoleh dalam tempoh perkhidmatan kita. Kita dikehendaki menggunakan akal fikiran yang asas dalam mengelakkan apa-apa konflik kepentingan dan bertindak secara konsisten dengan memberikan perkhidmatan sepenuh masa kepada TM. Walau bagaimanapun, sekali-sekala, persoalan sama ada konflik kepentingan wujud atau tidak, mungkin tidak jelas dan terbuka untuk ditafsirkan. Apabila hal seperti ini berlaku, kita perlu berbincang dengan pegawai atasan yang berkenaan atau Bahagian Perundangan. 11.2 Lantikan Luar Perniagaan, Kepengarahan/Menjalankan Pekerjaan Luar i. Peraturan Am Peraturan amnya adalah kita tidak boleh menerima pekerjaan atau menjalankan pekerjaan untuk mana-mana syarikat, firma atau organisasi lain kecuali dalam kes tertentu dan hanya dengan kebenaran bertulis daripada Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. Apa-apa aktiviti luar mestilah diasingkan sepenuhnya daripada pekerjaan kita di TM dan tidak menjejaskan prestasi kerja kita. Kita mestilah memastikan kemahiran kita tidak digunakan dalam cara yang boleh menjejaskan TM. Kita dibenarkan: a. Membantu komuniti dengan berkhidmat sebagai lembaga pengarah organisasi bukan berasaskan keuntungan atau organisasi komuniti, selagi aktiviti tersebut tidak merugikan TM dan tidak menjejaskan prestasi kerja kita. Walau bagaimanapun, jika organisasi tersebut mempunyai apa-apa hubungan atau mungkin menjangkakan sokongan kewangan atau sokongan lain daripada TM, kita mestilah mendapatkan kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. 26
b. Menerima honorarium untuk menyampaikan ceramah/ucapan atau memberikan nasihat pakar dalam kapasiti sebagai pakar dalam bidang tertentu atau sebagai Pekerja TM. Semua pelawaan untuk perkhidmatan kita mestilah diluluskan oleh pengurus peringkat yang berkenaan. Honorarium yang diterima mestilah diisytiharkan kepada pengurus peringkat yang memberikan kelulusan. Pengurusan Modal Insan Kumpulan mempunyai budi bicara untuk mendapatkan penjelasan tentang jumlah honorarium yang diterima, jika dianggap perlu. c. Berkhidmat bagi pihak TM sebagai pegawai atau Ahli Lembaga dalam syarikat yang mewakili dan mencerminkan kepentingan TM. Kita tidak dibenarkan: a. Menerima jawatan pengarah untuk organisasi luar atau menjadi rakan dalam entiti, yang disenaraikan dalam senarai Rakan Perniagaan TM yang dibenarkan daripada manamana peringkat, yang mempunyai apa-apa bentuk urusan perniagaan dengan TM secara langsung atau tidak langsung. 11.3 Ownership of Equity in Entities Having a Business Relationship with TM Kita tidak dibenarkan, secara langsung atau tidak langsung, sebagai contoh, melalui Keluarga kita sebagai proksi, memegang saham atau bentuk kepentingan benefisial yang lain dalam: a. Entiti milik swasta yang memperoleh sebahagian besar pendapatan mereka daripada pengaturan kontraktual atau pengaturan perniagaan yang lain dengan TM; b. Entiti milik swasta yang disenaraikan dalam senarai Rakan Perniagaan TM yang dibenarkan daripada mana-mana peringkat, walaupun entiti berkenaan tidak memperoleh sebahagian besar pendapatannya, secara langsung atau tidak langsung, daripada pengaturan kontraktual atau pengaturan perniagaan yang lain dengan TM. c. Entiti milik swasta yang membekalkan bahan, kelengkapan, harta dan/atau perkhidmatan kepada TM sama ada secara langsung atau tidak langsung. Seperti yang dapat dilihat, peraturan di atas tidak terpakai bagi saham yang kita pegang dalam syarikat tersenarai awam, yang mempunyai hubungan perniagaan dengan TM, sama ada secara langsung atau melalui subsidiari. Walau bagaimanapun, dalam hal ini, jika terdapat apa-apa kemungkinan pemegangan tersebut boleh menimbulkan percanggahan dengan tugas kita sebagai Pekerja, kita akan membawa perkara ini untuk perhatian segera Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan secara bertulis. Sebagai Pekerja kita juga perlu mengambil tahu tentang Seksyen 3 Akta SPRM yang memperuntukkan takrif yang lebih luas tentang perkataan Keluarga; dan Pekerja boleh dikenakan tuduhan di bawah Seksyen 23 Akta SPRM jika terbukti Pekerja tersebut telah menggunakan jawatan atau kedudukannya untuk apa-apa sogokan untuk dirinya atau sanak saudaranya. 27
11.4 Hubungan Peribadi Potensi berlakunya konflik kepentingan juga wujud jika mana-mana orang yang mempunyai hubungan romantik dan intim atau Hubungan Rapat dengan kita juga bekerja di TM atau mempunyai hubungan pelaporan dengan kita. Keadaan ini juga boleh mewujudkan peluang berlakunya pilih kasih atau berat sebelah. Hubungan tersebut juga boleh menjejaskan nilai teras seperti rasa hormat dan kepercayaan dalam kalangan Pekerja dan Rakan Perniagaan. Begitu juga, kita tidak dibenarkan bekerja di Bahagian yang sama dan/atau tidak boleh menyelia secara langsung atau tidak langsung atau berada dalam kedudukan yang boleh mempengaruhi pengambilan, tugasan kerja atau penilaian orang yang mempunyai hubungan dengan kita. Apa-apa penempatan semula orang tersebut mestilah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. 11.5 Urusan Kontraktual dengan Pekerja TM tidak boleh membeli atau memajakkan harta, kelengkapan atau bahan daripada atau mengikat perjanjian kontraktual (selain kontrak pekerjaan) dengan Pekerja, kecuali dalam keadaan tertentu dan dibenarkan secara bertulis oleh Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. Sebagai pengecualian selanjutnya, TM tidak menghalang penyewaan rumah atau bangunan milik Pekerja atau Keluarga mereka dengan syarat kepentingan tersebut telah diisytiharkan kepada Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. 11.6 Aktiviti Pelaburan Kita tidak boleh membenarkan aktiviti pelaburan kita mempengaruhi, atau kelihatan mempengaruhi pertimbangan bebas kita bagi pihak TM. Situasi yang paling mungkin mewujudkan konflik kepentingan adalah apabila kita mempunyai pelaburan dalam pesaing, Rakan Perniagaan, atau Pelanggan dan keputusan kita boleh memberikan impak perniagaan ke atas pihak luar ini. Jika terdapat apa-apa keraguan tentang bagaimana pelaburan seharusnya difahami, ia hendaklah didedahkan kepada pegawai atasan kita. Kita juga dilarang membeli secara langsung atau tidak langsung, atau mendapatkan hak ke atas mana-mana harta atau bahan, apabila kita tahu TM mungkin berminat untuk mendapatkan peluang tersebut dan maklumat itu tidak diumumkan. 28
11.7 Aktiviti dan Derma Politik i. Derma Politik Kita tidak boleh memberikan apa-apa sumbangan atau bayaran politik bagi pihak TM. ii. Aktiviti Politik TM sedar bahawa Pekerja dengan peranannya sebagai rakyat berhak menyertai aktiviti politik yang sah. Walau bagaimanapun, kita mestilah mendedahkan dan mendapatkan kelulusan bertulis terlebih dahulu daripada Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan jika kita ingin bertanding dalam pilihanraya atau ingin memegang apa-apa jawatan yang dipilih, sebagai pegawai dalam mana-mana parti politik di peringkat Cawangan, Bahagian, Negeri atau Kebangsaan. Kita mestilah terlebih dahulu meletakkan jawatan di TM jika kita ingin secara aktif menyertai politik sepenuh masa atau dicalonkan sebagai calon dalam mana-mana pilihanraya atau dipilih sebagai wakil dalam Dewan Undangan Negeri atau Persekutuan. Kita tidak boleh dilihat sebagai menyokong atau memberikan apa-apa keutamaan kepada mana-mana parti politik. Kita tidak boleh menyatakan pandangan politik melalui cara yang boleh menyebabkan orang lain beranggapan bahawa kita bercakap bagi pihak TM. Kita mestilah memastikan mana-mana penyertaan dalam kempen politik dijalankan menggunakan masa kita sendiri, dengan sumber kita sendiri dan menurut prosedur Syarikat yang terpakai. Pelibatan kita hendaklah diasingkan daripada peranan dan tanggungjawab kita sebagai Pekerja TM. 11.8 Kewangan Peribadi Kita dan Keluarga kita tidak boleh meminjam wang daripada atau meminjamkan wang kepada Pelanggan, Rakan Perniagaan atau kontraktor bebas. Kita tidak boleh, dalam apaapa cara meletakkan diri kita di bawah obligasi yang serius ke atas mana-mana orang yang tertakluk secara langsung atau tidak langsung kepada kuasa rasmi kita atau yang kita mempunyai atau mungkin mempunyai urusan rasmi dengannya. Walau bagaimanapun, kita boleh meminjam wang atau membeli barangan melalui kredit daripada Pelanggan atau Rakan Perniagaan yang terlibat dalam perniagaan perkhidmatan kewangan, selagi kita tidak menerima layanan istimewa. Dasar ini tidak menghalang kita daripada meminjam wang daripada atau meminjamkan wang kepada ahli keluarga atau rakan berdasarkan kapasiti peribadi dan tidak bertentangan dengan etika perniagaan. Kita tidak boleh sekali-kali meletakkan TM dalam keadaan yang memalukan yang boleh menjejaskan nama baik TM. 29
11.9 Pengubahan Wang Haram Kita mestilah memahami perniagaan dan latar belakang mana-mana bakal pihak ketiga yang ingin menjalankan perniagaan dengan TM. Usaha wajar perlu dilakukan bagi memahami perniagaan dan latar belakang pihak tersebut untuk menentukan perkhidmatan serta sumber dan destinasi wang dan harta pihak tersebut. Apa-apa insiden urus niaga pengubahan wang haram yang disyaki perlu dilaporkan kepada pegawai atasan kita atau Perolehan Kumpulan. Jangan cuba menyiasat sendiri apa-apa kes pengubahan wang haram kerana tindakan tersebut boleh membahayakan kita atau menghalang apa-apa penyiasatan rasmi yang mungkin dijalankan. Untuk tujuan peruntukan ini, pengubahan wang haram berlaku apabila negara asal jenayah atau jenis wang atau aset disembunyikan dalam urusan perniagaan yang sah, apabila dana yang sah digunakan untuk menyokong aktiviti jenayah dan keganasan. Di Malaysia, kesalahan pengubahan wang haram termasuk di bawah Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram, Pencegahan Pembiayaan Keganasan dan Hasil daripada Aktiviti Haram 2001. 11.10 Aktiviti Perkhidmatan Awam, Rekreasi, Sukan dan Komuniti Kita digalakkan menyertai aktiviti perkhidmatan awam, rekreasi, sukan dan aktiviti komuniti lain, secara sukarela dan tidak berbayar pada bila-bila masa di luar waktu kerja. Kita mestilah boleh memenuhi dua tanggungjawab ini dengan memuaskan, berhubung dengan masa yang diambil untuk aktiviti luar dan pekerjaan sepenuh masa kita di TM. Jika kita ingin berkhidmat dengan badan berkanun atau badan awam, kita mestilah mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Pegawai Modal Insan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan. Kita mestilah mendapatkan kelulusan bertulis daripada penyelia terdekat kita jika kita berasa perlu untuk mengambil pelepasan semasa waktu kerja bagi menjalankan beberapa aktiviti atau tugas di luar. 30
11.11 Pendedahan dan Perisytiharan Semua pihak Pengurusan dan Pekerja bertanggungjawab mendedahkan dan/atau mengisytiharkan perkara berikut: Jenis Pengisytiharan Kepada Siapa Kekerapan 1 Perisytiharan Aset dan Kepentingan Pekerja dan pasangan mereka Melalui Sistem DOA yang ditetapkan oleh TM Setiap tahun 2 Konflik Kepentingan 2.1 2.2 Keluarga yang mempunyai kepentingan dalam bentuk kepengarahan, perkongsian, pemegangan saham, perundingan, penasihat atau melalui pihak ketiga dan entiti ini mempunyai urusan perniagaan dengan TM (langsung atau tidak langsung) Keluarga bekerja atau menyediakan apaapa jenis perkhidmatan kepada pesaing (langsung atau tidak langsung) Ketua Pegawai Modal Insan Apabila perlu 3 4 Pekerja yang mempunyai Hubungan Rapat atau mempunyai hubungan romantik atau intim dan bekerja dalam Bahagian yang sama Pekerja dan Keluarga menyewakan apaapa jenis harta kepada TM Ketua Bahagian* Ketua Pegawai Modal Insan Nota:* Ketua Bahagian mestilah membuat pendedahan segera kepada Ketua Pegawai Modal Insan setelah mengetahui hubungan tersebut. 31
12. MEMAHAMI PERATURAN TENTANG HADIAH, HIBURAN DAN KERAIAN KORPORAT TM melarang penggunaan hadiah, hiburan dan keraian korporat untuk mempengaruhi keputusan perniagaan secara tidak beretika. Kita mestilah mematuhi semua dasar, prosedur, undang-undang dan peraturan yang berkaitan dan terpakai bagi perkara ini. Hadiah, hiburan dan keraian korporat bermaksud apa-apa sahaja yang mempunyai nilai. Ia boleh termasuk yang berikut (senarai ini tidak lengkap): makanan perjalanan dan penginapan diskaun pinjaman tunai perkhidmatan hadiah pengangkutan penggunaan kenderaan atau kemudahan percutian pengubahsuaian rumah tiket untuk acara hiburan/sukan kad atau sijil hadiah saham produk syarat yang menguntungkan ke atas produk atau perkhidmatan 12.1 Hadiah Kita dan Keluarga kita dilarang, secara langsung atau tidak langsung: meminta, memohon, menerima hadiah (tunai atau selainnya) daripada Rakan Perniagaan TM atau mana-mana pihak ketiga yang mempunyai urusan dengan TM; atau menyediakan hadiah untuk pihak ketiga yang mempunyai urusan perniagaan dengan TM Kita mestilah memaklumkan Rakan Perniagaan atau mana-mana pihak ketiga yang terlibat dalam urusan perniagaan dengan TM tentang Dasar Hadiah dan mereka mestilah menghormati dan mematuhi dasar TM. i. Memperoleh / Menerima Kita tidak dibenarkan memperoleh atau menerima hadiah untuk diri kita atau pihak ketiga. Apabila keadaan menyebabkan kita tidak mungkin, sukar atau tidak wajar untuk menolak hadiah, kita perlu mengisi Borang Pelaporan Hadiah & Hiburan dengan segera dan menyerahkannya kepada Ketua Bahagian untuk mendapatkan keputusannya tentang pengurusan hadiah tersebut. Ketua Bahagian di TM mestilah memberikan perhatian dan pertimbangan yang wajar dalam menentukan kesesuaian hadiah dan kemudian memutuskan sama ada meluluskan penerimaan hadiah tersebut atau menghendaki hadiah itu dipulangkan. ii. Menyediakan / Menawarkan Kita tidak dibenarkan menyediakan hadiah kepada pihak ketiga kecuali ia menurut Garis Panduan Hadiah Korporat & Premium. Kita juga tidak digalakkan menyediakan hadiah atau menawarkannya jika ia boleh melanggar dasar penerima atau boleh, dalam apa-apa cara, dianggap sebagai sogokan atau rasuah. 32
iii. Pengecualian dalam Dasar Hadiah Terdapat beberapa keadaan apabila peruntukan hadiah dibenarkan seperti yang berikut: a. Pertukaran hadiah pada peringkat syarikat dengan syarikat. b. Hadiah daripada syarikat kepada institusi atau individu luar berhubung dengan majlis, acara dan perayaan rasmi syarikat. c. Hadiah daripada TM kepada Pekerja dan Pengarah dan/atau ahli keluarga mereka sempena majlis, acara dan perayaan yang diiktiraf di dalam atau di luar Syarikat. d. Hadiah token dengan nilai nominal yang biasanya tertera nama atau logo syarikat TM atau yang diberikan secara sama rata kepada orang awam, delegasi, pelanggan, pameran, latihan, pameran perdagangan dan lain-lain dan dianggap sebagai sebahagian daripada aktiviti pembinaan atau promosi jenama syarikat. e. Hadiah kepada pihak luar yang tidak mempunyai urusan perniagaan dengan TM (contohnya, hadiah berbentuk wang atau hadiah yang serupa kepada organisasi kebajikan). 12.2 Hiburan & Keraian Korporat Apa-apa tajaan berkaitan perjalanan oleh Rakan Perniagaan tidak dibenarkan sama sekali kecuali perjalanan itu untuk dan dilaksanakan antara TM dengan Rakan Perniagaan dan diluluskan lebih awal oleh pegawai atasan terdekat. Kecuali dilarang oleh undang-undang atau dasar organisasi penerima, TM akan membayar apa-apa perbelanjaan pengangkutan dan penginapan untuk atau yang ditanggung oleh Pelanggan atau Rakan Perniagaan dan lawatan itu mestilah untuk tujuan perniagaan yang sah, sebagai contoh, pemeriksaan kelengkapan di tapak, rundingan kontrak atau latihan. Apa-apa perjalanan yang disediakan oleh TM atau Rakan Perniagaan mestilah disokong dengan program terperinci. Menawarkan hiburan atau keraian korporat untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaan adalah tidak beretika dan dalam kebanyakan kes menyalahi undang-undang. Kita mestilah memahami peraturan dan bertanya jika kita tidak pasti sama ada bentuk hiburan dan keraian korporat yang tertentu dibenarkan atau tidak. Kita tidak digalakkan memberikan atau menerima tawaran hiburan atau keraian korporat yang menyalahi undang-undang, tidak sesuai atau yang melanggar komitmen kita terhadap TM. Kita seharusnya menolak dengan baik tawaran hiburan atau keraian korporat yang tidak mematuhi dasar ini atau dasar yang lebih ketat. 33
Pengecualian: Pengarah dan Pekerja TM boleh mengambil bahagian dalam acara yang dibayar oleh Rakan Perniagaan atau pihak ketiga jika: Ia menjadi sebahagian daripada pemupukan hubungan (pelibatan pelanggan) Ia berkaitan dengan perniagaan dan jika menyertainya dalam situasi tertentu, ia adalah demi kepentingan TM, dan Hos juga menyertai acara tersebut, dan Tidak melebihi tahap amalan perniagaan yang biasa; dan Menyertai acara tersebut tidak akan mempengaruhi keputusan perniagaan secara tidak wajar 12.3 Menyediakan Hadiah dan Hiburan untuk Pegawai Kerajaan Pekerja TM hendaklah sangat berhati-hati apabila menawarkan hadiah, hiburan dan keraian korporat kepada Pegawai Kerajaan. Kerajaan melarang pemberian apa-apa yang berharga kepada Pegawai Kerajaan sebagai usaha untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaan atau untuk mendapatkan manfaat lain yang tidak wajar. Perlu dipastikan bahawa hadiah, hiburan dan keraian korporat kepada Pegawai Kerajaan tidak dianggap sebagai sogokan dan mestilah dibuat menurut Garis Panduan Pengurusan Item Premium TM. Memberikan hadiah, hiburan dan keraian korporat kepada Pegawai Kerajaan atau ahli keluarga / isi rumah mereka biasanya dianggap sebagai keadaan yang perlu dikendalikan dengan bijaksana. Kadang kala, menawarkan hadiah kepada Pegawai Kerajaan mungkin sesuai untuk membina nama baik dan mengukuhkan hubungan kerja. Terdapat beberapa situasi apabila meraikan Pegawai Kerajaan didapati sesuai seperti menyediakan makanan selepas lawatan ke kemudahan TM atau menemani pegawai ke acara sukan atau kebudayaan yang diadakan sekali-sekala yang tidak berlebih-lebihan atau mewah. Jika kita mendapat kelulusan untuk menyediakan hadiah, hiburan atau keraian korporat untuk Pegawai Kerajaan, kita mestilah memastikan hadiah, hiburan atau keraian korporat itu tidak berlebih-lebihan atau mewah, dan mestilah sepadan dengan jawatan rasmi Pegawai Kerajaan itu dan bukan mengikut kapasiti peribadinya. Apa-apa permintaan untuk menyediakan hadiah, hiburan atau keraian korporat oleh Pegawai Kerajaan mestilah secara bertulis. Penyediaan dan pemberian hadiah, hiburan dan keraian korporat kepada Pegawai Kerajaan hendaklah menurut pekeliling Kerajaan Malaysia yang berkaitan. 34
13. MEMERANGI SOGOKAN DAN RASUAH Kita berhasrat melaksanakan dasar Toleransi Sifar dengan pendekatan atas ke bawah. 13.1 Pematuhan Undang-undang Kita dan Rakan Perniagaan kita dikehendaki mematuhi Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 ( Akta SPRM ) dan semua undang-undang dan peraturan pencegahan sogokan dan pencegahan rasuah yang lain, sama ada dalam negeri atau di peringkat antarabangsa, serta triti di negara di mana kita menjalankan perniagaan. Sebagai pegawai Badan Awam, mana-mana Pekerja TM yang menggunakan jawatan atau kedudukannya untuk mendapatkan suapan seperti yang diperuntukkan di bawah Seksyen 23 Akta SPRM, melakukan kesalahan dan akan diadili di bawah Akta SPRM. 13.2 Sogokan dan Rasuah Kita dilarang menerima atau meminta, memberikan atau menawarkan apa-apa bentuk suapan sebagai dorongan atau ganjaran supaya kita mengambil atau tidak mengambil apa-apa tindakan yang berkaitan dengan apa-apa perkara, yang Rakan Perniagaan, rakan atau Keluarga mempunyai kepentingan sama ada secara langsung atau tidak langsung. Rakan Perniagaan kita juga dilarang menerima dan/atau memberikan apa-apa bentuk suapan kepada kita sebagai dorongan atau ganjaran supaya kita menggunakan jawatan atau kedudukan kita apabila membuat apa-apa keputusan, atau mengambil apa-apa tindakan berkaitan dengan apa-apa perkara, yang Rakan Perniagaan, rakan atau Keluarga mempunyai kepentingan sama ada secara langsung atau tidak langsung. Jika apa-apa permohonan untuk mendapatkan sogokan diterima atau apa-apa tawaran untuk sogokan dibuat, menjadi tugas kita untuk menyerahkan, bersama dengan keterangan yang lengkap dan benar, jika mengetahui, nama orang yang meminta atau mendapatkan atau cuba mendapatkan suapan kepada Talian Etika seperti yang disediakan dalam bab Dasar & Pelaporan Pemberian Maklumat dalam Kod ini. Apa-apa kesalahan menerima, meminta, memberikan atau menawarkan apa-apa bentuk suapan akan diadili di bawah Akta SPRM atau mana-mana undang-undang lain yang terpakai. 13.3 Panduan Pencegahan Rasuah ( ACG ) TM Panduan Pencegahan Rasuah TM telah menetapkan garis panduan dalam ACG berkaitan dengan permintaan yang tidak wajar, sogokan dan rasuah yang mungkin timbul dalam melaksanakan perniagaan TM. Jika berlaku percanggahan antara Kod ini dengan ACG, maka Kod ini adalah terpakai. 35
14. DASAR & PELAPORAN PEMBERIAN MAKLUMAT TM dan Lembaga Pengarahnya komited terhadap program pemberian maklumat dalaman dengan memperkenalkan platform yang selamat dan boleh diterima untuk Pekerja dan Rakan Perniagaan TM untuk menyalurkan aduan tentang perlakuan yang tidak wajar yang tidak terhad kepada perlakuan perniagaan yang menyalahi undang-undang, tidak beretika dan tidak wajar yang menjejaskan Syarikat dan tentang peluang peningkatan perniagaan. Program pemberian maklumat dalaman membenarkan kita mengambil tindakan pencegahan dan pembetulan yang sesuai dalam Syarikat tanpa kesan negatif yang timbul akibat pendedahan terbuka, seperti rosaknya imej dan reputasi Syarikat, distres kewangan, hilang keyakinan pelabur atau kejatuhan harga saham. Pekerja dan Rakan Perniagaan digalakkan untuk mendedahkan aduan dengan berhati-hati tentang perlakuan perniagaan yang tidak wajar dalam TM. Dengan cara ini, Pekerja dan Rakan Perniagaan boleh membantu TM memantau dan mengesan perlakuan perniagaan yang menyalahi undang-undang, tidak beretika dan tidak wajar dalam TM yang mungkin tidak dapat dikesan dengan mudah melalui proses atau urus niaga biasa. TM mungkin tidak akan menyiasat atau melayan apa-apa pendedahan tanpa nama, dan Pekerja serta Rakan Perniagaan mungkin tidak dilindungi di bawah Dasar ini jika identiti Pekerja atau Rakan Perniagaan tidak didedahkan. Dasar ini disediakan untuk Pekerja dan Rakan Perniagaan membuat aduan secara bebas dan tidak berat sebelah. Pekerja dan Rakan Perniagaan boleh mendedahkan perlakuan tidak wajar berdasarkan kepercayaannya yang munasabah bahawa mana-mana orang telah terlibat, sedang terlibat atau sedang bersedia untuk terlibat dalam perlakuan tidak wajar. Pendedahan perlakuan tidak wajar tidak semestinya membawa kepada tindakan disiplin atau pendakwaan terhadap orang yang didedahkan. Pekerja dan Rakan Perniagaan hanya dikehendaki memberikan maklumat yang cukup untuk pihak pengurusan mengambil langkah yang sesuai. Perlindungan pemberi maklumat yang diberikan kepada pemberi maklumat ialah: a. Perlindungan maklumat sulit; dan b. Perlindungan terhadap kelakuan yang tidak wajar. Kita memberikan jaminan bahawa Pekerja dan Rakan Perniagaan tidak akan menghadapi risiko terhadap apa-apa bentuk gangguan pekerja yang tidak terhad kepada ancaman, pemangsaan, hukuman atau tindakan balas daripada pegawai atasan mereka atau daripada mana-mana pihak Pengurusan. Walau bagaimanapun, perlindungan yang diberikan di bawah program ini akan dibatalkan jika pemberi maklumat: a. menyertai kelakuan tidak wajar yang didedahkan; b. dengan sengaja membuat pendedahan yang diketahui atau dipercayai sebagai palsu; c. pendedahan kelakuan tidak wajar itu remeh atau menyusahkan; dan d. pendedahan kelakuan tidak wajar itu dibuat dengan motif untuk mengelakkan dibuang kerja atau tindakan tatatertib yang lain. 36
Apa-apa percubaan untuk mengambil tindakan balas, memangsakan atau mengugut seseorang (pemberi maklumat) yang membuat laporan dengan suci hati dianggap sebagai pelanggaran yang serius terhadap Kod Etika Perniagaan ini dan akan dikenakan tindakan dan prosedur tatatertib yang tegas. Semua aduan yang diterima akan disiasat dan dipertimbangkan sewajarnya oleh jawatankuasa bebas yang dilantik oleh Lembaga Pengarah untuk mengambil tindakan lanjut, jika ada, berdasarkan hasil penyiasatan. Jika Pekerja dan Rakan Perniagaan mempunyai aduan tentang perlakuan yang menyalahi undang-undang atau tidak beretika di tempat kerja atau dalam urusan perniagaan dengan TM, dan tidak selesa membincangkan masalah itu melalui saluran biasa, maka mereka digalakkan menggunakan Talian Etika dengan identiti mereka hanya diketahui oleh orang tertentu. Perkhidmatan ini bukan menggantikan perbualan langsung dengan kami, tetapi sebagai galakan dan memudahkan pendedahan perlakuan tidak wajar serta melindungi Pekerja dan Rakan Perniagaan daripada tindakan yang menjejaskan dan untuk mendedahkan perkara itu selanjutnya. Seperti yang diperuntukkan oleh undang-undang, Pekerja dan Rakan Perniagaan juga boleh membuat laporan tentang amalan yang menyalahi undang-undang atau tidak beretika secara terus kepada badan berkanun seperti Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, Suruhanjaya Sekuriti, Polis Diraja Malaysia atau agensi kerajaan lain yang serupa di negara lain di mana perniagaan beroperasi. Dalam hal tersebut, perlindungan maklumat sulit juga diperuntukkan di bawah undang-undang yang berkenaan seperti Akta Keterangan 1950, Akta SPRM, Akta Syarikat 1965, WPA dan Akta Perlindungan Saksi 2009. Semua Pekerja dan Rakan Perniagaan hendaklah tahu dan sensitif terhadap situasi yang boleh mengakibatkan tindakan yang diambil oleh mereka, atau oleh orang lain, yang mungkin melanggar Kod ini. Jika Pekerja dan Rakan Perniagaan tidak pasti tentang perlakuan wajar dalam keadaan tertentu atau ingin mengemukakan apa-apa perkara yang timbul berhubung dengan aktiviti Syarikat atau kelakuan mana-mana Pekerja yang, diketahui atau tidak diketahui, mungkin telah melanggar Kod ini, maka menjadi tanggungjawab Pekerja dan Rakan Perniagaan menghubungi sekurang-kurangnya salah satu yang berikut: 1. Menghubungi pegawai atasan terdekat yang boleh, menurut budi bicaranya, menangani keadaan ini sendiri atau berunding dengan kakitangan lain yang sesuai seperti dari Unit Etika & Integriti Enterpris, Bahagian Perundangan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan dan Audit Dalam Kumpulan. 2. Jika ada apa-apa aduan bahawa pelanggaran undang-undang atau pelanggaran Kod ini telah berlaku, dan jika seseorang ingin mengemukakan sesuatu perkara secara sulit, atau atas dasar tanpa nama, maka orang itu boleh menghubungi terus ahli yang diberi kuasa dari Bahagian Perundangan, Pengurusan Modal Insan Kumpulan atau Audit Dalam Kumpulan atau Talian Etika. Syarikat tidak akan mendedahkan identiti orang itu tanpa kebenarannya kecuali pendedahan itu dikehendaki di bawah undang-undang. 37
Setiap Pekerja dan Rakan Perniagaan berkewajipan melaporkan apa-apa pelanggaran atau pelanggaran yang disyaki bagi apa-apa tingkah laku atau perlakuan perniagaan dan komitmen etika yang dia sedar atau tahu, sama ada ia berkaitan dengan Pekerja atau Rakan Perniagaan, dengan menyalurkan laporan atau lain-lain ke saluran berikut: Talian Etika TM Nombor Bebas Tol : 1-800-88-2377 (Malaysia Sahaja) Talian Terus : 03-2246 5377 E-mel : ethic@tm.com.my Hantarkan laporan anda melalui : http://1intra/workgroups/legal/eirp/pages/home.aspx 38
39
15. PROSES Bil Proses Subproses Memastikan Pekerja mempunyai salinan Kod/akses ke Laman Web TM. Pengurus Peringkat Unit Etika & Integriti Enterpris T, D T Sumber Manusia 1.0 Menyampaikan objektif Pekerja mestilah menandatangani Perakuan Pematuhan Kod Perniagaan yang mengesahkan pemahaman dan pematuhan mereka terhadap Kod dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perkhidmatan mereka atau apabila dikehendaki oleh Syarikat. T, D T, D Memastikan Pekerja memahami sepenuhnya prinsip Kod ini. T, D T, D Mematuhi piawaian yang dinyatakan dalam Kod ini. T, D T, D Melaporkan apa-apa pelanggaran Kod. T, D 2.0 Perisytiharan Aset dan Kepentingan 3.0 Hadiah Pekerja yang baru dilantik dikehendaki mengisi dan menandatangani Perisytiharan Aset dan Borang Kepentingan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perkhidmatan mereka. Pekerja sedia ada dikehendaki memuat naik dan mengisi borang DOA setiap tahun dan/atau mengemas kini apaapa perubahan maklumat. Pekerja dikehendaki mengisytiharkan apa-apa hadiah yang diterima/ditolak menggunakan Borang Pelaporan Hadiah & Hiburan. T, D T, D T, D T T, D T Nota: T Tanggungjawab D Dipertanggungjawabkan 40