KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI PROSES KERJA PENYEDIAAN DAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: NAMA : Mohd.Din bin Md Nor @ Abd.Latif Jawatan : Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam Tarikh : 08 September 2017 Diluluskan oleh: NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017 PPP-04 (4) (08-09-17)
Mukasurat 1 /8 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES... 2 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 2 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 3 1.6 Singkatan... 3 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 4 2.1 PENYEDIAAN DAN... 4 3. SWIMLANE 4.4.1... 5 3.1 PENYEDIAAN DAN... 5 4. PROSES KERJA 4.4.1... 6 4.1 PENYEDIAAN DAN... 6 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 6 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 7 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 7 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 7 9. LAMPIRAN 8.5... 7 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 8
Mukasurat 2 /8 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan Penyediaan dan Pelaksanaan Amali dijalankan secara terancang dan sistematik. 2) Skop (key activities) a. Perancangan amali b. Perlaksanaan amali 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Pelaksanaan Amali mengikut yang dirancang. b. Pemantauan Pembelajaran dan Pengajaran sekali setahun. 4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam 5) Pelanggan proses 5.2 a. Pensyarah b. Penyelia Makmal / Bengkel c. Ketua Jabatan 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Ketua Program b. Ketua Jabatan c. Pengarah d. JPP 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum b. Rancangan Mengajar c. Takwim P&P d. Jadual Waktu 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan Ketua program/ketua kursus Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Penyelaras Kualiti Jabatan Pemilik proses Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Makmal / Bengkel Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Alatan amali berkaitan Pengangkutan 7.1.3 (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Internet Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Ikut keperluan kursus Bahan 7 Alat tulis Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Kurikulum Kemahiran dalam bidang berkaitan
Mukasurat 3 /8 Kompetensi kakitangan 7.2 Ijazah dalam bidang berkaitan Mengikuti kursus pedagogi atau yang setara Lain-lain 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan minggu sebelum Sesi Pengajian Serahan Tangan Pensyarah 1.5 Definisi PERKATAAN Amali Helaian Amali Pensyarah Penyelaras Amali Penyelia Makmal/Bengkel PENERANGAN Sesi ujikaji Helaian maklumat tentang ujikaji Pensyarah yang bertanggungjawab untuk sesi amali Pensyarah yang menyelaras suatu amali Pegawai yang menyelia makmal/bengkel 1.6 Singkatan SINGKATAN PPI KJ RM PENERANGAN Pensyarah Pelawat Industri Ketua Jabatan Rancangan Mengajar
Mukasurat 4 /8 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 PENYEDIAAN DAN SOURCE OF INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Kurikulum SEDIA HELAIAN Helaian amali kursus Penyelaras Amali RM SEDIA JADUAL KERJA Jadual kerja amali Pelajar Penyelia Makmal / Bengkel Pelajar Borang tempahan peralatan Bahan Amali Alatan Amali Laporan amali TEMPAHAN PERALATAN LAKSANA SEMAK LAPORAN Peralatan Laporan amali Markah amali Penyelia Makmal / Bengkel Pelajar Pelajar Markah Amali REKOD MARKAH Markah kerja kursus KJ
Mukasurat 5 /8 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 PENYEDIAAN DAN KETUA JABATAN PENSYARAH KURSUS PENYELARAS PELAJAR MULA SEDIA HELAIAN SEDIA JADUAL KERJA TEMPAH ALAT LAKSANA SEDIA LAPORAN SEMAK LAPORAN REKOD MARKAH TAMAT
Mukasurat 6 /8 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 PENYEDIAAN DAN Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pensyarah Menyediakan Helaian Amali. 2. Penyelaras Amali Menyediakan Jadual Kerja Amali 3. Pensyarah 4. Pensyarah Membuat tempahan alat amali. Memantau pelaksanaan amali pelajar. 5. Pelajar Melaksana amali. 6. Pelajar Menyediakan laporan amali. 7. Pensyarah Menyemak laporan amali. 8. Pensyarah Memberi dan merekod markah. 9. Ketua Jabatan Menyemak rekod markah. 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Markah Kerja Kelulusan perancangan Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada kurikulum Pemantauan Ketua Jabatan Kawalan Proses yang Audit luaran disumber luar 8.4 Identifikasi dan Kod kemudahkesanan 8.5.2 No Pendaftaran Pelajar Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar Markah pelajar Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan dan Makmal / Bengkel Data dan markah pelajar Khidmat selepas Pertemuan luar jadual waktu perkhidmatan 8.5.5 Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu Kurikulum Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Pemantauan Pembelajaran dan Pengajaran Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Amali Ulangan (jika perlu)
Mukasurat 7 /8 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG Gagal menyedia dan melaksana amali secara terancang dan sistematik. Tindakan pencegahan Taklimat kerja di awal sesi pengajian Semak FRP/Rancangan Mengajar Memastikan Penyediaan dan Pelaksanaan Amali dijalankan secara terancang dan sistematik. /bengkel penyediaan amali berkesan PPI Anugerah Kecemerlangan Pensyarah Strategi mencapai peluang Memberi ingatan dan galakan kepada pensyarah berkaitan penyediaan amali Peruntukan Anugerah 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) 1. Helaian amali tidak disediakan semakan KJ/KP sediakan 2. Jadual kerja amali tidak disediakan semakan KJ/KP sediakan 3. Peralatan tidak berfungsi selenggara berkala alternatif 4. Laporan amali tidak disediakan semakan sediakan Pensyarah 5. Markah amali tidak disediakan semakan KJ/KP sediakan 6. Markah kerja kursus tidak disediakan semakan KJ/KP sediakan 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD TEMPOH SIMPANAN tiada TEMPAT SIMPANAN KATEGORI 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN PPP-04 (2) (08-09-17) PPP-04 (3) (08-09-17) PPP-04 (4) (08-09-17) NAMA LAMPIRAN JADUAL KERJA BENGKEL/ MAKMAL/ KERJA LUAR BORANG TEMPAHAN PERALATAN MAKLUMAT PERALATAN YANG DIAMBIL / DIHANTAR UNTUK KERJA LUAR
Mukasurat 8 /8 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 15/8/2017 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.
JADUAL KERJA BENGKEL/ MAKMAL/ KERJA LUAR Kelas :. Nama Pensyarah : 1 2... 3 4... 5... 6... A. KUMPULAN PELAJAR Kumpulan A Kumpulan B Bil. No. Pend Nama Bil. No. Pend Nama Kumpulan C Kumpulan D Bil. No. Pend Nama Bil. No. Pend Nama PPP-04 (2) (08-09-17)
B. AGIHAN KUMPULAN BIL TAJUK / BENGKEL MINGGU 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Tandatangan Pensyarah. Tarikh : ( ) PPP-04 (2) (08-09-17)
BORANG TEMPAHAN PERALATAN JABATAN :. NAMA PENSYARAH KURSUS: TARIKH AMBIL : TARIKH HANTAR : BIL JENIS PERALATAN BIL. CATATAN UNIT Tandatangan Pensyarah Tandatangan Juruteknik/ Pembantu Makmal / Penyelia Makmal... ( ) ( ) PPP-04 (3) (08-09-17)
MAKLUMAT PERALATAN YANG DIAMBIL / DIHANTAR UNTUK KERJA LUAR JABATAN :.. NAMA PENSYARAH KURSUS / KETUA KUMPULAN : BIL JENIS PERALATAN TARIKH AMBIL BIL. UNIT TARIKH HANTAR BIL. UNIT CATATAN Tandatangan Pensyarah / Ketua Kumpulan. ( ) PPP-04 (4) (08-09-17)