POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 900:0 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN TARIKH : 8 September 07
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG KANDUNGAN PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG XXXXXXXXX.... LANGKAH - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI.... LANGKAH - PENGWUJUDAN KONTEKS.... LANGKAH - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG... 6. LANGKAH - ANALISIS RISIKO... 7. Analisis BOW-TIE... Error! Bookmark not defined... Analisis BOW-TIE: R-BKP-0... 7.. Analisis BOW-TIE: R-BKP-0... Error! Bookmark not defined... Analisis BOW-TIE: R-BKP-0... Error! Bookmark not defined... Analisis BOW-TIE: R-BKP-0... Error! Bookmark not defined.. Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi... 9. LANGKAH -PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG... 0.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko... 0.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang... 0.. Heat Matrix Risiko dan Peluang... 6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG... 6.. Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang... 6.. Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)... 6.. Strategi Rebut Peluang... 7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA... 7.. Pemantauan dan Usulan... 8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN... 9. LAMPIRAN... 9. Definisi... 9. Lampiran : Kod Daftar... 9. Lampiran : Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak... 9. Lampiran : Pelan Tindakbalas Risiko... 6
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG XXXXXXXXX PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT) Konteks Strategik Konteks Proses Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan Konteks projek Penentuan Kriteria Pengaruh Dalaman dan Luaran Penilaian Risiko & Peluang KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI (COMMUNICATIOAN AND CONSULTATION) KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku? Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS) Menentukan kawalan sediaada Menentukan kebarangkalian dan punca Menentukan kesan dan akibat Menentukan tahap risiko PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA (MONITORING AND REVIEW) PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION) Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak Magnitud risiko & peluang Keutamaan PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT) Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan Pelan Tindakan ADAPTASI: MS ISO 000:00
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang ORGANISASI PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT STAF POLITEKNIK MELAKA PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI) HUBUNGAN. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan. Pembekal Bekalan Alat tulis PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI). Pengarah Meluluskan budget. Unit Kewangan Menguruskan perolehan gunasama PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT). Pengarah. Kakitangan Akademik. Kakitangan Bukan Akademik
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - PENGWUJUDAN KONTEKS PEMILIK RISIKO DAN PELUANG BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN FUNGSI/KEY ACTIVITIES - Unit Aset dan Stor Pengurusan Aset :. Menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup, Stor dan Aset Tak Ketara Kerajaan di Kementerian/ Jabatan/ PTJ di bawah kawalannya meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan; dan Kehilangan dan Hapus Kira.. Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK). Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada PMK untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat JKPAK yang diadakan setiap tiga () bulan sekali. Mendapatkan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih dan Stor 6. Menyediakan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum Mac tahun berikutnya. Pengurusan Stor :. Memantau urusan stor selaras Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 6 meliputi Penerimaan, Merekod Stok, Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan, Keselamatan dan Kebersihan, Pelupusan dan Kehilangan dan Hapus Kira. Memantau pengurusan pelantikan Pegawai Stor, Penerima Stok, Pengeluar Stok, Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi Stor. Memantau penyediaan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor untuk dibentang dalam Mesyuarat JKPAK.. Memantau penyediaan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum Mac tahun berikutnya KOD DAFTAR BKP OBJEKTIF Unit Aset dan Stor Pengurusan aset dan stor yang sistematik dan efisyen
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG RUJUKAN LUARAN. PP. Arahan perbendaharaan PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN. PMK-PK- PS-0 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN). Tiada. Tiada IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF 7S Mc Kinsey PESTEL Strategy Political Structure Economic Systems Social Shared Values Technology Style (leadership) Environment Staff Legal Skills & Competency - Sangat Rendah Rendah Sederhana Besar Sangat besar
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan daftar risiko dan peluang. Rujuk contoh lampiran KOD R-BKP-0 KOD P-BKP-0 KOD R-BKP-0 KOD P-BKP-0 OBJEKTIF # 0 PENGURUSAN ASET YANG BERSISTEMATIK Kehilangan Aset Alih Kerajaan RISIKO PELUANG Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara pengurusan aset OBJEKTIF # 0 PENGURUSAN STOR YANG BERSISTEMATIK Kegagalan Pengurusan Stor RISIKO PELUANG Mempertingkatkan kompetensi staf dalam pengurusan stor 6
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - ANALISIS RISIKO.. Analisis BOW-TIE: R-BKP-0 OBJEKTIF Pengurusan Aset Yang Bersistematik PUNCA BOW TIE ANALYSIS Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK Pergerakan Aset Alih tidak direkod Pemilik Lokasi tidak mengambil maklum perihal Aset Alih Susun atur aset alih tidak mengikut lokasi yang didaftarkan Aset Alih tidak diletakkan dalam keadaan selamat dan berkunci Kecurian dan sabotaj Merekodkan pergerakan Aset menggunakan KEW.PA 6 Program/Kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset alih pengurusan Aset Alih disusun kemas mengikut lokasi bagi memudahkan pemantauan Memasang jeriji Pemantauan aset secara berkala oleh Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit Kehilangan Aset Alih Kerajaan Pemeriksaan Mengejut dilaksanakan Memasang CCTV Memperketatkan kawalan ketat keluar masuk bangunan oleh Pengawal Keselamatan Mengadakan perjanjian antara KJ dan pemilik lokasi untuk menjaga Aset dengan baik Teguran audit Pembaziran terhadap Harta Kerajaan P & P terganggu Tatatertib/Surcaj 7
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.. Analisis BOW-TIE : R-BKP-0 OBJEKTIF Pengurusan Stor Yang Bersistematik PUNCA BOW TIE ANALYSIS Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK Ruang stor yang tiada pengudaraan yang baik dan sempit Memasang exhaust fan bagi pengudaraan yang lebih baik Penyusunan stok yang tidak teratur Kebakaran Melakukan penyusunan semula stok agar kemas dan teratur Memastikan Fire Supresion System berfungsi Menyediakan rak besi yang sesuai/ boleh diubahsuai agar mudah disusun dan senang dicapai Memasang CCTV Teguran audit Pembaziran terhadap perolehan Kerajaan Kesilapan Pengiraan Stok Tidak merekod keluar masuk stok dengan betul Pengiraan Stok secara berkala Merekod setiap keluar masuk stok secara berterusan Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) Kegagalan Pengurusan Stor Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa untuk keluar masuk stor P & P terganggu Tatatertib/Surcaj Kecurian dan sabotaj Mengawasi keluar masuk staf yang tidak berkaitan Menampal penanda larangan untuk orang luar dari memasuki stor Ancaman serangan tikus dan anai-anai Melaksanakan pembasmian serangan-serangga seperti Pest Control 8
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.. Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI OBJEKTIF Pengurusan Aset Yang Bersistematik R-BKP-0 Penyataan risiko NO TINDAKAN PENCEGAHAN. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 6. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset. Aset Alih disusun dengan kemas mengikut lokasi bagi memudahkan pemantauan dilaksanakan. Memasang jeriji. Pemantauan aset secara berkala oleh Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit NILAI MIN. TINDAKAN MITIGASI. Pemeriksaan mengejut dilaksanakan. Memasang CCTV. Memperketatkan kawalan keluar masuk bangunan PMK oleh Pengawal Keselamatan. Mengadakan perjanjian antara KJ dan pemilik lokasi untuk menjaga Aset dengan baik NILAI MIN OBJEKTIF Pengurusan Stor Yang Bersistematik R-BKP-0 Penyataan risiko NO TINDAKAN PENCEGAHAN. Memasang exhaust fan bagi pengudaraan yang lebih baik. Melakukan penyusunan semula stok agar kemas dan teratur. Memastikan Fire Supresion System berfungsi. Pengiraan Stok secara berkala. Merekod setiap keluar masuk stok secara berterusan 6. Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) 7. Mengawasi keluar masuk staf yang tidak berkaitan 8. Menampal penanda larangan untuk orang luar dari memasuki stor 9. Melaksanakan pembasmian serangan-serangga seperti Pest Control NILAI MIN.8 TINDAKAN MITIGASI. Menyediakan rak besi yang sesuai/ boleh diubahsuai agar mudah disusun dan senang dicapai. Memasang CCTV. Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa untuk keluar masuk stor NILAI MIN. Gagal/tiada bukti Kurang Memuaskan Sederhana Baik Cemerlang 9
0 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah ) Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi. LANGKAH -PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko Nota: Rujuk Lampiran -Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak DAFTAR RISIKO IDENTIFIKASI RISIKO PERISTIWA RISIKO (RISK EVENT) PENILAIAN RISIKO (-VE) MAGNITUD IMPAK (IMPACT) (paksi-x) 6 7 8 9 ANALISIS RISIKO KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-y) 0 6 7 8 9 0 R-BKP-0 Kehilangan Aset Alih Kerajaan 8 R-BKP-0 Kegagalan Pengurusan Stor 6.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang PENILAIAN PELUANG (+VE) DAFTAR PELUANG IDENTIFIKASI PELUANG PERISTIWA (OPPORTUNITY) MAGNITUD IMPAK (IMPACT) (paksi-x) 6 7 8 9 ANALISIS PELUANG KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-y) 0 6 7 8 9 0 P-BKP-0 P-BKP-0 Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara pengurusan aset Mempertingkatkan kompetensi staf dalam pengurusan stor 8 6 7 0
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.. Heat Matrix Risiko dan Peluang RISIKO PELUANG K E B A R A N G K A L I A N 0 0 9 9 8 8 7 P-BKP-0 7 (6,7) 6 6 R-BKP-0 P-BKP-0 (,) (8,) R-BKP-0 (,) 6 7 8 9 0 0 9 8 7 6 K E B A R A N G K A L I A N IMPAK IMPAK ZON MERAH : HIGH ZON KUNING : MEDIUM ZON HIJAU : LOW KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON BKP - 0 R Kehilangan Aset Alih Kerajaan (,) = 8 Low BKP - 0 R Kegagalan Pengurusan Stor (,) = 6 Low BKP - 0 P Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara pengurusan aset BKP - 0 P Mempertingkatkan kompetensi staf dalam pengurusan stor (8,) = Medium (6,7)= Medium
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran Pelan Tindakbalas risiko 6.. Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang TINDAKBALAS KOD PERISTIWA RISIKO DAN PELUANG ACCEPT AVOID TRANSFER MITIGATE EXPLOIT SHARE ENHANCE IGNORE RISIKO R-BKP-0 Kehilangan Aset Alih Kerajaan / / R-BKP-0 Kegagalan Pengurusan Stor / / PELUANG P-BKP-0 Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara pengurusan aset P-BKP-0 Mempertingkatkan kompetensi staf dalam pengurusan stor / / / / 6.. Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Nota: Input kepada Perancangan Strategik (Input : SWOT & TOWS) R-BKP-0 Kehilangan Aset Alih Kerajaan STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 6 Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset PPT(Aset & Stor). Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut JK Pemeriksaan Aset tatacara pengurusan aset Alih. Memperketatkan kawalan pintu masuk untuk mengelakkkan berlaku kehilangan aset R-BKP-0 Kegagalan Pengurusan Stor STRATEGI RAWATAN RISIKO Pengurusan PMK TANGGUNGJAWAB. Mempertingkatkan kompetensi staf dalam pengurusan stor PPT(Aset & Stor). Meningkatkan lagi tahap ciri-ciri keselamatan untuk mengelakkan berlaku kehilangan dan kecurian. Meningkatkan lagi tahap kualiti kebersihan untuk mengelakkan serangan perosak PPT(Aset & Stor) Kakitangan Unit Aset & Stor
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 6.. Strategi Rebut Peluang P-BKP-0 R-BKP-0 Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara pengurusan aset STRATEGI REBUT PELUANG. Menyusun jadual pemeriksaan aset bagi memastikan semua jabatan diaudit. Memastikan penemuan audit pemeriksaan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan JKPAK. JKPAK memantau sama ada Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit telah mengambil tindakan bagi teguran aset yang diterima R-BKP-0 P-BKP-0 Mempertingkatkan kompetensi staf dalam pengurusan stor STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB JKPAK Pegawai Aset PMK Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit TANGGUNGJAWAB. Memohon peruntukan untuk staf menghadiri latihan/kursus professional PPT(Aset & Stor). Memohon latihan/kursus yang dianjurkan oleh pihak JPP/KPT/Agensi Luar PPT(Aset & Stor) 7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang ditetapkan oleh organisasi seperti setiap -6 bulan 7.. Pemantauan dan Usulan BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL TINDAKAN. Memantau pengurusan aset setiap bulan melalui Sistem SPA. Memperketatkan kawalan pintu masuk untuk mengelakkkan berlaku kehilangan aset. Memohon latihan/kursus yang dianjurkan oleh pihak JPP/KPT/Agensi Luar Usul Penambahbaikan: Tiada SEDANG DIAMBIL TINDAKAN / / TELAH DIAMBIL TINDAKAN Pegawai yang memantau Nama : Siti Ramlah Binti Ahmad Tarikh :
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data. MAGNITUD 80 70 60 0 0 0 0 0 0 PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO MENURUN MENINGKAT KOD-R0 KOD-R0 KOD-R0 KOD-R0 Sep-6 6 9 9 Mac 07 6 6 Jun-8 0 68 6 MAGNITUD 0 0 0 0 0 0 PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG MENINGKAT MENINGKAT MENURUN KOD-R0 KOD-R0 KOD-R0 Jun-6 9 0 Jun-7 6 0 6 Jun-8 0 0 0
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 9. LAMPIRAN 9. Definisi RISIKO (-ve) PELUANG(+ve) RISIKO Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan (Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI PELUANG Kesempatan Yang Baik Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian, Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari kewujudan peluang WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY 9. Lampiran : Kod Daftar KOD R P Risiko Peluang RUJUKAN (Contoh) 9. Lampiran : Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG KEBARANGKALIAN IMPAK DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN - Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah - Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah - Kurang kemungkinan (unlikely) - Kecil (minor) Mungkin berlaku pada sesuatu masa -6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa 7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu 9-0 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan Bantuan segera, kerugian sederhana -6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar 7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi 9-0 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA -0 9. Lampiran : Pelan Tindakbalas Risiko 6