PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO 9001:2008. PENGURUSAN PEMBELIAN BAHAN PAKAI HABIS (VOT 27000) (PPSP/Pent/CP5)

Size: px

Start display at page:

Download "PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO 9001:2008. PENGURUSAN PEMBELIAN BAHAN PAKAI HABIS (VOT 27000) (PPSP/Pent/CP5)"

Thomas Dixon
6 years ago
Views:

1 PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELIAN BAHAN PAKAI HABIS (VOT 27000) (PPSP/Pent/CP5) Edisi 3 1 Julai /8

2 KANDUNGAN : 1. Tujuan 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Prosedur 7. Carta alir prosidur 8. Rekod 9. Lampiran 2/8

3 1. TUJUAN Untuk mempastikan proses pengendalian pembelian bahan kimia / pakai habis / kit dan alatulis mengikut garis panduan Peraturan USM. 2. SKOP Proses ini melibatkan staf Jabatan/, staf Pentadbiran dan juga staf Stor Pusat PPSP untuk proses pembelian, penerimaan, hingga ke proses pembayaran. 3. DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Peraturan PPSP/Pent/Kew/IR3 3.2 Pekeliling Perbendaharaan PPSP/Pent/Kew/ER1 4. DEFINISI 4.1 Barang Standard - Barang yang dibeli oleh Stor Pusat PPSP untuk dibekalkan kepada Jabatan/ 4.2 Barang Bukan Standard - Barang yang dibeli oleh Jabatan/ untuk kegunaan Jabatan/ berkenaan 5. SINGKATAN KPP Ketua Penolong Pendaftar PTK Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTS Pembantu Tadbir (Stor) PSK Pegawai Sains Kanan FIS Financial Information System PO Purchase Order (Borang Pesanan) DO Delivery Order (Nota Penghantaran) DC Document Controller efas E Financial Accounting System GRN Good Received Note (Nota Penerimaan Barang) 3/8

4 6. PROSEDUR Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.1 Makluman Peruntukan Keluarkan memo agihan peruntukan untuk Jabatan/ (Nota: Memo ini juga mengandungi maklumat/kriteria penggunaan peruntukan untuk Jabatan/) Serahkan pada PTK untuk disemak Serahkan pada KPP untuk ditandatangani Hantar memo kepada Jabatan/ dan satu salinan kepada Dekan dan Timbalantimbalan Dekan Simpan satu salinan memo setiap jabatan/unit dalam fail pejabat Pentadbiran. PTK KPP 6.2 Terima dan Proses Permohonan Terima permohonan pembelian bersama sebutharga daripada Jabatan/ hasil cetakan dari efas Semak sama ada borang tersebut diisi lengkap dengan maklumat berikut : - Nama pemohon - Jabatan/ - Perihal barang - Kuantiti barang - Tandatangan Ketua Jabatan - Sebutharga yang sesuai (Nota : a. Pembelian sehingga /PTK/KPP 4/8

5 RM20,000 setahun untuk kategori item yang sama dilaksanakan secara pembelian terus. b. Pembelian melebihi RM20,000 hingga RM50,000 setahun untuk kategori item yang sama perlu dilaksanakan secara sebutharga peringkat PTJ. c. Pembelian melebihi RM50,000 setahun untuk kategori item yang sama perlu dilaksanakan secara sebutharga rasmi melibatkan Jabatan Bendahari. ) Isikan maklumat baki peruntukan pada borang. (Nota : Sekiranya baki tidak mencukupi maklumkan kepada Jabatan/ untuk memohon peruntukan tambahan daripada Dekan) Serahkan borang tersebut kepada PSK, PTK dan KPP untuk semakan dan sokongan. Seterusnya majukan kepada Dekan untuk kelulusan. (Nota : Jika permohonan tidak diluluskan atau ada perubahan pihak Pentadbiran akan maklumkan kepada pemohon) 5/8

6 Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.3 Perolehan Terima semula borang permohonan Jabatan/ yang diluluskan oleh Dekan Sediakan PO untuk pembelian dalam sistem efas Tandatangan oleh KPP dan Dekan Rekod dalam sistem FIS Sediakan PO dalam 3 salinan untuk Pembekal, Fail dan Stor Penerimaan Barang Terima barang dan tentukan jenis barangan serta sediakan GRN i) Standard diterima terus di Stor Pusat PPSP ii) Bukan Standard maklumkan Jabatan/ berkenaan (Nota: Untuk barang bukan standard, staf di Jabatan/ akan memeriksa serta merekod penerimaan item tersebut dan menghantar DO kepada,bahagian Pentadbiran untuk tindakan selanjutnya.) Untuk barangan standard, semak sama ada bilangan dan jenis item yang dihantar sama dengan yang dicatat dalam DO. (Nota: Jika tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan maklumi pembekal untuk tindakan selanjutnya) Rekod dalam buku penerimaan barangan dan kemaskini inventori Hantar Inbois, DO, GRN dan PO ke Bahagian Pentadbiran untuk proses pembayaran. PTS/ 6/8

7 Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.5 Proses pembayaran Terima dokumen (Inbois/ DO/ GRN/ PO) daripada Stor Pusat Semak dan daftar dokumen (Inbois/ DO/ GRN/ PO) dalam sistem efas. Jika tidak lengkap kembalikan semula kepada PTS Jika dokumen lengkap dapatkan tandatangan PTK dan KPP Sahkan daftar dokumen dalam sistem efas Fotokopi satu salinan untuk fail Hantar dokumen asal ke Jabatan Bendahari untuk proses pembayaran Rekod dalam sistem FIS. / PTK PTK/KPP 7/8

8 7. CARTA ALIR PROSEDUR : 8. REKOD Nama No. Rujukan Penyimpanan Sistem FIS (Financial Information System) Salinan Dokumen Vot Filemaker Pro (On-line) PPSP/Pent/Kew27/R1 Tempoh Lokasi Tanggungjawab Tiada had tempoh Rekod Penghantaran Vot PPSP/Pent/Kew27/R2 Senarai Pembekal Vot PPSP/Pent/Kew27/R3 Surat Menyurat Vot (L2) PPSP/Pent/Kew27/R4 Rekod Penilaian Prestasi Pembekal Vot PPSP/Pent/Kew27/R5 9. LAMPIRAN Lampiran Nombor Rujukan 9.1 Rekod Pindaan PPSP/Pent/CP5/L1 9.2 Surat Agihan Peruntukan PPSP/Pent/CP5/L2 8/8

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara, tindakan, bidang tugas dan tanggungjawab untuk proses perolehan yang dibuat secara rundingan terus (Direct Negotiation).