KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PENGURUSAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA Jawatan : SITI RAMLAH BINTI AHMAD : Penolong Pegawai Tadbir Kanan NAMA Jawatan : MOHD ARIFFIN BIN AMAN : Timbalan Pengarah Sokongan Akademik Tarikh : 08-09-2017 Tarikh : 08-09-2017
Mukasurat 1 /11 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES... 2 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 2 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 3 1.6 Singkatan... 3 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 4 2.1 Senggara Surat & Fail... 4 2.2 Proses Pelupusan Rekod... 4 2.3 Proses Pelupusan Rekod Kewangan... 4 3. SWIMLANE 4.4.1... 5 3.1 Senggara Surat Dan Fail... 5 3.2 Proses Pelupusan Rekod... 6 3.3 Proses pelupusan Rekod Kewangan... 7 4. PROSES KERJA 4.4.1... 8 4.1 Senggara Fail Dan Surat... 8 4.2 Pelupusan Rekod... 8 4.3 Pelupusan Rekod Kewangan... 9 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 9 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 10 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 10 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA () 7.5... 10 9. LAMPIRAN 8.5... 100 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 11
Mukasurat 2 /11 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan surat-surat yang diterima diambil tindakan segera dan proses selama 3 hari 2) Skop (key activities) Prosedur ini digunakan di dalam proses pengenalpastian, pengumpulan, pengindeksan, pemfailan, penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 Merujuk kepada Jabatan ARKIB Negara sebagai panduan untuk kelulusan bagi panduan pembukaan dan pelupusan fail 4) Pemilik proses PPT(K)N32 / Pegawai Rekod Jabatan 5) Pelanggan proses 5.2 a. Kakitangan/Pegawai PMK b. Pelanggan Luaran 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPA b. KPT c. JPP d. JANM e. ARKIB f. Badan Persijilan 1.2 Rujukan RUJUKAN Rujukan 7.5 (external references) Rujukan dalaman 7.5 (internal references) MAKLUMAT a. Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan b. Portal JPA c. Perintah-Perintah Am/Pengurusan Pejabat d. Arahan Perbendaharaan e. ARKIB Negara f. Standard ISO 9001: 2015 Fail Meja / Proses Kerja 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan Portal JPA Perintah-Perintah Am/Pengurusan Pejabat Arahan Perbendaharaan ARKIB Negara Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Ruang Pejabat Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer Dan Printer Pengangkutan 7.1.3 (c) Kereta
Mukasurat 3 /11 Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Kemudahan Internet Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Fail dan Alat tulis Persekitaran 7.1.4 Selamat & Kondusif Pengetahuan 7.1.6 Memahami Prosedur Pengurusan Rekod Kompetensi kakitangan 7.2 Kursus Dalaman Dan Kursus Luaran Lain-lain - 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima Proses Pelupusan Fail PPT(K) PT(P/O) A - - Memo Surat Senggara Surat Dan Fail PT(P/O) A P0 Mengikut jadual pelupusan dari ARKIB 3 hari dari tarikh terima surat - System E- Document - Email - Pigeon Hall - Serahan Tangan -Semua staf yang terlibat dengan pelupusan fail -ARKIB Negara -JANM KJ/KU 1.5 Definisi PERKATAAN Pengarah Ketua Jabatan/Ketua Unit Penolong Pegawai Tadbir Kanan Pembantu Akauntan Kanan Pembantu Tadbir (P/O) N19 Pentadbiran Pembantu Tadbir (P/O) N19 Perkhidmatan Pembantu Tadbir Kewangan W19 Pembantu Operasi PENERANGAN Pengawai Pengawal Pegawai yang melaksakan arahan Pengawai Pengawal Pegawai Rekod Jabatan Pegawai yang menguruskan kewangan jabatan Pembantu Rekod Jabatan Pegawai yang menguruskan urusan perkhidmatan Pembantu urusan kewangan jabatan Pegawai pembantu urusan pentadbiran jabatan 1.6 Singkatan SINGKATAN Pengarah KJ/KU PPT(K) PA(K) PT(P/O) A PT(P/O) P PT(Kew) PO PMK PENERANGAN Pengarah Politeknik Melaka Ketua Jabatan/Ketua Unit Penolong Pegawai Tadbir Kanan Pembantu Akauntan Kanan Pembantu Tadbir (P/O) N19 Pentadbiran Pembantu Tadbir (P/O) N19 Perkhidmatan Pembantu Tadbir Kewangan W19 Pembantu Operasi Politeknik Melaka
Mukasurat 4 /11 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Senggara Surat & Fail SOURCE OF INPUT INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT Agensi Luar PT(PO) PO Surat Email Fax Buku / Majalah SENGGARA Surat telah dicop terima Surat yang didaftar Pengarah PA Pengarah KJ / KU Staf PMK Stor Bilik Fail Fail Peribadi Fail Pentadbiran SENGGARA FAIL Fail yang telah didaftar PT (Perkhidmatan) PT (P/O) A 2.2 Proses Pelupusan Rekod SOURCE OF INPUT INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT PPT(K) PT PO FAIL PROSES PELUPUSAN Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Surat iringan dari Pengarah ke ARKIB ARKIB Melaka 2.3 Proses Pelupusan Rekod Kewangan SOURCE OF INPUT INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT PPT(K) PT PO FAIL PROSES PELUPUSAN KEWANGAN Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Surat iringan dari Pengarah ke ARKIB, JANM Dan Jabatan Audit Negara ARKIB Melaka JANM Jabatan Audit Negara
Mukasurat 5 /11 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Senggara Surat Dan Fail PENGARAH KJ / KU / STAF PPT(K) PT(P/O)A PT(P/O)P PO MINIT TERIMA EDAR TERIMA PERKHID MATAN TERIMA CODING DOKUMEN BAHARU MINIT DALAM FAIL BUKA FAIL URUS DOKUMEN PENTADBIRAN URUS DOKUMEN PERKHIDMATAN
Mukasurat 6 /11 3.2 Proses Pelupusan Rekod PENGARAH PPT(K) PT (P/O)& PO ARKIB KENALPASTI FAIL UNTUK DILUPUSKAN KUMPULKAN FAIL SENARAIKAN FAIL UNTUK LUPUS DALAM BORANG ARKIB KELULUSAN SEMAKAN IRINGAN & BORANG PELUPUSAN ARKIB HANTAR KE ARKIB KEPUTUSAN KELULUSAN PELUPUSAN MINIT /ARAHAN SEMAKAN LUPUS FAIL
Mukasurat 7 /11 3.3 Proses pelupusan Rekod Kewangan PENGARAH PPT(K) PT(P/O)& PO ARKIB/JANM/AUDIT KENALPASTI FAIL UNTUK DILUPUSKAN KUMPULKAN FAIL SENARAIKAN FAIL UNTUK LUPUS DALAM BORANG ARKIB KELULUSAN SEMAKAN IRINGAN & BORANG PELUPUSAN ARKIB HANTAR KE ARKIB KEPUTUSAN KELULUSAN PELUPUSAN MINIT /ARAHAN SEMAKAN LUPUS FAIL
Mukasurat 8 /11 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Senggara Fail Dan Surat Bil Tanggung jawab Tindakan 1. PT(P/O) A (PA Pengarah) 1. Menerima dan mengecop surat yang diterima dari luar (PA Pengarah) 2. Memasukkan surat ke bilik pengarah untuk diminit oleh pengarah 2. Pengarah Minit surat dan memberi arahan tindakan selanjutnya terhadap surat yang diterima 3. PT(P/O) A Merekod dan mengecop surat luar yang telah diminit oleh Pengarah 4. PO Mengedarkan surat-surat yang telah direkod kepada KJ/KU untuk tindakan selanjutnya melalui saluran: 1. e_document 2. Email 3. Pigeon Hall 4. Serahan Tangan 5. KJ/KU Melaksanakan arahan dari Pengarah 6. PPT(K) Minit surat dan memberi arahan kepada Pembantu Tadbir (P/O) Pentadbian dan Perkhidmatan untuk tindakan selanjutnya 7. PT(P/O) A Melaksanakan arahan yang diberi oleh PPT(K) berkenaan tugas-tugas pentadbiran 8. PT(P/O) P Melaksanakan arahan yang diberi oleh PPT(K) berkenaan tugas-tugas perkhidmatan 4.2 Pelupusan Rekod Bil Tanggung jawab Tindakan 1. PT(P/O) A & PO 1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan 2. Kumpulkan dan senaraikan fail dalam borang khas dari ARKIB 3. Kumukakan borang kepada PPT(K) untuk semakan 4. Sediakan surat iringan dari Pengarah sebagai kelulusan untuk memohon pelupusan kepada pihak ARKIB 2. PPT(K) Membuat semakan dan pemantauan 3. Pengarah Memberi kelulusan dan kebenaran untuk menjalankan proses pelupusan fail 4. PT(P/O) A & PO Mengedar surat iringan dan borang khas ke ARKIB Negara untuk kelulusan 5. ARKIB ARKIB Negara Malaysia memberi kelulusan berkenaan pelupusan 6. PT(P/O) A & PO Laksanakan pelupusan mengikut arahan ARKIB Negara
Mukasurat 9 /11 4.3 Pelupusan Rekod Kewangan Bil Tanggung jawab Tindakan PT(P/O) A & PO 1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan 1. 2. Kumpulkan dan senaraikan fail dalam borang khas dari ARKIB 3. Kemukakan borang kepada PPT(K) untuk semakan 4. Sediakan surat iringan dari Pengarah sebagai kelulusan untuk memohon pelupusan kepada pihak ARKIB,JANM,AUDIT 2. PPT(K) Membuat semakan dan pemantauan 3. Pengarah Memberi kelulusan dan kebenaran untuk menjalankan proses pelupusan fail 4. PT(P/O) A & PO Mengedar surat iringan dan borang khas ke ARKIB Negara untuk kelulusan ARKIB,JANM, AUDIT 5. ARKIB/JANM/AUDIT ARKIB Negara Malaysia, Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara memberi kelulusan berkenaan pelupusan 6. PT(P/O) A & PO Laksanakan pelupusan mengikut arahan ARKIB Negara 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Surat Kelulusan perancangan Pengarah Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja Penggunaan borang-borang seperti di lampiran Pemantauan ketua Kawalan Proses yang ARKIB Negara disumber luar 8.4 Identifikasi dan Nombor surat kemudahkesanan 8.5.2 System Excel bagi merekod surat menggantikan buku daftar surat menyurat Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Isi surat Pemuliharaan 8.5.4 Failing surat Isi surat disimpan di dalam server system e-document Khidmat selepas Kerja lebih masa perkhidmatan 8.5.5 Kawalan Perubahan 8.5.6 Pemantauan ketua Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Semua maklumat dan surat sampai kepada penerima Rujuk Proses Kerja Tindakan Pembetulan Staf menghadiri kursus pengurusan rekod
Mukasurat 10 /11 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Surat Surat dan maklumat tidak sampai kepada penerima TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Rekod penerimaan dan pengedaran surat TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Buat serahan tangan dengan SEGERA 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA () 7.5 TEMPOH TEMPAT KATEGORI SIMPANAN SIMPANAN 1. Buku Rekod Surat Menyurat 3 tahun Unit Pentadbiran AM (Am 10-Pin 3/80) 2. Buku Despatch Dalam Melaka 3 tahun Unit Pentadbiran AM 3. Buku Despatch Luaran Melaka 3 tahun Unit Pentadbiran AM 4. Buku Despatch Dalam PMK 3 tahun Unit Pentadbiran AM 5. Fail Baucer Bayaran 7 tahun Bilik Fail Unit Terhad Kewangan 6. Buku Perkhidmatan 3 tahun Bilik Fail Unit Sulit Pentadbiran 7. Fail Peribadi 20 tahun Bilik Fail Unit AM Pentadbiran 8. Fail-Fail Pentadbiran Dan Kewangan 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN Mengikut jadual pelupusan rekod ARKIB Bilik Fail Unit Pentadbiran & Kewangan NAMA LAMPIRAN 1) Lampiran A Rekod Pendaftaran Penghantaran Surat 2) Lampiran B Borang 2 Arkib 02/08 (Borang Permohonan bagi Pemusnahan Rekod Awam) 3) Lampiran C Borang 4 Kewangan-Arkib 4/08 (Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan) AM
Mukasurat 11 /11 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-17 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.
PENDAFTARAN PENGHANTARAN LAMPIRAN A Jab/Unit : BIL TARIKH RUJUKAN NAMA DAN ALAMAT PENERIMA TARIKH DIPOSKAN CATATAN POS DAFTAR / POS BIASA (1) (08-09-17)
[Subperaturan 6(2)] Borang 2 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN AWAM LAMPIRAN B Arkib 2/08 BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Tarikh Terima: (3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: - MAKLUMAT MENGENAI (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Bil. (5) Tajuk Siri (6) Tahun Diliputi (7) Daripada Kepada. Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual (8) Unit Rekod (9) Meter Panjang Rekod (10) Jumlah Unit Rekod: Ukuran Meter Panjang Rekod: (11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: Jawatan: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Tarikh:
[Subperaturan 6(2)] Borang 4 LAMPIRAN C Kewangan-Arkib 4/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN BUTIR-BUTIR JABATAN (1) Kementerian/Jabatan/Agensi : (2) Bahagian/Cawangan/Unit: MAKLUMAT MENGENAI BiL. (3) Tajuk Siri (4) Daripada Tahun Diliputi (5) Kepada Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual. (6) Meter Panjang Rekod (7) Jumlah Meter Panjang Rekod: (8) Mengikut Seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dan Arahan Perbendaharaan 150,saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas. Nama Pegawai: Jawatan: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Tarikh: