PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 900:0 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG BAHAGIAN/JABATAN HAL EHWAL PEMBANGUNAN PELAJAR TARIKH: 8 SEPTEMBER 07

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG KANDUNGAN PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG JABATAN HAL EHWAL PELAJAR.... LANGKAH - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI.... LANGKAH - PENGWUJUDAN KONTEKS.... LANGKAH - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG.... LANGKAH - ANALISIS RISIKO... 6.. Analisis BOW-TIE: R-HEP-0... 6.. Analisis BOW-TIE: R-HEP-0... 7. LANGKAH -PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG... 8.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko... 8.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang... 9.. Heat Matrix Risiko dan Peluang... 0 6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG... 6.. Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang... 6.. Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)... 6.. Strategi Rebut Peluang... 7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA... 7.. Pemantauan dan Usulan... 8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN... 9. LAMPIRAN... 9. Definisi... 9. Lampiran : Kod Daftar... 9. Lampiran : Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak... 9. Lampiran : Pelan Tindakbalas Risiko...

KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI (COMMUNICATIOAN AND CONSULTATION) PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT) Konteks Strategik Konteks Proses Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan Konteks projek Penentuan Kriteria Pengaruh Dalaman dan Luaran Penilaian Risiko & Peluang KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku? Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS) Menentukan kawalan sediaada Menentukan kebarangkalian dan punca Menentukan kesan dan akibat Menentukan tahap risiko PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA (MONITORING AND REVIEW) PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION) Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak Magnitud risiko & peluang Keutamaan PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT) Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan Pelan Tindakan ADAPTASI: MS ISO 000:00

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang ORGANISASI PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT PELAJAR BERDAFTAR PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI) HUBUNGAN. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI). Pengarah Meluluskan budget. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar. Unit Latihan Industri Menyediakan Latihan. PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT). Ketua Jabatan orang. Pegawai orang...

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - PENGWUJUDAN KONTEKS PEMILIK RISIKO DAN PELUANG BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN KOD DAFTAR FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF. D. Pengurusan data pelajar yang sistematik.. Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar yang sistematik RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN.. KPT-. DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN). Menang tempat ke Kumpulan Inovatif dan Kreatif 06. Memasuki Anugerah Inovasi Kebangsaan 0. Kemalangan kenderaan WDT 77 semasa membawa kakitangan ke Ipoh May 06. kakitangan ditangkap SPRM kerana isu rasuah 0 IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF 7S Mc Kinsey PESTEL Strategy Political Structure Economic Systems Social Shared Values Technology Style (leadership) Environment Staff Legal Skills & Competency - Sangat Rendah Rendah Sederhana Besar LPL Sangat besar

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan daftar risiko dan peluang. Rujuk contoh lampiran KOD R-HEP-0 OBJEKTIF # 0 Pengurusan data pelajar yang sistematik RISIKO Pengurusan pengambilan pelajar GAGAL KOD P-HEP-0-0 P-HEP-0-0 PELUANG Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP OBJEKTIF # 0 KOD R-HEP-0 Musibah menimpa pelajar RISIKO KOD P-HEP-0-0 P-HEP-0-0 Mewujudkan kolaborasi bersama NGO PELUANG Berpeluang menaikkan imej institusi melalui media massa

6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH - ANALISIS RISIKO.. Analisis BOW-TIE: R-HEP-0 OBJEKTIF Pengurusan data pelajar yang sistematik PUNCA BOW TIE ANALYSIS Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK Laman Portal BAP bermasalah Pusat data PMK bermasalah Komputer riba ketika tidak mencukupi Kakitangan tidak mencukupi Pelaksanaan Offsite backup di PMK Penyelenggaraa n komputer sebelum hari Memastikan kakitangan tidak bercuti semasa hari Pengurusan data GAGAL Menyediakan SOP secara manual Menyediakan tambahan komputer semasa hari Menyediakan lebih daripada seorang kakitangan di kaunter Barisan panjang menunggu Pelajar tidak dapat mendaftar pada hari yang sama Tidak dapat verifikasi data pelajar Reputasi PMK tercemar FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN 6

7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.. Analisis BOW-TIE: R-HEP-0 OBJEKTIF Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar yang sistematik PUNCA BOW TIE ANALYSIS Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak TINDAKAN PENCEGAHAN PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI IMPAK Kemalangan jalan raya Hilang dari sistem (MIA) Diculik, diragut, dirompak Penyakit denggi, kencing tikus dan penyakit berjangkit Rogol dan gangguan seksual Keracunan makanan Pengedaran dan pengagihan dadah Rakan COP Kaunseling PRS (Pembimbing rakan Siswa Kolaborasi KKM Kolaborasi dengan MAIM Lawatan ke rumah sewa Kolaborasi dengan AADK Musibah menimpa pelajar SOP pemantauan disiplin Hubungan baik dengan pihak polis,majlis Agama dan jawatankuasa penduduk taman Maklumat penjaga sentiasa dikemaskini Sistem pemantauan Penasihatan Akademik Reputasi institusi tercemar P&P terganggu Reputasi pelajar merosot Kerugian dan trauma Didenda, digantung atau dibuang dari institusi Serangan binatang buas Kecurian Maksiat Buli dan pergaduhan FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN 7

8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.. Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI OBJEKTIF Pengurusan data pelajar yang sistematik KOD DAFTAR Pengurusan pelajar GAGAL NO TINDAKAN PENCEGAHAN. Pelaksanaan Offsite backup di PMK. Penyelenggaraan komputer sebelum hari. Memastikan kakitangan tidak bercuti semasa hari. NILAI MIN.7 TINDAKAN MITIGASI. Menyediakan SOP secara manual. Menyediakan tambahan komputer semasa hari. Menyediakan lebih daripada seorang kakitangan di kaunter. NILAI MIN OBJEKTIF Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar yang sistematik KOD DAFTAR Musibah menimpa pelajar NO TINDAKAN PENCEGAHAN. Rakan COP. Kaunseling. PRS (Pembimbing rakan Siswa). Kolaborasi KKM. Kolaborasi dengan JAIM 6. Lawatan ke rumah sewa 7. Kolaborasi dengan AADK NILAI MIN.7 TINDAKAN MITIGASI. SOP pemantauan disiplin. Hubungan baik dengan pihak polis,majlis Agama dan jawatankuasa penduduk taman. Maklumat penjaga sentiasa dikemaskini. Sistem pemantauan Penasihatan Akademik NILAI MIN.7 Gagal/tiada bukti Kurang Memuaskan Sederhana Baik Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah ) Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi Cemerlang 8

MAGNITUD 6 7 8 9 0 6 7 8 9 0 MAGNITUD 6 7 8 9 0 6 7 8 9 0 9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH -PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko Nota: Rujuk Lampiran -Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak DAFTAR RISIKO IDENTIFIKASI RISIKO PERISTIWA RISIKO (RISK EVENT) PENILAIAN RISIKO (-VE) IMPAK (IMPACT) (paksi-x) ANALISIS RISIKO KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-y) R-HEP-0 Pengurusan pengambilan pelajar GAGAL 7 R-HEP-0 Musibah menimpa pelajar 8.. Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang PENILAIAN PELUANG (+VE) DAFTAR PELUANG IDENTIFIKASI PELUANG PERISTIWA (OPPORTUNITY) IMPAK (IMPACT) (paksi-x) ANALISIS PELUANG KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-y) P-HEP-0-0 Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar 8 P-HEP-0-0 P-HEP-0-0 P-HEP-0-0 Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP Mewujudkan kolaborasi bersama NGO Berpeluang menaikkan imej institusi melalui media massa 8 6 9 8 9 9

0 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.. Heat Matrix Risiko dan Peluang RISIKO PELUANG K E B A R A N G K A L I A N 0 0 9 R-HEP-0 9 (,8) 8 8 7 ( P-HEP-0-0 7 6 (9,) 6 ( P-HEP-0- R-HEP-0 0/0 (7,) (8,) ( P-HEP-0-0 ( (9,) 6 7 8 9 0 0 9 8 ( 7 6 K E B A R A N G K A L I A N IMPAK IMPAK ZON MERAH: HIGH ZON KUNING: MEDIUM ZON HIJAU: LOW KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON R-HEP-0 R Pengurusan pengambilan pelajar GAGAL P-HEP-0-0 P Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar (7,) kuning (8,) merah P-HEP-0-0 P Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP (8,) merah R-HEP-0 R Musibah menimpa pelajar (,8) kuning P-HEP-0-0 P Mewujudkan kolaborasi bersama NGO (9,) merah P-HEP-0-0 P Berpeluang menaikkan imej institusi melalui media massa (9,) kuning 0

ACCEPT AVOID TRANSFER MITIGATE EXPLOIT SHARE ENHANCE IGNORE PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran Pelan Tindakbalas risiko 6.. Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang TINDAKBALAS KOD PERISTIWA RISIKO DAN PELUANG R-HEP-0 Pengurusan pengambilan pelajar GAGAL RISIKO R-HEP-0 Musibah menimpa pelajar P-HEP-0-0 Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan PELUANG P-HEP-0-0 Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP P-HEP-0-0 Mewujudkan kolaborasi bersama NGO P-HEP-0-0 Berpeluang menaikkan imej institusi melalui media massa 6.. Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS) R-HEP-0 Pengurusan data GAGAL STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB. Menyediakan senarai semak setiap kali sebelum hari PHEP Data. Mengeluarkan surat arahan bertugas pada hari sebulan lebih awal. Berurusan dengan Unit Teknologi Maklumat untuk memastikan sistem pengkalan data berjalan lancar pada hari Pengarah KJHEPP. R-HEP-0 Malapetaka menimpa pelajar STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. Menyediakan SOP untuk tindakan kecemasan pelajar PHEP KD. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMK dan pelajar Penasihat MPP. Mewujudkan Rakan Cop KU HEP. Taklimat berkala daripada Polis, AADK dan NGO KU HEP 6.. Strategi Rebut Peluang P-HEP-0-0 Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB. Menyediakan ABM dan kertas kerja PHEP Data. P-HEP-0-0 Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB. Menyediakan ABM dan kertas kerja PHEP Data. P-HEP-0-0 Mewujudkan kolaborasi bersama NGO STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB. Menjalin hubungan kerjasama dengan NGO KJHEPP KUHEPP MPP. P-HEP-0-0 Berpeluang menaikkan imej institusi melalui media massa STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB. Sentiasa memberi input aktiviti kepada wartawan KUHEP PPA. Sentiasa mengemaskini berita MPP di laman web PMK KUHEP PPA 7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang ditetapkan oleh organisasi seperti setiap -6 bulan 7.. Pemantauan dan Usulan BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL TINDAKAN... SEDANG DIAMBIL TINDAKAN TELAH DIAMBIL TINDAKAN

MAGNITUD MAGNITUD PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. Usul Penambahbaikan: Pegawai yang memantau Nama: Tarikh 8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data. 80 70 60 0 0 0 0 0 0 PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO MENURUN MENINGKAT KOD-R0 KOD-R0 KOD-R0 KOD-R0 Sep-6 6 9 9 Mac 07 6 6 Jun-8 0 68 6 0 0 0 0 0 0 PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG MENINGKAT MENINGKAT MENURUN KOD-R0 KOD-R0 KOD-R0 Jun-6 9 0 Jun-7 6 0 6 Jun-8 0 0 0

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 9. LAMPIRAN 9. Definisi RISIKO (-ve) PELUANG(+ve) RISIKO Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan (Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI PELUANG Kesempatan Yang Baik Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian, Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari kewujudan peluang WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY 9. Lampiran : Kod Daftar KOD R P Risiko Peluang RUJUKAN (Contoh)

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 9. Lampiran : Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO KEBARANGKALIAN IMPAK DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN - Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah - Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah - Kurang kemungkinan (unlikely) - Kecil (minor) Mungkin berlaku pada sesuatu masa -6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa 7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu 9-0 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan Bantuan segera, kerugian sederhana -6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar 7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi 9-0 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA -0 9. Lampiran : Pelan Tindakbalas Risiko