1.0 Tujuan Garis panduan ini bertujuan memberi penerangan tentang klasifikasi bahan rosak, kaedah memproses bahan rosak untuk dihantar ke Penjilidan, proses kerja setelah bahan dibaikpulih oleh Penjilidan, serta proses pelupusan bahan yang tidak boleh dibaiki. 2.0 Skop 2.1 Bahan rosak dikumpulkan semasa pengendalian proses pinjaman dan pemulangan bahan di kaunter perkhidmatan, pengumpulan bahan-bahan yang ditinggalkan pengguna di ruang bacaan, serta semasa membuat penyusunan bahan / penyemakan bacaan bahan di rak. 2.2 Bagi bahan-bahan yang mempunyai kerosakan minima di mana bahan ingin dipinjam oleh pelanggan atau / dan mempunyai tempahan oleh pelanggan, pembaikan pada bahan yang rosak (seperti menampal binding tape atau gam) dilakukan oleh staf di kaunter perkhidmatan / pejabat. 3.0 Klasifikasi Bahan Rosak 3.1 Bahan yang boleh dibaiki: (a) Kulit hilang / tanggal / koyak (b) Mukasurat tanggal / bercerai (c) Tulang belakang bahan terkoyak (d) Muka surat hilang dan boleh diganti dengan salinan foto (sama ada salinan dibuat daripada naskhah lain yang ada dalam koleksi Perpustakaan atau meminjam bahan dari Perpustakaan lain melalui Perkhidmatan Pembekalan Dokumen) (e) Nombor panggilan bahan hilang / rosak (f) CD / DVD / disket (penduaan) yang bercalar / patah / ada virus (g) Video / kaset (penduaan) yang reel terputus / berkulat / gambar bergegar (h) Kaset (penduaan) yang reel terputus / audio kurang jelas TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 1 drp. 8
3.2 Bahan yang tidak boleh dibaiki: OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (a) Koyak / hilang sebahagian mukasurat yang mana tidak boleh diganti dengan salinan foto (b) Berkulat / reput / serangan serangga (c) Terkena air / basah (d) CD / DVD / disket (master) yang bercalar / patah / ada virus (e) Video / kaset (master) yang reel terputus / berkulat / gambar bergegar (f) Kaset (master) yang reel terputus / audio kurang jelas 4.0 Kaedah Mengenal Pasti Bahan-Bahan untuk Dibaikpulih Langkah Tindakan Tanggungjawab 4.1. Kumpulkan bahan yang didapati rosak dan boleh dibaiki dan tempatkan di tempat yang dikhaskan. (Bagi bahan rosak yang tidak boleh dibaiki, ikut proses kerja 7.0 untuk pelupusan bahan). 4.2. Semak rekod bahan dalam OPAC untuk menentukan sama ada bahan perlu dibaiki atau tidak berasaskan kriteriakriteria berikut: 4.2.1 Kriteria bahan yang perlu dibaiki: (i) Terdapat hanya satu atau dua naskhah sahaja bahan dalam koleksi (ii) Bahan tidak diterbitkan lagi (iii) Bahan aktif dipinjam oleh pengguna 4.2.2 Kriteria bahan yang tidak perlu dibaiki: (i) Terdapat lebih daripada 3 naskhah dalam koleksi Perpustakaan (ii) Terdapat edisi yang terkini dalam koleksi (iii) Bahan tidak aktif dipinjam oleh pengguna kurang daripada tiga kali pinjaman dalam setahun TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 2 drp. 8
4.3 Asingkan bahan yang telah disemak seperti berikut: (a) Bahan tidak perlu dibaiki: Bahan-bahan yang memenuhi kriteria ini akan disemak semula untuk menentukan sama ada judul / bahan perlu dilupuskan: - Jika disyorkan untuk pelupusan, ikut proses kerja 7.0 - Jika tidak disyorkan untuk pelupusan, ikut proses kerja 4.3 (b) (b) Bahan perlu dibaiki: Ambil tindakan ke atas bahan-bahan ini. Lakukan proses kerja 5.1-5.3. (c) Bahan perlu dibaiki tetapi tidak boleh dibaiki: Semak www.amazon.com atau bahan rujukan lain untuk pembelian edisi terkini. Pegawai Akademik/ PPF/Pustakawan /KB / TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 3 drp. 8
5.0 Kaedah Memproses Bahan untuk Dibaikpulih OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Langkah Tindakan Tanggungjawab 5.1. Bagi bahan yang perlu dihantar ke Unit Penjilidan: 5.1.1 Kumpulkan bahan yang boleh dibaiki. 5.1.2 Capai skrin View Bibliographic Record bahan tersebut. [Contohnya: (a) Tekan kekunci F9 untuk pencarian judul, dan taipkan judul bahan. (b) Klik pada judul yang dikehendaki. (c) Klik Full.] 5.1.3 Isi Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) berdasarkan maklumat yang dipaparkan pada skrin. 5.1.4 Semak semula bahan untuk mempastikan bahan boleh atau / dan perlu dibaiki. PP/PPKn PP/PPKn PPP/PPKn/PP (a) Jika tidak boleh atau / dan tidak perlu dibaiki, ikut proses kerja 7.0. (b) Jika boleh atau / dan perlu dibaiki, semak dan betulkan butiran maklumat yang diisi dalam Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL). Tukar status bahan dalam sistem Virtua kepada At Bindery. Caranya: (i) Pada skrin View Bibliographic Record, TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 4 drp. 8
klik nombor item bahan yang berkenaan; (ii) Pada skrin Item Information, klik Edit, klik Status, klik Add ; (iii) Pada skrin Add New Status tentukan: Status - At Bindery (4710) Location - Main Library / lain-lain Klik - OK Klik - Save (iv) Pada skrin View Bibliographic Record, Klik - Refresh Semak - Status bertukar kepada At Binde (4710) Klik - Close 5.1.5 Hantar bahan beserta Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) yang telah disemak dan senarai bahan yang perlu dibaikpulih ke Unit Penjilidan untuk kerja-kerja membaikpulih bahan (Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P001). Terima Salinan 3, Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan failkan. 5.2. Bagi nombor panggilan bahan yang pudar / hilang: 5.2.1 Hantar bahan ke pejabat untuk proses penggantian semula nombor panggilan; 5.2.2 Semak untuk memastikan nombor panggilan bahan adalah betul; PPP/Pustakawan/ KB 5.2.3 Bahan yang telah siap diproses dihantar ke rak / troli penyisihan. TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 5 drp. 8
5.3 Bagi bahan media (video / kaset / CD / DVD / disket) yang mengalami kerosakan pada media penduanya, proses penduaan semula dilakukan untuk menggantikan bahan yang rosak. JT/PP/PPKn 6.0 Kaedah Memproses Bahan yang telah Dibaikpulih oleh Penjilidan Langkah Tindakan Tanggungjawab 6.1. Sahkan penerimaan bahan-bahan yang telah dibaikpulih oleh Unit Penjilidan. Buang Salinan 3, Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) setelah bahan yang telah dibaikpulih diterima. PPKn/PPP/PP 6.2. Semak bahan yang telah siap diproses. PPP/PPKn/ 6.3 Ambil tindakan-tindakan berikut: 6.3.1 Isi Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) (rujuk Prosedur Kawalan Ke Atas Produk/Perkhidmatan yang Tidak Patuh (UPM/PGR/P003)) jika bahan tidak dijilid dengan betul atau / dan mempunyai kesilapan maklumat pada bahan / nombor panggilan / status dalam sistem VIRTUA / tag RFID. Hantar bahan dan Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) ke Unit Penjilidan. PPP/PPKn/ 6.3.2 Hantar bahan yang telah disemak ke rak penyisihan (Rujuk Prosedur Penyelenggaraan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P009)). TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 6 drp. 8
7.0 Kaedah Memproses Bahan untuk Pelupusan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Langkah Tindakan Tanggungjawab 7.1. Bahan yang tidak boleh dibaiki atau / dan tidak perlu dibaiki akan dilupuskan. Status bahan dalam OPAC ditukar daripada Available kepada Damaged : / 7.1.1 Capai skrin View Bibliographic Record bahan. [Contohnya: (a) (b) Tekan kekunci F9 untuk pencarian judul, dan taipkan judul bahan. Klik Search, dan klik pada judul yang dikehendaki.] 7.1.2 Pada skrin View Bibliographic Record, klik nombor item bahan yang berkenaan. 7.1.3 Pada skrin Item Information, klik Edit, klik Status, dan klik Add. 7.1.4 Pada ruang Add New Status, tentukan: Status - Pilih Damaged Location - Main Library / lain-lain Klik Klik - OK - Save 7.1.5 Pada skrin View Bibliographic Record : Klik - Refresh Semak - Status bertukar kepada Damage - Mask rekod bibliografi bahan yang TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 7 drp. 8
Klik hendak dilupus jika Perpustakaan tidak mempunyai naskhah lain atau / dan tiada rekod pesanan berpaut padanya. - Close 7.2. Sediakan senarai bahan berstatus Damaged / dalam 4 salinan dan hantar ke bahagian-bahagian berikut untuk tindakan: (a) Pejabat Ketua Pustakawan untuk kelulusan pelupusan. (b) Bahagian atau Unit Pembangunan Koleksi untuk membuat keputusan perolehan. (c) Unit Jaminan Kualiti untuk tujuan pengumpulan data koleksi terkini Perpustakaan. (d) Pejabat Bahagian untuk difailkan dalam fail Pelupusan Bahan (Bahagian berkaitan), dan diambil tindakan berikut: - Simpan bahan yang hendak dilupus di tempat khas dan lakukan proses pelupusan setelah mendapat kelulusan daripada pihak berkenaan. / TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 8 drp. 8