Halaman: 1/5 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan kaedah membina rekod item bahan terbitan bersiri bercetak yang telah dijilid dan sedia berjilid. Meliputi jurnal berjilid dan sedia berjilid yang dilanggan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/DR02 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BTB BKK BS PAP SK V PSAS : Bahagian Terbitan Bersiri : Bahagian Koleksi Khas Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Dasar Pengkatalogan : Bahagian Sirkulasi : Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Am Pejabat : Pembantu Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Perpustakaan Sultan Abdul Samad 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan mengikut langkah-langkah dalam arahan kerja ini.
Halaman: 2/5 6.0 Carta Alir Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri Mula 7.1 Terima bahan 7.2 Semak bahan Betul Semak butiran bahan pada skrin Holding Semak / catatkan no. panggilan Tidak betul Serah kepada PAP 7.3 7.4 7.5 Tekan butang Add item dan masukan 7.6 butiran Asingkan bahan mengikut lokasi 7.7 Bahan SK Hantar ke SK Bahan BS / V / BKK Taip dan tampal label 7.8 Tamat 7.9
7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 3/5 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan yang Telah Dibuat Identifikasi beserta Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) daripada PAP. 7.3 Semak Bahan bagi Memastikan Bahan Tersebut telah Dibuat Identifikasi dengan Betul. i. Jika betul, ikut langkah 7.4. i. Jika tidak betul, kembalikan bahan kepada PAP dan ikut langkah 7.2. Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB). 7.4 Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama Pengarang / Nombor Panggilan. Dapatkan Skrin Holding dan Pastikan: a) volume / keluaran bahan adalah betul. b) buang status at bindery di tag 960 (holding) bagi bahan yang telah dijilid. 7.5 Semak / Catat Nombor Panggilan Berpandukan Rekod MARC/ Holding di Sudut Kiri Sebelah Bawah Helaian Pertama Bahan.
Halaman: 4/5 7.6 Dapatkan Skrin Item Information dengan Menekan Butang Add Item dan Masukkan Butiran Seperti Berikut, bagi Bahan Berlokasi Main-Serials : a) Units - Pilih Free text. - Masukkan vol./no./tahun. b) Circulation Rules - Pilih Use Loan Period : 0. - Allow Request : pastikan tidak bertanda [ ]. c) Location - Pilih lokasi bahan. d) Imbas atau masukkan no. kod palang pada ruang Barcode dan pastikan Status adalah In Process. (Rujuk Sistem Virtua). Rujuk lampiran Item Screen Information dalam Dasar Pengkatalogan (UPM/PSAS/PB/DR08). 7.7 Asingkan Bahan Mengikut Lokasi. 7.7.1 Bagi bahan SK, hantar kepada SK dan ikut langkah 7.9. 7.7.2 Bagi bahan dari BS, V dan BKK, ikut langkah 7.8. 7.8 Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan. /PAP 7.9 Tamat. Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
Halaman: 5/5 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sitem Virtua Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan STM STM Server Virtua Kuasa Melupus STM Rekod item 2. OPR/PSAS/BL02/EDR Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid SK/V 3. OPR/PSAS/BL02/PRO Log Proses Penjilidan Jurnal - Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/PBJ) - Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) - Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) 9.0 SEJARAH SEMAKAN Kekal PAP PAP BTB 2 Tahun BTB 3 Tahun No. Isu No. Semakan No. CPD Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan KP WP 03/01/2011