MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL. 2/ 2008 Tarikh Masa Tempat : 9 Mei 2008 (Jumaat) : 9.00 pagi : Bilik Mesyuarat, PSZ Hadir : 1. Puan Noraziah Sharuddin - Pengerusi/ Ketua Bahagian Perkhidmatan Maklumat 2. Puan Junaidah Abdullah - Pencatat/ P(P2) 3. Cik Haslina Othman - P(RM1) 4. Puan Muzaimah Mohd Yunus - P(PM1) 5. Cik Nazrinda Abu Samah - P(P3) 6. Cik Salina Shamshuri - P(P1) 7. Puan Zafarina Dol - P(PM2) 8. Puan Zurina Rosmani - P(RM2) Tidak hadir dengan maaf : 1. Cik Hamizah Sumin - P(PS) Agenda : 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil. 1/ 2008 2.0 Perkara-perkara Berbangkit 3.0 Sasaran Kerja Tahunan 2008 4.0 Government/ Corporate Publication 5.0 Lawatan 6.0 Penerbitan 7.0 Hal-hal lain Mesyuarat dimulakan dengan aluan Pengerusi dan bacaan surah Al- Fatihah 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil. 1/ 2008 Minit Mesyuarat Bil. 1/ 2008 diluluskan tanpa pindaan. 1
2.0 Perkara-perkara Berbangkit 2.1 Kelas Kemahiran/ Bengkel Proses Kerja BPM Pengerusi mengesyorkan bengkel dua hari diadakan meliputi isu berkaitan Kelas Kemahiran, Interlibrary Loan dan Meja Penasihat Pembaca. Wakil Pustakawan jabatan lain akan turut dijemput bagi mendapatkan input pelbagai. Keutamaan bengkel adalah untuk proses kerja Kelas Kemahiran. Tarikh baru pada 17 Jun 2008 ditunda dengan arahan Pengerusi kepada 19-20 Jun 2008. 2.2 Interlibrary Loan Tindakan : P(RM1)/ P(PM2) P(RM2) memaklumkan makluman terkini berkaitan permohonan atas talian dan semakan rekod ILL melalui Microsoft Access yang ditempatkan di MPP akan dimaklumkan melalui bengkel atau sesi taklimat kepada pustakawan, mengikut mana yang diadakan dahulu. 2.3 Perpustakaan Fakulti Tindakan : P(RM2) Pengerusi memaklumkan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif meluluskan enam jawatan kontrak S17 untuk ditempatkan di Perpustakaan Fakulti iaitu FKA, FKM, FKE, FKKKSA, RMC dan SPS. 2.4 Program 5S P(PM2) memaklumkan perbincangan bersama KKM memutuskan audit 5S hanya akan dijalankan sebaik partition siap dipasang. Pengerusi pula memaklumkan telah mengarahkan Sdr. Ramli Haron untuk menguruskan senarai pelupusan perabot. Tindakan : P(PM2)/ 2
2.5 ICC P(PM2) memaklumkan panduan INFOLAN2 telah disemak dan akan dimajukan kepada Sdr. Mohamed Fuad Mohd. Yusof untuk perbincangan. 2.6 Cenderahati Tindakan : P(PM2) P(P1) memaklumkan BPM telah kehabisan stok cenderahati kecuali file folder dan beg kertas. Sebagai persediaan cenderahati persidangan, Pengerusi meminta P(P1) menyediakan bookmark menggunakan vot mengurus. Tindakan : P(P1) 2.7 Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Pengerusi meminta semua pemilik proses terlibat mengemaskini dokumen SPK sebelum penghujung bulan Jun. Beliau juga memaklumkan, objektif kualiti Kelas Kemahiran ditingkatkan dari 50% ke 70% pencapaian. Tindakan : Pemilik Proses BPM 2.8 Perancangan Kerja 2008 : Unit Runding Maklumat 2.8.1 Penambahbaikan Prosedur Maklumbalas Perpustakaan P(RM1) memaklumkan semua bahagian akan dimaklumkan dengan pemakaian objektif baru berkaitan pengurusan Borang Maklumbalas Pelanggan PSZ bagi memastikan objektif tercapai. Tindakan : P(RM1) 3
2.7.2 Projek pelupusan BSI yang telah withdrawn P(RM1) memberitahu projek ini akan dijalankan dalam masa terdekat. Bahan akan dibahagian sama rata antara semua Pembantu Perpustakaan BPM. 2.8.2 Permohonan ke BLDSC Tindakan : P(RM1) Pengerusi memberitahu permohonan penggunaan kad kredit korporat bagi permohonan artikel dari BLDSC tidak dipersetujui. Oleh yang demikian, kaedah prabayar dikekalkan sepertimana amalan kini. Tindakan : P(RM2) 2.9 Perancangan Kerja 2008 : Unit Pengurusan Maklumat 2.9.1 Laman Web Kualiti P(PM1) memaklumkan, pertukaran format laman web telah 70% siap dan masih terdapat beberapa fail yang tidak dapat dipindah turun. Walau bagaimanapun, hal ini telah dimaklumkan kepada Sdr. Mohd. Razib Karno untuk tindakan selanjutnya. Tindakan : P(PM1) 2.9.2 Lawatan Pengerusi meminta P(PM1) menjadikan latihan mengendalikan lawatan kepada staf sokongan termasuk staf dari Unit Pengurusan Koleksi sebagai sasaran kerja tahunannya. Pengerusi juga memaklumkan pelawat dari peringkat pengurusan tertinggi akan dikendalikan oleh Ketuaketua Bahagian. Tindakan : P(PM1) 4
2.9.3 Video Baru Kelas Kemahiran P(PM2) memaklumkan pembikinan video Kelas Kemahiran dalam versi Bahasa Inggeris masih dalam proses dan akan dipastikan siap sebelum semester baru bermula. Pratonton dijadualkan pada 23 Jun 2008. Tindakan : P(PM2) 2.9.4 Modul Library Skill Classes P(PM2) memaklumkan pengujian pendaftaran atas talian hanya akan dilakukan pada semester hadapan kerana pelajar tidak menunjukkan minat untuk mengaplikasikannya malahan kehadiran juga kurang memberangsangkan kecuali dengan arahan fakulti. Pengerusi merasakan perlu penglibatan aktif fakulti dalam hal ini dan meminta semua Pustakawan melihat semula statistik kehadiran pelajar fakulti kendalian masingmasing dan membuat susulan ke fakulti berhubung perkara ini. Pustakawan/ P(PM2) 2.10 Perancangan Kerja 2008 : Unit Promosi 2.10.1 Pengerusi meminta P(P1) menjadikan kerja penyeragaman rekabentuk brosur dan buku panduan sebagai sasaran kerja tahunan. Tindakan : P(P1) 2.10.2 Pautan url bidang diganti dengan penerbitan kerajaan [Rujuk edaran berjudul Corporate Publication oleh P(P3)] Pengerusi mengarahkan tugas menyemak dan menyenaraikan pautan berkenaan dibahagikan kepada semua Pustakawan BPM dan dimasukkan sebagai sasaran kerja tahunan masingmasing. Panduan senarai bidang perkara yang perlu disemak akan digantikan dengan senarai baru setelah dikemaskini oleh P(P3). Tindakan : P(P3) 5
2.11 Lokasi Baru MPP Pengerusi memaklumkan giliran bertugas Meja Penasihat Pembaca (pagi dan petang) melibatkan semua Pustakawan BPM, BPK dan BSP hanya akan dimulakan sekiranya P(RM1) dapat mengusahakan untuk mendapatkan MPP baru sebelum semester baru bermula. P(RM1) diminta untuk mengurus dan menyegerakannya. Tindakan : P(RM1) 3.0 Sasaran Kerja Tahunan 2008 Pengerusi memberi penerangan berkaitan sumbangan PSZ kepada UTM yang akan dijadikan garis panduan untuk menetapkan sasaran kerja Pustakawan BPM untuk tahun 2008. Pengerusi juga memaklumkan sasaran mestilah selari dengan perancangan strategik PSZ. Sasaran kerja ditetapkan seperti penetapan berikut : [Rujuk persembahan slide : Summary of Total View PSZ Contribution to UTM] 3.1 Initiatives - S5.3 Continue conducting CSI Tindakan : Pengerusi & P(P1) 3.2 Initiatives P3.2.1 Strengthen library collection through correspondence with faculties Pustakawan/ P(PM1) 3.3 Initiatives P3.2.2 Establish faculty libraries Tindakan : Pengerusi/ P(P2) 6
3.4 Initiatives P1.1.1 Purchase extra copies of heavily used materials Pustakawan/ P(RM2) 3.5 Initiatives P1.1.1 Identify printed and electronic materials from UTM core business through meeting with Course Head from faculties/ COEs Pustakawan/ P(PM1) 3.6 Initiatives S1.1 Facilitate the development of informed and independent learners through Library Skill Classes Tindakan : P(PM2) 3.7 Initiatives S2.1 Increase corporate membership Tindakan : P(P3) 3.8 Initiatives S7.1 Conduct community servive programme Tindakan : P(P2) 3.9 Pengerusi mengarahkan supaya sasaran kerja yang dibincangkan pada perkara 3.1-3.8 ini dimasukkan bersama sasaran tugas hakiki masingmasing. Pengerusi memaklumkan Sasaran Kerja Tahun 2008 hendaklah dilengkapkan dan dihantar kepada beliau pada penghujung bulan Mei dan meminta Pustakawan memaklumkan staf masingmasing. Pustakawan 4.0 Government/ Corporate Publication Hal ini telah dibincangkan pada perkara 2.9.2 7
5.0 Lawatan Hal ini telah dibincangkan di perkara 2.8.2 6.0 Penerbitan Hal ini telah dibincangkan di perkara 2.9.1 dan sasaran kerja individu. 7.0 Hal-hal lain 7.1 P(RM2) membangkitkan hal berkaitan panduan penyusunan bibliografi oleh pihak SPS yang tidak selari dengan sistem yang terdapat pada EndNotes. Pengerusi memaklumkan hal ini akan cuba dibawa untuk penyelesaian pihak atasan Universiti dan meminta P(PM2) memasukkan EndNotes di dalam modul pengajaran dan latihan Kelas Kemahiran Lanjutan. Tindakan : Pengerusi/ P(PM2) 7.2 P(RM1) mohon kerjasama semua Pustakawan untuk datang bertugas tepat pada waktunya di MPP. Pustakawan 7.3 P(P1) meminta Pengerusi memaklumkan pihak berkenaan supaya semua koleksi gambar berkaitan PSZ diurus dengan sistematik seperti diindeks dan ditempatkan di Unit Koleksi Khas. Tindakan : Pengerusi 7.4 P(RM1) memohon agar Pengerusi dapat mempertimbangkan untuk mengusulkan kepada pihak berkaitan agar diadakan kursus berhubung pengendalian pelanggan. Tindakan : Pengerusi 8
7.5 Pengerusi memaklumkan kekosongan PTR BPM oleh Sdri. Zaimah Saim akan digantikan oleh Sdri. Monaliza dari BSP buat sementara waktu. 7.6 Pengerusi memberitahu, UTM CityCampus akan melakukan ubahsuai besar-besaran hingga melibatkan perpindahan Perpustakaan BATC ke bangunan Yayasan Selangor. Perkhidmatan shuttle bahan bacaan akan disediakan bagi kemudahan pengguna. 7.7 Pengerusi mengambil kesempatan untuk mengingatkan staf agar tidak mengambil masa lama ketika keluar minum pagi. 7.8 Pengerusi memaklumkan tentang kemudahan melanjutkan pelajaran yang ditaja oleh KPT dan menggalakkan staf untuk memohonnya. 7.9 Pengerusi meminta P(RM1) mengambil ingatan berhubung jadual tugas MPP P(RM2) yang akan cuti bersalin. Tindakan : P(RM1) Mesyuarat diakhiri pada jam 12.15 tengahari dengan bacaan surah Al-Ashr. Disediakan oleh : JUNAIDAH ABDULLAH Pencatat/ P(P2) 9
10