Halaman: 1/13 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan cara untuk mengurus pembangunan ICT baharu atau naik taraf di semua PTJ UPM. Prosedur ini merangkumi aktiviti pembangunan ICT daripada permohonan pengguna, penerimaan permohonan, semakan permohonan, kelulusan, kajian keperluan, penyediaan cadangan pembangunan, pelaksanaan pembangunan dan penyerahan hasil pembangunan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen OPR/iDEC/AK01/Aplikasi Arahan Kerja Pembangunan Sistem Aplikasi OPR/iDEC/AK02/Perisian Arahan Kerja Pembangunan Perisian Pengguna OPR/iDEC/AK03/Multimedia Arahan Kerja Pembangunan Multimedia OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur Arahan Kerja Pembangunan Infrastruktur ICT OPR/iDEC/AK05/Pangkalan Arahan Kerja Pembangunan Sistem Pangkalan Data Data OPR/iDEC/AK27/HID Arahan Kerja Pembangunan Hub Integrasi Data (HID) SOK/ICT/GP03/Perolehan ICT Garis Panduan Permohonan Perolehan ICT SOK/ICT/SU01/Aset ICT Senarai Utama Aset ICT OPR/iDEC/SU03/Pembekal Senarai Pembekal Perisian Perisian - Oracle9i Installation Guide Release 2 (9.2.0.1.0) for UNIX Systems: AIX-Based Systems, Compaq Tru64 UNIX, HP 9000 Series HP-UX, Linux Intel, and Sun Solaris - Oracle Database Installation Guide 10g Release 2 (10.2) for Solaris Operating System (SPARC 64-Bit) Part Number B15690-02 - Oracle Database Installation Guide 10g Release 2 (10.2) for Linux x86-64 Part Number B15667-03 - Beginning PHO5 and MySQl5 from Novicce to Professional Second Edition W. Jason Gilmore, Chapter 25 : Installing and Configuring MySQL.
Halaman: 2/13 4.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN Ahli Projek : Staf yang terlibat dalam pembangunan sistem aplikasi. ICT : Teknologi Maklumat dan Komunikasi idec : Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi JKKICT : Jawatankuasa Kerja ICT Universiti KETUA PTJ : Dekan, Pengarah, Ketua Bahagian, Pengetua Naiktaraf ICT : Merangkumi penambahan modul atau perubahan kepada aliran kerja sistem aplikasi, penambahan nod atau spesifikasi rangkaian, perubahan versi sistem aplikasi atau pangkalan data, penambahan perkakasan sistem aplikasi dan peningkatan spesifikasi perkakasan ICT sedia ada. Pembangunan ICT : Pembangunan baharu dan naiktaraf sistem aplikasi, perisian pengguna, multimedia, infrastruktur ICT, sistem pangkalan data dan hub integrasi data (HID). Pemohon : Staf UPM/Pihak yang menandatangani Borang Permohonan. Pengguna : Staf yang bakal menggunakan sistem aplikasi yang dibangunkan Pengurus Projek : Staf yang dipertanggungjawabkan untuk mengetuai dan mengurus projek pembangunan. Penyelia PTJ : Penyelia kepada Staf IT PTJ Staf IT PTJ : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UAT : User Acceptance Test UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Pembangunan ICT dilaksanakan dan semua Staf IT PTJ dan Pemohon bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/13 6.0 CARTA ALIR MULA 7.1 Terima permohonan 7.2 7.5 Maklum kepada pemohon TIDAK Lulus? YA Semak permohonan 7.3 Maklum kepada pemohon Kaji Keperluan Sediakan cadangan pembangunan 7.4 7.6 7.7 7.8 7.9 Bentang cadangan Buat pindaan YA 7.10 Setuju? TIDAK Perlu pindaan? 7.13 7.11 YA TIDAK Laksana pembangunan 7.14 Batal permohonan 7.12 Serah hasil pembangunan 7.15 Analisis dan Lapor 7.16 TAMAT 7.17
Halaman: 4/13 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan 7.2.1 Terima permohonan pembangunan ICT daripada Pemohon melalui Borang Permohonan Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BR01/Pembangunan). 7.2.2 Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan kedalam Log Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BL01/Pembangunan). 7.2.3 Arahkan Staf IT untuk membuat semakan permohonan pembangunan ICT. Pengarah idec/ Staf IT PTJ Pengarah idec/ 7.3 Semak Permohonan Staf IT PTJ 7.3.1 Buat semakan permohonan dengan menilai samada pembangunan boleh dilaksanakan atau tidak boleh dilaksanakan oleh idec/ptj. 7.3.2 Lengkapkan Borang Semakan Permohonan (OPR/iDEC/BR09/Semakan Permohonan) dan kembalikan kepada Pengarah idec/. 7.4 Lulus? Pengarah idec/ 7.4.1 Jika YA, ikut langkah 7.6 7.4.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.5 7.5 Maklum kepada pemohon Pengarah idec/ 7.5.1 Maklum keputusan kepada pemohon dengan mengeluarkan surat Makluman Status Permohonan dalam tempoh 10 hari bekerja
Halaman: 5/13 selepas semakan permohonan dan ikut langkah 7.17 7.5.2 Kemaskini Log Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BL01/Pembangunan). 7.6 Maklum Kepada Pemohon Pengarah idec/ 7.6.1 Maklum keputusan kepada pemohon dengan mengeluarkan surat Makluman Status Permohonan dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan permohonan dan ikut langkah 7.7 7.6.2 Kemaskini Log Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BL01/Pembangunan). 7.6.3 Daftar projek pembangunan ICT ke dalam Log Pemantauan (OPR/iDEC/BL02/Pembangunan). Pengurus Projek 7.7 Kaji Keperluan Staf IT PTJ 7.7.1 Buat kajian keperluan untuk pembangunan ICT. 7.7.2 Sekiranya berlaku penangguhan pembangunan ICT, lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan). Penangguhan pembangunan melebihi 6 bulan akan dibatalkan. Pemohon/ Staf IT PTJ 7.7.3 Sekiranya berlaku pembatalan pembangunan ICT, lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) dan proses tamat. Pemohon 7.8 Sediakan Cadangan Pembangunan 7.8.1 Sediakan cadangan pembangunan ICT. Staf IT PTJ 7.8.2 Sekiranya berlaku penangguhan pembangunan ICT, lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan). Penangguhan pembangunan melebihi 6 Pemohon/Staf IT PTJ
Halaman: 6/13 bulan akan dibatalkan. 7.8.3 Sekiranya berlaku pembatalan pembangunan ICT, lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) dan proses tamat. 7.8.4 Kemaskini Log Pemantauan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BL01/Pembangunan). Pemohon Pengurus Projek 7.9 Bentang Cadangan Staf IT PTJ 7.10 Setuju? 7.9.1 Bentangkan cadangan kepada Pemohon. 7.9.2 Dapatkan persetujuan ke atas cadangan. 7.10.1 Jika YA, lengkapkan Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/iDEC/BR10/ Pengesahan Penerimaan Cadangan) dan ikut langkah 7.14 7.10.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.11 Pemohon 7.11 Perlu Pindaan? Pemohon 7.11.1 Jika YA, lengkapkan Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/iDEC/BR10/ Pengesahan Penerimaan Cadangan) dan ikut langkah 7.13 7.11.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.12 7.12 Batal Permohonan 7.12.1 Sekiranya berlaku pembatalan pembangunan ICT, lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) dan dan ikut langkah 7.17. Pemohon
Halaman: 7/13 7.12.2 Kemaskini Log Pemantauan (OPR/iDEC/BL02/Pemantauan Pembangunan) dan ikut langkah 7.17 Pengurus Projek 7.13 Buat Pindaan Staf IT PTJ 7.13.1 Buat pindaan berdasarkan keputusan persetujuan ke atas cadangan dan ikut langkah 7.9 7.14 Laksana Pembangunan 7.14.1 Laksanakan cadangan berdasarkan Arahan Kerja/Garis Panduan yang berkaitan : a) Arahan Kerja Pembangunan Sistem Aplikasi (OPR/iDEC/AK01/Aplikasi) b) Arahan Kerja Pembangunan Perisian Pengguna (OPR/iDEC/AK02/Perisian) c) Arahan Kerja Pembangunan Multimedia (OPR/iDEC/AK03/Multimedia) d) Arahan Kerja Pembangunan Infrastruktur ICT (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur) Staf IT PTJ e) Arahan Kerja Pembangunan Sistem Pangkalan Data (OPR/iDEC/AK05/Pangkalan Data) f) Arahan Kerja Pembangunan Hub Integrasi Data (HID) (OPR/iDEC/AK27/HID) 7.14.2 Sekiranya berlaku penangguhan/pembatalan pembangunan ICT, lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan-Pembatalan). Penangguhan pembangunan melebihi 6 bulan akan dibatalkan. Pemohon/ Staf IT PTJ 7.14.3 Sekiranya berlaku pembatalan pembangunan ICT, Pemohon
Halaman: 8/13 lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) dan proses tamat. 7.14.4 Jika berlaku perubahan kepada skop pembangunan ICT yang telah dipersetujui oleh pemohon ikut langkah berikut: 7.14.4.1 Kemukakan Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi (OPR/iDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi) 7.14.4.2 Jika tidak diluluskan, teruskan pembangunan mengikut skop pembangunan ICT yang telah dipersetujui sebelum ini. 7.14.4.3 Jika diluluskan, buat pindaan kepada skop pembangunan ICT. 7.15 Serah Hasil Pembangunan 7.15.1 Serah hasil pembangunan ICT kepada Pemohon dengan menyediakan Dokumen Serah Hasil Pembangunan (Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/iDEC/BR11/Serahan ) dan Borang Penilaian (OPR/iDEC/BR12/Penilaian )). Pemohon Ahli Projek Pengurus Projek Staf IT PTJ 7.15.2 Lengkapkan Dokumen Serah Hasil dan kembalikan kepada Pengarah idec. 7.15.3 Kemaskini Log Pemantauan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BL02/ Pemantauan Pembangunan). 7.15.3 Kemaskini Senarai Utama Aset ICT UPM(SOK/ICT/SU01/Aset ICT). Pemohon Pengurus Projek Staf IT PTJ 7.16 Analisis dan Lapor Staf IT PTJ 7.16.1 Sediakan Laporan Analisis (OPR/iDEC/LP02/) pada awal Julai dan
Halaman: 9/13 akhir Disember setiap tahun. 7.16.2 Rekod dan analisis hasil penilaian dari Borang Penilaian (OPR/iDEC/BR12/Penilaian ) ke dalam Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) pada awal Julai dan akhir Disember setiap tahun. 7.17 Tamat 7.16.3 Bentangkan laporan di Mesyuarat Pengurusan PTJ/ Mesyuarat Pengurusan Semakan UPM untuk tindakan penambahbaikan. TWP/WP
Halaman: 10/13 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/1 Permohonan Log Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BL01/Pembangun an) Borang Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BR01/Pembangun an) Salinan Petikan Minit Kelulusan Mesyuarat JKKICT Borang Semakan Permohonan (OPR/iDEC/BR09/ Semakan Permohonan) Makluman Status Permohonan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) (jika berkaitan) Staf IT PTJ Penyelia PTJ Pejabat Pengarah idec/ketua PTJ Minimum 5 Tahun 2. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/2 Pengurusan Projek Pembangunan ICT Borang Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BR01/Pembangun an) Salinan Makluman Status Permohonan Salinan Petikan Minit Kelulusan Mesyuarat JKKICT Staf IT PTJ Penyelia PTJ Rak Fail Minimum 5 Tahun
Halaman: 11/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Cadangan Pembangunan (Kertas cadangan/ Persembahan/ Storyboard/ Dokumen Rekabentuk/ Prototaip Sistem) Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/iDEC/BR10/Pengesahan Penerimaan Cadangan) Dokumentasi Projek (mengikut arahan kerja berkaitan) Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/iDEC/BR11/Serahan ) Borang Penilaian Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BR12/Penilaian ) Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) (jika berkaitan) 3. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/3 Laporan Analisis Projek Laporan Analisis Pembangunan ICT (OPR/iDEC/LP02/Pembangunan ICT) Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) Staf IT PTJ Penyelia PTJ Bilik Jaminan Kualiti Minimum 5 Tahun
Halaman: 12/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/4 Pemantauan Pengurus Projek Pengurus Projek Rak Fail Log Pemantauan Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BL02/Pembangunan) Minimum 5 Tahun
Halaman: 13/13 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 22/2011 02 02 02 03 02 04 OPR(iDEC)- 56/2011 OPR(iDEC)- 60/2011 OPR(iDEC)- 1/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 Disedia dan Disemak Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Diluluskan/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 04/04/2011 WP 22/08/2011 WP 18/11/2011 WP 09/03/2012