Universiti Putra Malaysia Penilaian Laman Web PTJ LAPORAN

Universiti Putra Malaysia Penilaian Laman Web PTJ LAPORAN

Ringkasan Eksekutif Penilaian Laman Web PTJ (Fasa 1 iaitu peringkat pematuhan garis panduan) telah dijalankan pada 19 Disember 2013 dan tamat pada 24 Januari 2014. Kriteria yang diubahsuai daripada garis panduan penilaian laman web yang dibangunkan oleh Multimedia Development Corporation (MDEC) dan Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning Unit (MAMPU). Sehingga 19 Disember 2013, terdapat 76 laman web PTJ yang disenaraikan oleh MarComm untuk dinilai tetapi hanya 75 saja yang boleh dibuat penilaian. (Sekolah Pengajian Siswazah masih menggunakan laman web lama) Keputusan penilaian menunjukkan 14 PTJ memperolehi markah 100-90 (18.7%), 24 PTJ dengan markah 89-80% (32.0%), 13 PTJ mendapat 79-70% (17.3%), 11 PTJ dengan markah 69-60% (14.6%), 5 PTJ memperolehi 59-50% (6.7%), 5 PTJ dengan markah 49-40% (6.7%) dan 3 PTJ mendapat 39-30% (4.0%). Isu utama: Kualiti terjemahan maklumat dalam Bahasa Inggeris (termasuk kandungan yang belum mempunyai terjemahan), Arkib yang tidak mempunyai kandungan, Gaya penulisan, susunan maklumat dan kualiti Kandungan (memenuhi keperluan pelanggan), tiada Piagam Pelanggan (termasuk laporan piagam pelanggan), pemilihan Gambar (tidak berkualiti), Direktori Staf (terjemahan jawatan, tidak komprehensif di PTJ dan tidak dikemaskini), tiada paparan pada maklumat Terkini, dan Menu Pelanggan dan Menu Utama yang kurang tepat dan tidak lengkap.

Objektif Penilaian laman web mempunyai objektif utama seperti berikut : Memantau pembangunan laman web berdasarkan Garis Panduan Laman Web PTJ Mengenalpasti isu-isu penting berkaitan pembangunan laman web PTJ Mengemukakan cadangan penambahbaikan laman web UPM dan PTJ

Objektif Laman Web Membantu bakal pelajar mendapat maklumat dan sumber penting UPM, dan sekali gus menarik minat menjadikan UPM sebagai destinasi pengajian tinggi utama dalam kalangan lima Universiti Penyelidikan di Malaysia. Membantu bakal pelajar (khususnya antarabangsa) dalam program mobiliti, internship dan lain-lain. Meningkatkan penglibatan alumni dalam aktiviti universiti termasuk memudahkan sumbangan derma, endowmen, wakaf ilmu dan lain-lain. Mewujudkan komuniti universiti yang lebih luas, termasuk penyertaan masyarakat dalam pelbagai aktiviti pengembangan, sukarelawan, dan perkongsian ilmu. Menyediakan pemegang taruh dengan pelbagai maklumat seperti polisi, peraturan, sistem tadbir urus, perkembangan dan lain-lain termasuk peluang pekerjaan dan maklumat pekerjaan Mempelawa hubungan korporat, antarabangsa dan industri dalam aktiviti penyelidikan, keusahawanan, pengajaran, dan pembangunan pelajar.

Pengguna Laman Web Staf Pelajar Semasa Bakal Pelajar (Lepasan Sekolah, Martikulasi, Politeknik, Kolej, dan IPT lain Bakal Pelajar (Program Mobiliti, Pertukaran dan Internship) Bakal Staf Ibu Bapa Alumni Masyarakat Penaja Media Kementerian dan Agensi Kerajaan Yang Berkepentingan Rakan MoU dan MoA Sektor Korporat dan lain-lain

KEPUTUSAN

Keputusan Penilaian Hasil Semakan Maklumat Peratus Pencapaian Pembangunan Laman Web Mengikut PTJ Bagi Tahun 2013 adalah seperti JADUAL

14 (18.7%) daripada 75 PTJ berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM 14 PTJ tersebut meliputi: 4 Fakulti : 28.6% 2 Institut : 14.3% 1 Kolej Kediaman : 7.1% 5 Pusat dan Akademi : 35.7% 2 Pejabat/Bahagian : 14.3% 30-39% (3) 37 (49.3%) PTJ tidak mencapai 80.0% 37 PTJ tersebut meliputi: 11 Kolej Kediaman (29.7%) 3 Fakulti (8.1%) 5 Institut (13.5%) 8 Pusat dan Akademi (21.6%) 10 Pejabat/ Bahagian (27.0%) 60-69% (11) 50-59% (5) 70-79% (13) 40-49% (5) 90-100% (14) 80-89% (24) Peratus Siap Bil PTJ Peratus (%) 90-100 14 18.7 80-89 24 32.2 70-79 13 17.3 60-69 11 14.6 50-59 5 6.7 40-49 5 6.7 30-39 3 4.0 75 100%

4 daripada 16 Fakulti berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM Fakulti Sains dan Teknologi Makanan : 96.4% Fakulti Pertanian : 94.4% Fakulti Sains Pertanian dan Makanan : 91.3% Kampus Bintulu Fakulti Pengajian Pendidikan : 90.3% 60-69% 1 Peratus Siap Bil Fakulti Peratus (%) 70-79% 2 90-100 4 25.0 80-89 9 56.2 80-89% 9 70-79 2 12.5 60-69 1 6.25 90-100% 4 0 2 4 6 8 10 3 Fakulti tidak mencapai 80.0% Fakulti Sains : 79.1% Fakulti Ekologi Manusia : 70.4% Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan : 65.8%

2 daripada 9 Institut berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM Institut Teknologi Maju : 97.3% Institut Biosains : 90.0% 3 Peratus Siap Bil Institut Peratus (%) 2.5 2 3 90-100 2 22.2 80-89 2 22.2 1.5 2 2 2 70-79 3 33.4 1 60-69 2 22.2 0.5 5 Institut tidak mencapai 80.0% Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan : 79.2% Institut Pengajian Sains Sosial : 74% Institut Gerontologi : 73.6% Institut Penyelidikan Matematik : 67.8% Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan : 60.7% 0 90-100% 80-89% 70-79% 60-69%

5 daripada 16 Pusat/Akademi termasuk Taman Pertanian dan Pusat Asasi Sains Pertanian berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM Pusat Kesihatan Universiti : 97.4% Pusat Pemajuan Kompentasi Bahasa : 95.0% Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser : 90.7% Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar : 96.0% Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : 92.4% 5 Pusat tidak mencapai 80.0% Pusat Islam Universiti : 64.5% Pusat Sukan : 50.0% Pusat Asasi Sains Pertanian : 46.0% Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear : 32.4% Pusat Pembangunan Akademik : 48.5% Akademi Sukan : 45.0% Peratus Siap Bil Pusat Peratus (%) 5 4 3 2 5 4 3 1 3 1 30-39% 40-49% 50-59% 90-100 5 29.4 80-89 4 23.5 60-69 3 17.6 50-59 1 5.9 40-49 3 17.6 30-39 1 5.9 1 60-69% 80-89% 0 90-100%

1 daripada 17 Kolej berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM Kolej Sebelas : 91.9% 11 Kolej tidak mencapai 80.0% Kolej Empatbelas 78.0% Kolej Canselor 77.4% Kolej Tun Dr. Ismail 74.5% 30-39% 2 40-49% 2 50-59% 60-69% 1 70-79% 80-89% 90-100 % 1 Kolej Kelima 63.3% Kolej Duabelas 59.8% Kolej Tigabelas 58.0% Kolej Kedua 57.9% Kolej Tun Perak 47.5% 3 3 5 Kolej Sepuluh 41.9% Kolej Keenam 37.8% Kolej Enambelas 33.3% Peratus Siap Bil Kolej Peratus (%) 90-100 1 5.9 80-89 5 29.4 70-79 3 17.6 60-69 1 5.9 50-59 3 17.6 40-49 2 11.8 30-39 2 11.8 0 1 2 3 4 5

90-100% 80-89% 70-79% 2 daripada 16 Pejabat/Bahagian berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM Perpustakaan : 95.5% Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi) : 90.3% 10 Pejabat/Bahagian tidak mencapai 80.0% Bahagian Akademik : 77.1% Pejabat Naib Canselor : 76.8% Pejabat TNC (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) : 75.5% Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset : 75.5% Bahagian Keselamatan : 73.4% Bahagian Audit Dalam : 68.1% Pejabat Pendaftar : 67.0% Pejabat TNC (Jaringan Industri dan Masyarakat : 62.5% Pejabat Penasihat Undang-undang : 60.9% Bendahari : 59.4% 5 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Peratus Siap Bil Pejabat/ Bahagian Peratus (%) 90-100 2 12.5 80-89 4 25.0 70-79 5 31.2 60-69 4 25.0 50-59 1 6.2 2 4 5 4 1 60-69% 50-59%

Isu Utama Kualiti Penulisan Direktori Staf Pautan Kandungan Bahasa Pertanyaan 1 2 3 Tatabahasa Ejaan Kandungan Broken Links Impak Rangkaian Terus kepada kandungan Bahasa Malaysia Bahasa Inggeris Bahasa ke-3? 4 5 6 Terjemahan Jawatan Kemaskini Maklumat Tidak lengkap (PTJ) Tiada kandungan (arkib, muat turun) Nilai dan kesesuaian kandungan Tidak dikemaskini (statistik, banner promosi dan pengumuman No. Telefon No. Faksimili Email (Pegawai yang bertanggungjawa b)

Isu Utama Terkini U-Respon Media Sosial Pautan Pantas Perkhidmatan dalam Talian Acara 7 8 9 Notification Feedback Respon Facebook Twitter YouTube Paparan tidak lengkap Kemaskini?? 10 11 12 Tiada Maklumat PTJ Pertindihan dengan pautan (PTJ) Pertindihan dengan pautan

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN & KANDUNGAN

Giving to College/ Faculty or Giving to UPM Kebanyakan laman web universiti antarabangsa mempunyai kandungan khas untuk Give atau Giving To Faculty atau Giving To University. Bagaimanapun, UPM atau PTJ belum membangunkan menu untuk sumbangan daripada alumni atau masyarakat khususnya sumbangan yang dibuat melalui online seperti Ways to Give, Your Impact dan Recognition. (Wakaf Ilmu sebagai salah satu komponen) Informasi Pertanian (AgriPutra) UPM perlu mewujudkan satu Menu atau ikon PERTANIAN sebagai satu informasi yang unik dan khusus di laman web utama UPM. Melalui menu tersebut, UPM boleh berkongsi maklumat berkenaan kekuatan disiplin pertanian. Perkongsian kaedah penanaman yang betul (untuk beberapa jenis tanaman utama atau lain-lain), pertanian komersial, komoditi, penyakit tanaman, hasil penyelidikan pertanian, konservatori pertanian, buku dan lain-lain penerbitan yang berkaitan.

Piagam Pelanggan UPM dan PTJ perlu memaparkan dan mengemaskini piagam pelanggan sekurang-kurangnya 3 kali dalam tempoh setahun. Piagam pelanggan yang dibangunkan mestilah berfokuskan kepada perkhidmatan utama dan mempunyai elemen SMART iaitu Specific, Measureable, Attainable, Relevant and Time-Specific. U-Respon idec hendaklah melihat semula keupayaan sistem U-Respon dalam memberikan Feedback Notification atau Response. Terdapat kes di mana (semasa penilaian MDEC dan SIRIM), pelanggan tidak menerima maklum balas sebagaimana diperlukan dalam sistem U-Respon.

Slider Cara persembahan slider belum berada pada tahap yang memuaskan pada kebanyakan slider laman web PTJ. Gaya penulisan dan gambar pada slider seharusnya mempunyai elemen pemasaran yang memfokuskan kepada pemberitahuan penemuan, peristiwa, kempen, pencapaian, kepakaran, aktiviti CSR dan lain-lain. Kadang-kadang slider juga boleh diletakkan vidoe yang memberi penerangan secara jelas dan menarik tentang maklumat yang hendak disampaikan. Slider bukan sahaja mempunyai gambar yang boleh mempengaruhi, membujuk dan menarik perhatian tetapi ia juga perlu dilengkapkan dengan penulisan yang mempunyai maklumat selanjutnya pada halaman yang berkaitan. Contoh slider pada laman web National University of Singapore, Stanford University dan University of Michigan boleh dijadikan panduan. Direktori Staf PTJ perlu memastikan semua staf kemaskini maklumat nombor telefon di dalam sistem SISMAN supaya direktori mempunyai maklumat nombor perhubungan yang tepat. Terjemahan jawatan juga perlu dilihat dengan teliti supaya ia melambangkan maksud dan fungsi jawatan yang sebenar. Begitu juga dengan direktori di PTJ seperti Institut, Pejabat dan Bahagian, terdapat nama pensyarah (asal Fakulti) yang tidak disenaraikan dalam direktori berkenaan kerana maklumat tersebut terdapat di Fakulti. IDEC perlu memainkan peranan untuk memastikan semua direktori tersebut boleh diakses di semua web PTJ. Pandangan pelanggan supaya perkataan Prof., Dr., Prof. Madya, Tuan, Puan, Cik diletakkan dihujung nama (dalam kurungan), perlu dipertimbangkan sewajarnya.

Berita Semasa Kebanyakan laman web PTJ memaparkan gambar yang sama untuk semua berita semasa pada muka hadapan laman web masing-masing. Ini menunjukkan tiada kepelbagaian dan keunikan berita semasa untuk PTJ berkenaan. Terdapat juga kekeliruan bentuk berita semasa dan pengumuman di mana ada PTJ yang meletakkan pengumuman dalam berita semasa. Penulisan berita mempunyai format yang tersendiri dan secara akademiknya adalah berdasarkan 5W dan 1H. Jika perlu, kursus penulisan berita perlu dibuat kepada semua pegawai berkaitan. Pengemaskinian Maklumat Maklumat yang dipaparkan samada dalam statistik, direktori, pengumuman, hebahan, terkini, slider, acara, banner, berita, promosi dan lain-lain perlu dikemaskini dari semasa ke semasa. Contohnya, masih terdapat banner aktiviti yang telah dijalankan lebih daripada 1 bulan dipaparkan dalam laman web PTJ.

Informasi Alumni Dicadangkan supaya ikon Alumni mengandungi maklumat seperti berikut: Profil Alumni UPM/Fakulti yang mencipta nama pada peringkat kebangsaan atau antarabangsa (Menteri Kabinet, Wakil Rakyat, Usahawan berjaya, Tokoh Korporat, Ahli Sukan dan lain-lain), kaedah memberi sumbangan (Giving Back) termasuk bentuk sumbangan dan kepentingan sumbangan, Pendaftaran alumni secara online, memaparkan aktiviti alumni, memuatnaik penerbitan alumni (jika ada) dan mempelawa Sukarelawan Alumni untuk aktiviti universiti. Maklumat Penyelidikan RMC diminta supaya melihat semula dan mengenalpasti bentuk maklumat yang perlu dipaparkan oleh Fakulti dan Institut dengan mengambilkira maklumat tersebut diperlukan dan penting kepada pelanggan. Keperluan dengan ertikata perkongsian penemuan, penerangan perkhidmatan, bidang keutamaan (bentuk penulisan), menawarkan kerjasama, kepakaran dan lain-lain. Apabila semula elemen strategik ditetapkan, satu garis panduan bagaimana memaparkan maklumat supaya lebih konsisten dan menarik dibentuk untuk digunapakai oleh semua PTJ.

Maklumat Kolej Kediaman Melihat semula cadangan maklumat berikut untuk dimasukkan dalam laman web Kolej Kediaman : Peraturan Kolej Kediaman Pelajar, Panduan Penggunaan Kemudahan, Kehidupan Kampus, Panduan Keselamatan, Motivasi Pembelajaran, Pengurusan Masa, Panduan atau Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Pelajar, Teknik Pembelajaran, Kepimpinan Pelajar, Protokol, Etiket Sosial, Pemakanan Kesihatan, Perpaduan, Kaedah Penajaan, Sukarelawan, Sekretariat atau Biro yang ditubuhkan di Kolej dan pelbagai input lain yang boleh memberi manfaat kepada pelajar dan pelanggan Pautan Luar Dicadangkan institusi yang mempunyai MoU/MoA dibuat pautan pada laman web PTJ. Dan PTJ perlu maklumkan kepada institusi berkenaan tentang inisiatif yang diambil.

Jadual Penilaian 2014 Program Penilaian Laman Web Fasa 2 Tarikh : 21 30 April 2014 Penilaian dalam kalangan pengguna iaitu: Pelajar Bakal pelajar Pelawat Staf Alumni Metodologi: Program Penilaian Laman Web Fasa 3 Tarikh : 22 31 Disember 2014 Metodologi: i. Soal Selidik ii. iii. Senarai semak kriteria kandungan dan kualiti penulisan Tindakan pembetulan dan cadangan penambahbaikan (Penilaian 2) i. Soal Selidik ii. Senarai semak kriteria kandungan dan kualiti penulisan iii. Tindakan pembetulan dan cadangan penambahbaikan (Penilaian 1)

Kesimpulan Penyediaan kandungan laman web adalah hasil kreativiti dan inisiatif di bawah tanggungjawab Jawatankuasa Laman Web UPM dan Jawatankuasa Kerja Laman Web PTJ iaitu bergantung kepada fungsi dan perkhidmatan utama yang disediakan oleh universiti. Fungsi dan perkhidmatan yang dipaparkan melalui laman web mestilah memenuhi keperluan utama pelanggan dan dikemaskini dari semasa ke semasa Aspek kandungan yang perlu ditambahbaik khususnya persembahan maklumat dan teknik penulisan laman web. Sila rujuk laman web universiti antarabangsa yang disenaraikan dalam ranking terbaik World Webometric Ranking seperti Stanford University, National University of Singapore, Cornell University, University of Washington, University of Michigan, University of California Berkeley dan University of Minnesota sebagai panduan Rujuk juga laman web Hokkaido University, Taylor s University dan Nanyang Technological University. Jenama laman web universiti-universiti tersebut mempunyai kekuatanya yang tersendiri, terutamanya berkaitan aspek pemasaran universiti apabila 9 th QS-APPLE yang bersidang di Sungkyun Kwan University, Korea, pada 30 Oktober 1 November 2013 telah mengumumkan Hokkaido University (Jepun), Taylor s University (Malaysia) dan ETS TOEFL (Australia) sebagai penerima Best International Website Page. Manakala Nanyang Technological University (Singapore) diumumkan sebagai penerima anugerah untuk kategori Most Crerative Corporate Institutional Video yang dipaparkan melalui laman web