Latihan MyMesyuarat -PENGERUSI- 1 DibentangkanOleh Versi 20120315
PENGENALAN MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menggunakan kertas. Merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap level di dalam kerajaan Malaysia. MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah di tambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian.
OBJEKTIF MYMESYUARAT Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif. Membuatkan komunikasi diantara ahli mesyuarat lebih efisyen. Memudahkan pertukaran maklumat. Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan mesyuarat.
B A R U B A R U B A R U CIRI-CIRI UTAMA MYMESYUARAT Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara email & SMS Menyediakan minit secara berformat mengikut kesesuaian Jawatankuasa Menempah bilik mesyuarat Menghantar peringatan untuk mengemaskini status secara automatik Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi
Memantau dan memberi komen terhadap status tindakan. Memantau status pengendalian Penerimaan notis tentang status yang telah dikemaskini Boleh mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib Boleh menerima peringatan untuk mengemaskini status Melakukan perbincangan secara atas talian (online) Kemaskini Profil. Memantau kehadiran ahli
CARTA ALIR MESYUARAT
TUGASAN UTAMA PENGERUSI Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat Penerimaan email jemputan ke mesyuarat Meluluskan minit mesyuarat Memantau status keputusan Memberi komen ke atas keputusan Memberi komen ke atas mesyuarat 7
MENGESAHKAN KEHADIRAN KE MESYUARAT Langkah 1: Pada panel Tugas pada skrin utama jawatankuasa klik pautan Sahkan Kehadiran
Langkah 2: Pilih status kehadiran anda berdasarkan empat pilihan yang disediakan. Klik butang Simpan
PENERIMAAN EMAIL JEMPUTAN KE MESYUARAT Langkah 1: Terdapat email jemputan yang akan di hantar jika anda terlibat dengan mesyuarat tersebut. Langkah 2: Klik pada pautan yang disediakan untuk membuat pengesahan kehadiran.
MELULUSKAN MINIT MESYUARAT Langkah 1: Pada panel Tugas pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan Luluskan edaran minit
Langkah 2: Deraf minit mesyuarat yang perlu di luluskan akan di paparkan. Langkah 3: Klik pada pautan Luluskan edaran minit. Langkah 4: Status minit mesyuarat akan berubah kepada Diluluskan untuk edaran
MEMANTAU STATUS KEPUTUSAN Langkah 1: Pada skrin utama Jawatankuasa, klik pada salah satu nama jawatankuasa yang disenaraikan. Nama Jawatankuasa yang di senaraikan
Langkah 2: Klik pada pautan tab menu Mesyuarat.
Langkah 3: Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang di senaraikan.
Langkah 4: Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan di paparkan di bawah skrin.
MEMBERI KOMEN KE ATAS MESYUARAT Langkah 1: Ulang langkah 1-3 mengikut langkah untuk Memantau status keputusan Langkah 2: Pada sebelah kiri skrin, akan terdapat satu kotak text pada panel Komen untuk mesyuarat ini
Komen pada kotak tersebut dan klik butang Simpan
MEMBERI KOMEN KE ATAS KEPUTUSAN Langkah 1: Ulang langkah 1-4 seperti pada langkah Memantau status keputusan Langkah 2: Klik pada pautan bilangan komen. Langkah 3: Taip komen pada kotak text yang di sediakan pada panel Komen untuk keputusan ini
MENGEKSPORT KALENDAR MYMESYUARAT KE MICROSOFT OUTLOOK Langkah 1: Pada skrin utama Jawatankuasa, klik pada salah satu nama jawatankuasa yang disenaraikan. Langkah 2: Klik pada pautan Eksport ical. Muat turun fail.ics yang di sediakan dengan mengklik pautan yang disediakan.
Langkah 3: Pada menu File di Microsoft Outlook, klik Import and Export. Langkah 4: Klik Import an icalendar or vcalendar file (.vcs) dan klik Next. Langkah 5: Pilih fail yang telah dimuat turun dari MyMesyuarat, klik butang OK
Terima Kasih 22