Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan peperiksaan akhir kursus siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi urusan memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims, penyediaan kertas soalan peperiksaan, menjalankan peperiksaan, membuat penilaian, dan memasukkan dan mengesahkan markah/gred. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) PU/S/M01 i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FPP : Fakulti Pengajian Pendidikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah KJ : Ketua Jabatan : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Pengajian Siswazah Fakulti/Institut PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
Halaman: 2/9 PhD : Doktor Falsafah SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pengarah WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 dan PT Unit Rekod dan Program Akademik bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula Mula 7.1 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims 7.2 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan 7.3 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan 7.4 Wajar? 7.5 Tidak Ya Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan 7.6 Jalankan Peperiksaan Periksa Kertas Jawapan Masukkan Markah/Gred 7.7 7.8 7.9 Gred Lengkap? 7.10 Tidak Ya Sahkan Gred dan Majukan ke SPS 7.11 Terima Senarai Gred yang Telah Disahkan? 7.12 Tidak Ya Kemaskini Rekod 7.13 Tamat Tamat 7.14
Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims 7.2.1 Tetapkan tarikh peperiksaan akhir untuk setiap kursus (wujudkan jadual waktu peperiksaan akhir) dan masukkan tarikh tersebut ke dalam i- GIMS selewat-lewatnya pada minggu Ke-10. 7.2.2 Pastikan peperiksaan dijalankan dalam tempoh minggu peperiksaan akhir dan termasuk juga penilaian untuk kursus Seminar dan kursus lain yang tidak mempunyai peperiksaan akhir. / PT Fakulti 7.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan 7.3.1 Sediakan kertas soalan peperiksaan. 7.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan 7.4.1 Lengkapkan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) dan majukan kepada sebelum penilaian dibuat. 7.4.2 Semak kesesuaian kertas soalan peperiksaan dengan menggunakan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02). 7.5 Wajar? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.
Halaman: 5/9 7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.3. 7.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan 7.6.1 Cetak dan simpan kertas soalan peperiksaan di tempat yang selamat sehingga peperiksaan dijalankan. PT/PTO Fakulti 7.7 Jalankan Peperiksaan 7.7.1 Jalankan peperiksaan dalam tempoh yang telah ditetapkan. 7.8 Periksa Kertas Jawapan 7.8.1 Periksa kertas jawapan dalam tempoh yang ditetapkan. 7.9 Masukkan Markah/Gred 7.9.1 Masukkan markah bagi kursus yang mempunyai peperiksaan akhir ke dalam i-gims dalam tempoh dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir dijalankan. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. 7.9.2 Masukkan markah keseluruhan atau gred bagi kursus yang tiada peperiksaan akhir dalam tempoh dua (2) minggu selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. 7.10 Gred Lengkap? 7.10.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.11. 7.10.2 Jika Tidak, beri peringatan umum kepada pihak Fakulti/Institut sama ada secara bertulis PT/PTO SPS
Halaman: 6/9 (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat / untuk ikut Langkag 7.9. Rekodkan panggilan telefon. Nota: Peringatan diberi secara automatik oleh i-gims dua (2) hari sebelum tamat tempoh untuk memasukkan gred bagi sesuatu kursus. 7.10.3 Majukan permohonan secara bertulis melalui PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. 7.10.4 Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi. / PT/PTO SPS 7.11 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS 7.11.1 Cetak senarai gred pelajar yang telah dimasukkan ke dalam i-gims (cetak dari i-gims dan bukan Microsoft Word/Excel). 7.11.2 Semak dan sahkan senarai gred yang telah dicetak dengan menurunkan tandatangan di atas kertas cetakan tersebut. Jika terdapat sebarang kesilapan, buat pembetulan dalam i- GIMS dan cetak semula sebelum membuat pengesahan. Majukan senarai yang telah disahkan kepada Dekan/TD/ Fakulti. 7.11.3 Sahkan (tandatangani) senarai gred pelajar yang telah disahkan oleh penyelaras kursus/pensyarah dan majukan ke SPS selewatlewatnya pada minggu kelima selepas hari
Halaman: 7/9 terakhir minggu peperiksaan akhir. 7.12 Terima Senarai Gred yang telah Disahkan? 7.12.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.13. 7.12.2 Jika Tidak, beri peringatan secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat / untuk ikut Langkah 7.11. PT/PTO SPS 7.13 Kemaskini Rekod 7.13.1 Kemaskini rekod ke dalam fail kursus selewatlewatnya sebelum/pada minggu ke-18. Pengajar/ /PT/PTO 7.14 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti/pensyarah untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims [jika berkaitan]. Salinan surat/notis peringatan kepada pihak Fakulti/Institut berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Dokumen lain yang berkenaan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Rekod dan Program Akademik Kuasa Melupus Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 PT/PTO PT/PTO Bilik Fail Dekan
Halaman: 8/9 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i- GIMS [jika berkaitan]. Surat/ notis peringatan berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Dokumen lain yang berkenaan. 3. UPM/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Fakulti/Institut Fakulti/Institut Fakulti/ Institut PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Rekod dan Program Akademik Fakulti/ Pengarah Institut Dekan SPS Gred bagi sesuatu kursus yang dicetak dari i-gims yang telah disahkan oleh pensyarah dan. Dokumen lain yang berkenaan. 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Salinan dokumen gred kursus yang telah disahkan. Dokumen lain yang berkenaan. PT/PTO Fakulti/Institut PT/PTO Fakulti/Institut Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut 5. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/3/(Kod Kursus) Ketua Jabatan Bilik Fail PTJ Fail Kursus (nama kursus) Kertas soalan peperiksaan. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan. Penilaian Kursus (rujuk dalam i-gims). 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/8 PTO FPP/FBMK PTO FPP/FBMK Pejabat Am TD (Siswazah) Dekan FPP/FBMK
Peperiksaan Komprehensif Master PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 9/9 FPP/FBMK Kertas soalan Peperiksaan Komprehensif Master. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan. 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 PU:S- 29/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 PU:S- 24/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 PU:S- 12/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 PU:S- 29/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-221 TNC (A&A) WP 12/12/2014