Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan peperiksaan akhir kursus siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi urusan memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims, penyediaan kertas soalan peperiksaan, menjalankan peperiksaan, membuat penilaian, dan memasukkan dan mengesahkan markah/gred. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FPP : Fakulti Pengajian Pendidikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah KJ : Ketua Jabatan : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Pengajian Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PhD : Doktor Falsafah
Halaman: 2/8 SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pengarah TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 dan PT Unit Akademik dan Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula / PT Fakulti 6.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims 6.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims 6.2.1 Tetapkan tarikh peperiksaan akhir untuk setiap kursus (wujudkan jadual waktu peperiksaan akhir) dan masukkan tarikh tersebut ke dalam i-gims selewatlewatnya pada minggu Ke- 14. 6.2.2 Pastikan peperiksaan dijalankan dalam tempoh minggu peperiksaan akhir dan termasuk juga penilaian untuk kursus Seminar dan kursus lain yang tidak mempunyai peperiksaan akhir. 6.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan 6.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan 6.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan 6.3.1 Sediakan kertas soalan peperiksaan. 6.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan 6.4.1 Lengkapkan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) dan majukan kepada sebelum penilaian dibuat. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) 6.4.2 Semak kesesuaian kertas soalan peperiksaan dengan menggunakan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02). 6.5 Wajar? Tidak 6.5 Wajar? 6.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.6. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) Ya 6.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.3. 6.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan 6.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan PT/PTO Fakulti 6.6.1 Cetak dan simpan kertas soalan peperiksaan di tempat yang selamat sehingga peperiksaan dijalankan. A
Halaman: 4/8 A 6.7 Jalankan Peperiksaan 6.7 Jalankan Peperiksaan 6.7.1 Jalankan peperiksaan dalam tempoh yang telah ditetapkan. 6.8 Periksa Kertas Jawapan 6.8 Periksa Kertas Jawapan 6.8.1 Periksa kertas jawapan dalam tempoh yang ditetapkan. 6.9 Masukkan Markah/Gred 6.9 Masukkan Markah/Gred 6.9.1 Masukkan markah bagi kursus yang mempunyai peperiksaan akhir ke dalam i-gims dalam tempoh empat belas (14) hari selepas peperiksaan akhir dijalankan. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. 6.10 Gred Lengkap? Tidak 6.9.2 Masukkan markah keseluruhan atau gred bagi kursus yang tiada peperiksaan akhir dalam tempoh empat belas (14) hari selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. 6.10 Gred Lengkap? 6.10.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.11. PT/PTO SPS 6.10.2 Jika Tidak, beri peringatan umum kepada pihak sama ada secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat / untuk ikut Langkah 6.9. Rekodkan panggilan Ya telefon. Nota: Peringatan diberi secara automatik oleh i-gims dua (2) hari sebelum tamat tempoh untuk memasukkan gred bagi sesuatu kursus. / 6.10.3 Majukan permohonan secara bertulis melalui PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. PT/PTO SPS 6.10.4 Aktifkan i-gims dan maklumkan B pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas
Halaman: 5/8 B Ya 6.11 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS kelulusan diperolehi. 6.11 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS 6.11.1 Cetak senarai gred pelajar yang telah dimasukkan ke dalam i-gims (cetak dari i-gims dan bukan Microsoft Word/Excel). 6.11.2 Semak dan sahkan senarai gred yang telah dicetak dengan menurunkan tandatangan di atas kertas cetakan tersebut. Jika terdapat sebarang kesilapan, buat pembetulan dalam i- GIMS dan cetak semula sebelum membuat pengesahan. Majukan senarai yang telah disahkan kepada Dekan/TD/ Fakulti. 6.11.3 Sahkan (tandatangani) senarai gred pelajar yang telah disahkan oleh penyelaras kursus/pensyarah dan majukan ke SPS selewat-lewatnya pada minggu kelima selepas hari terakhir Tidak minggu peperiksaan akhir. 6.12 Terima 6.12 Terima Senarai Gred yang telah Disahkan? Senarai Gred 6.12.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.13. yang telah PT/PTO SPS Disahkan? 6.12.2 Jika Tidak, beri peringatan secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat Ya / untuk ikut Langkah 6.11. 6.13 Sedia Semua Senarai Gred Kursus dan Statistik Status Pelajar 6.13 Sedia Semua Senarai Gred Kursus dan Statistik Status Pelajar 6.13.1 Pastikan semua gred kursus diterima dan disahkan oleh Fakulti. 6.13.2 Sediakan statistik gred kursus dan status pelajar untuk disahkan kepada Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti (JKPSU). 6.14 Kemaskini Rekod 6.14 Kemaskini Rekod Pengajar/ /PT/ PTO 6.14.1 Kemaskini rekod ke dalam fail kursus selewat-lewatnya sebelum/pada minggu ke-18. 6.15 Tamat 6.15 Tamat
Halaman: 6/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan Kuasa Melupus Dekan SPS Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti/pensyarah untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims [jika berkaitan]. Salinan surat/notis peringatan kepada pihak berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Petikan minit JKPSU berkaitan pengesahan gred kursus dan status pengajian pelajar. Dokumen lain yang berkenaan. 2. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i- GIMS [jika berkaitan]. Surat/ notis peringatan berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Petikan minit JKPSU berkaitan pengesahan gred kursus dan status pengajian pelajar. Dokumen lain yang berkenaan. PT/PTO PT/PTO Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
Halaman: 7/8 3. UPM/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Gred bagi sesuatu kursus yang dicetak dari i-gims yang telah disahkan oleh pensyarah dan. Dokumen lain yang berkenaan. PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan Dekan SPS 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Salinan dokumen gred kursus yang telah disahkan. Dokumen lain yang berkenaan. PT/PTO PT/PTO Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut 5. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/3/(Kod Kursus) Ketua Jabatan Bilik Fail PTJ Fail Kursus (nama kursus) Kertas soalan peperiksaan. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan. Penilaian Kursus (rujuk dalam i-gims). 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/8 Peperiksaan Komprehensif Master PTO FPP/FBMK PTO FPP/FBMK Pejabat Am TD (Siswazah) FPP/FBMK Dekan FPP/FBMK Kertas soalan Peperiksaan Komprehensif Master. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan.
Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 29/2011 kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 24/2012 kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 12/2013 kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 29/2014 kali ke-221 TNC (A&A) WP 12/12/2014 02 05 13/2015 kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 06 16/2016 kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016