Halaman : 1 / 11 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan cara pengendalian simpanan bekalan di PKU. Prosedur ini merangkumi cara pengendalian pembelian, penerimaan, simpanan, pengeluaran dan pelupusan bekalan yang merangkumi bekalan ubat, rawatan, ujikaji dan am (rumahtangga, alat tulis/pejabat) di PKU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen OPR/PKU/AK05/PPU Arahan Kerja Pemantauan Perolehan Bekalan Ubat OPR/PKU/SU05/Reorder Bekalan Senarai Utama Reorder Point Bekalan Ubat Berkaitan Manual e-klinik UPM/SOK/OSH/P001 Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa - Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Perintah-Perintah Am Dan Arahan - Perbendaharaan - Malaysian Laws on Poisons dan Sale Drugs http://laws.com.my/2011/medicalact-1971-act-50 Medical Act 1971(Akta 50) 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BS DR JTMP JT KJ KS PAP PPF PM PPK PSc PT PPP : Bilik Serbaguna : Pegawai Perubatan : Juruteknologi Makmal Perubatan : Jururawat : Jururawat : Seksyen : Pembantu Am Pejabat : Penolong Pegawai Farmasi : Pembantu Makmal : Pembantu Perawatan Pesakit : Pegawai Sains : Pegawai Tadbir : Pembantu Pembedahan Pergigian
Halaman : 2 / 11 PT(P/O) USB : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Unit Simpanan Bekalan 5.0 TANGGUNGJAWAB, KS, PSc, PT, JTMP, PPF, JT, PPP, dan PT(P/O) bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat di dalam perlaksanaan prosedur ini perlu mematuhinya.
Halaman : 3 / 11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Buat pesanan belian 7.2 Terima bekalan dan Rekod 7.3 Simpan 7.4 Permohonan pengeluaran 7.5 Semak status bekalan 7.6 TIDAK Bekalan ada? 7.7 YA Keluar bekalan 7.8 Kemaskini rekod 7.9 7.0 PROSES TERPERINCI Tamat 7.10
Halaman : 4 / 11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Buat Pesanan Pembelian 7.2.1 Buat pesanan belian (RO) bagi ubat-ubatan, bekalan rawatan perubatan, bekalan rumahtangga, bekalan ujikaji, bekalan radiologi, bekalan rawatan pergigian, alat-tulis/pejabat berdasarkan kepada keperluan. Rujuk Prosedur Bendahari.* PSc, PPF, PPP, JT dan PT (P/O) 7.3 Terima Bekalan dan Rekod 7.3.1 Semak PO/DO/Invois dan pastikan bekalan diterima sama seperti yang tercatat dalam PO serta mengikut spesifikasi berikut : PSc, JTMP, PPF, PPP, JT, PM, PAP, PT(P/O) i. Nama bekalan ii. Harga bekalan iii. Dose (ubat sahaja) iv. Jumlah (kuantiti) bekalan v. Tarikh luput bekalan ubat mestilah tidak kurang daripada setahun kecuali dalam keskes yang tertentu. vi. Tarikh luput bekalan (ujikaji/kimia) mestilah tidak kurang dari 6 bulan. 7.3.2 Rekodkan penerimaan bekalan dalam Kad Stok(OPR/PKU/BR13/KS) dan/atau sistem e-klinik (Stock Received dan Sistem Putra online. 7.3.3 Failkan salinan PO/DO/Invois ke fail yang berkaitan.
Halaman : 5 / 11 7.4 Simpan 7.4.1 Bekalan Ubat PPF,PT(P/O) a) Pastikan Unit Simpanan Bekalan sentiasa berhawa dingin. b) Simpan ubat-ubat yang diterima mengikut susunan klasifikasi jenis ubat mengikut susunan abjad seperti: Oral drug i. Tablet (Alphabet) ii. Syrup iii. Antibiotik iv. Antihistamin v. Vitamin Injections External i. Ear/Eye/Nose/Inhaler ii. Solutions iii. Krim iv. Gel v. Suppository vi. Spray vii. Pessary Vaksin-vaksin dan Insulin di simpan dalam peti sejuk di USB, Bilik Rawatan dan di Unit Farmasi dengan dipantau oleh PPF/JT Ubat psikotropik disimpan di dalam kabinet DDA di USB dan dipantau oleh PPF, PT(P/O) 7.4.2 Bekalan Rawatan Bekalan rawatan perubatan disimpan di Bilik Simpanan Bekalan Rawatan. PPF,JT,PT(P/O)
Halaman : 6 / 11 7.4.3 Bekalan Ujikaji Makmal -Bekalan ujikaji makmal disimpan mengikut kategori Reagen dan bahan Kimia - mengikut suhu yang ditetapkan. PSc, JTMP -Bahan-bahan ujikaji pakai buang (container, pipet, dll) disimpan ditempat yang sesuai dan selamat. 7.4.4 Bekalan Am -Bekalan am rumahtangga disimpan di USB dan bekalan alat tulis/pejabat disimpan di Bilik Serbaguna. 7.4.5 Bekalan Am Radiologi dan Makmal -Bekalan dan bahan ujikaji makmal/radiologi disimpan di unit masing-masing. 7.5 Permohonan Pengeluaran Bekalan PT(P/O) PM/PPK /PAP Pemohon 7.5.1 Pemohon adalah dari bahagian/unit di PKU sahaja. 7.5.2 Bagi pengeluaran Ubat/Rawatan/Rumahtangga Isi Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB). 7.5.3 Pengeluaran bekalan reagen dan bahan kimia Makmal/Radiologi direkod pada Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) 7.5.4 Pengeluaran alat tulis pejabat direkod pada Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) 7.6 Semak Status Bekalan 7.6.1 Bekalan Ubat dan Rawatan a) Semak Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) bagi memastikan tarikh luput bekalan (jika ada) dan baki bekalan 1 kali sebulan bagi memastikan fizikal ubat di Kad Stok dan sistem e-klinik adalah sama dan cop SEMAK STOK pada kad petak tersebut. PT(P/O) dan PAP
Halaman : 7 / 11 b) Bagi bekalan ubat-ubatan, semakan stok 1 kali sebulan secara rawak dilakukan untuk 5% dari jumlah keseluruhan ubat bagi memastikan fizikal ubat di Kad Stok dan sistem e-klinik adalah sama. Gunakan borang Senarai Semakan Rawak Stok (Random Check) (OPR/PKU/SS05/Rawak) semasa menyemak. c) Bagi bekalan ubat-ubatan yang akan tamat tempoh dalam masa enam bulan, rekod dan maklumkan pada setiap doktor. Asing ubat-ubatan tersebut di satu rak khas yang dilabel UBAT-UBATAN AKAN LUPUT DALAM MASA 6 BULAN. d) Kaedah melupus/musnah bekalan ubatan ialah dengan merujuk kepada Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001) Catatkan dalam Buku Rekod Pelupusan Ubat setiap kali membuat pelupusan dengan disahkan oleh. KS PPF/ PT(P/O) /KS/PPF/ PT(P/O)/PAP 7.7 Bekalan Ada? 7.7.1 Jika Ya, ikut langkah 7.8 7.7.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.2 PSc, PPF, PPP, JT dan PT(P/O) 7.8 Keluar Bekalan 7.8.1 Keluarkan bekalan berdasarkan borang/permohonan oleh pemohon dari Bahagian/Unit di PKU. 7.8.2 Bagi bekalan ubat, rekodkan maklumat i. Pengeluaran bekalan ubat ke dalam Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) /dan sistem e-klinik (Stock Distribution). ii. Setelah maklumat pengeluaran ubat direkodkan, pastikan baki ubat di dalam Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) adalah sama dengan baki di dalam sistem e-klinik. PT(P/O) / PPF PT(P/O)/PPF/DR
Halaman : 8 / 11 iii. Catatkan ubat yang telah mencapai re-order point ke dalam buku Rekod Pemantauan Perolehan Ubat untuk tindakan PPF membuat permohonan bekalan. (Rujuk Arahan Kerja Pemantauan Perolehan Bekalan Ubat.) 7.8.3 Bagi bekalan ujikaji, radiologi dan bekalan rawatan pergigian, tiada borang perlu diisi dan pengeluaran direkod pada Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) 7.8.4 Bagi bekalan alat tulis/pejabat, diminta untuk memohon di dalam Sistem Putra Online dan rekodkan ke dalam Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS). PSc, JTMP, PPP PT(P/O) 7.9 Kemaskini Rekod 7.9.1 Kemaskini rekod-rekod bekalan di setiap unit yang mengendalikan simpanan bekalan PPF/ PT(P/O), PM, PPP, PAP 7.10 Tamat
Halaman : 9 / 11 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail Dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail 1. Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) PT(P/O), PM, PPP, PAP Tangungjawab Menyelenggara PPF, PT(P/O), JTMP, PSc, JX Tempat dan Tempoh Simpanan USB 7 tahun Kuasa Melupus 2. UPM/PKU/05/UM(Jilid) Fail Bekalan Ubat Masuk Salinan Invois Salinan Asal Pesanan Belian 3. UPM/PKU/05/RK/(Jilid) Fail Bekalan Rawatan Keluar Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB) 4. Buku Daftar Stok Bekalan Rumahtangga UPM/PKU/05/UK(Jilid) 5. Fail Bekalan Ubat Keluar Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB) 6. UPM/PKU/05/RM/(Jilid) Fail Bekalan Rawatan Masuk Salinan Invois Salinan Asal Pesanan Belian 7. UPM/PKU/05/LUPUS Fail Rekod Bekalan Lupus Dalam Tempoh 6 Bulan 8. UPM/PKU/200-8/1/1/1/2 Buku Rekod Pelupusan Ubat 5 tahun PT(P/O) PPF, PT(P/O) PA 3 tahun 5 tahun
Halaman : 10 / 11 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail Dan Senarai Rekod 9. UPM/PKU/05/MSYT Fail Mesyuarat Unit Bekalan Ubat Minit Mesyuarat Dokumen-dokumen yang berkaitan 10. Buku Rekod Pemantauan Perolehan Bekalan Ubat 11. UPM/PKU/05/Rawak Fail Semakan Rawak Stok Senarai Semakan Rawak Stok (Random Check) (OPR/PKU/SS05/Rawak) 12. Kad Stok (OPR/PKU/BR13/KS) Borang Permohonan Alat Tulis/Bekalan Pejabat Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 3 tahun PT(P/O) PT(P/O) USB PT(P/O) PT(P/O) Bilik Serbaguna Kuasa Melupus
Halaman : 11 / 11 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 PKU - 4/2012 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 11/2011 WP 30/01/2012