MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PPM 2016/2017 PERSATUAN PUSTAKAWAN MALAYSIA

Transcription

1 MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PPM 2016/2017 PERSATUAN PUSTAKAWAN MALAYSIA Tarikh : 27 Mac 2017/ 28 Jamadilakhir 1438H (Isnin) Masa : 9:00 pagi hingga 1.30 petang Tempat : Auditorium, Universiti Islam Malaysia (UIM) Bangunan MKN Embassy Techzone, Jalan Teknokrat 2, Cyberjaya Kehadiran: Seramai 261 orang telah menghadiri Majlis Perasmian Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM) 2016/2017 (Lampiran 1: Senarai kehadiran). MAJLIS PERASMIAN Mesyuarat Agung Tahunan (M.A.T.) PPM 2016/2017 telah dirasmikan oleh Y.Bhg. Prof. Tan Sri Dr. Mohd Yusof Noor, Presiden Universiti Islam Malaysia (UIM). (Lampiran 2: Majlis Perasmian MAT 2016/2017). MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2016/ Ucapan Alu-aluan Y.Bhg. Presiden PPM YBhg Dato Nafisah Ahmad selaku Presiden PPM 2016/2018 dan Pengerusi M.A.T. PPM 2016/2017 merakamkan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada Presiden UIM di atas persetujuan beliau untuk mengadakan M.A.T. di kampus UIM yang serba moden dan kontemporari. Pengerusi juga mengalu-alukan kedatangan dan kehadiran kesemua ahli, terutama ahli baharu dan ahli senior, yang sentiasa menyokong PPM. Pengerusi memaklumkan cabaran kepada perpustakaan dan pustakawan adalah: a. Menyokong kerajaan untuk membantu penggunaan perpustakaan secara paling optimum b. Memastikan pustakawan diiktiraf oleh masyarakat sebagai agen yang membantu mereka dalam dunia maklumat c. Mengangkat martabat kepustakawanan melalui Skim Pembantu Pustakawan dan kursus yang diiktiraf oleh kerajaan. d. Meneliti program kolaborasi PPM dan UIM untuk memartabatkan ketamadunan Malaysia e. Menghargai pencapaian Malaysia melalui PPM sebagai tuan rumah International Federation of Library Associations and Institutions World Library and Information Congress (IFLA WLIC ) 2018 di Kuala Lumpur dari 24 hingga 30 Ogos Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Tahunan PPM 2015/ 2016 Minit M.A.T. PPM 2015/2016 yang diadakan pada 28 Mac 2016 telah dibentang. Puan Rashidah Begum Fazal Mohamed (L 037) telah mencadangkan agar minit mesyuarat diluluskan dan disokong oleh Puan Maimunah Kadir (L 045). 2.1 Perkara-Perkara Berbangkit Cadangan pembelian aset/hartanah PPM Keputusan Mesyuarat: PPM tidak akan membuat sebarang kajian hartanah untuk tahun 2017 memandangkan PPM memerlukan peruntukan bagi penganjuran IFLA WLIC

2 2.1.2 Puan Balqis Suja (P 0433) menyatakan dari tahun 1986 hingga 2003, PPM mempunyai wakil di Lembaga Perpustakaan Awam Negeri Johor. Presiden menerangkan tiada peruntukan dalam enakmen Johor, Pahang dan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur yang mewajibkan kehadiran wakil PPM. Lembaga boleh menjemput wakil PPM seperti Pahang yang menjemput Presiden untuk mewakili PPM. Puan Balqis Suja (P 0433) juga mencadangkan supaya PPM menulis surat kepada setiap Lembaga yang tidak mempunyai wakil PPM untuk memohon perlantikan wakil PPM dalam Lembaga. Keputusan Mesyuarat: Buat masa kini, terdapat wakil PPM dalam Lembaga Perpustakaan Awam Negeri Pahang. Bagi Johor dan Wilayah Persekutan Kuala Lumpur, Majlis PPM dimaklumkan bahawa PPM tidak disenaraikan dalam Enakmen Perpustakaan Awam Negeri Johor dan Perlembagaan Perpustakaan Kuala Lumpur Dr. Nor Edzan Che Nasir (L 055) menyatakan alamat PPM yang termaktub dalam Perlembagaan perlu dipinda kerana penjualan penjualan aset tersebut. Alamat berdaftar baru ialah 232, Jalan Tun Razak 50572, Kuala Lumpur. Tindakan: Setiausaha Kehormat Keputusan Mesyuarat: Alamat PPM telah dikemaskini melalui Sistem Elektronik Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (eroses) Encik Muhammad Akmal Ahmat (P 1528) mencadang penjenamaan semula struktur jawatankuasa tetap dan jawatankuasa sedia ada. Kesemua jawatankuasa yang aktif dan tidak aktif perlu disenarai dalam laman sesawang dan dicadangkan jawatankuasa tetap dinaiktaraf ke status majlis. Contoh: Majlis Perpustakaan Akademik yang perlu disinergi dengan PERPUN/Majlis Ketua Pustakawan Universiti Awam serta dilulus/diperaku dengan sokongan secara memorandum bertulis oleh semua perpustakaan akademik, Kementerian Pengajian Tinggi dan Kementerian Pendidikan Malaysia. Keputusan Mesyuarat: Majlis telah mengkaji semula struktur jawatankuasa PPM dan membuat pindaan nama jawatankuasa bagi tujuan penyeragaman disamping mengemaskini fungsi/bidang tugas setiap jawatankuasa/kumpulan. 2

3 2.1.5 Encik Muhammad Akmal Ahmat (P 1528) mencadang pengwujudan tiga unit sokongan tetap di bawah kuasa Majlis: a. Unit Pengukuhan Dana dan Promosi - berperanan melaksana strategi meningkatkan dana Persatuan melalui perniagaan dan sumbangan dari pihak awam. b. Unit Pengukuhan Penjenamaan Korporat dan Rangkaian - berperanan mengukuh jalinan hubungan korporat antara pustakawan dengan mana-mana pihak yang menjana keuntungan. c. Unit Sukarelawan dan Pembangunan Profesional Pustakawan berperanan mengurus kebajikan dan saluran bakat pustakawan yang ingin menyumbang tenaga dan idea secara sukarela tanpa honorarium. Unit ini juga berperanan membangun program mentor-mentee. Keputusan Mesyuarat: Majlis telah menyemak semula bidang tugas jawatankuasa sedia ada dan telah membuat pindaan dengan mengambil kira cadangan dan menubuh serta menjenama semula Jawatankuasa Pembangunan Profesional; Jawatakuasa Sosial dan Khidmat Masyarakat; dan Jawatankuasa Promosi dan Keahlian Encik Muhammad Akmal Ahmat (P 1528) mencadang penubuhan Majlis Pustakawan Muda yang berperanan sebagai sayap kepada PPM. Bank idea, pengurusan bakat dan saluran sumbangan boleh dilakukan melalui Majlis ini dan setiap Kumpulan PPM dicadang mempunyai wakil Pustakawan Muda masing-masing. Keputusan Mesyuarat: Majlis telah mengkaji dan menyemak semula jawatankuasa dan memutuskan tiada keperluan menubuh Jawatankuasa Pustakawan Muda memandangkan tumpuan PPM mulai 2018 adalah untuk pembangunan profesional pustakawan muda Dr. Khasiah Zakaria (P 0796) ingin penjelasan mengenai diskaun ke atas yuran keahlian sempena Hari Pustakawan Keputusan Mesyuarat: PPM mempunyai perancangan untuk memberi potongan istimewa yuran PPM jika pendaftaran peserta berbayar pada IFLA WLIC 2018 di Kuala Lumpur mencapai sasaran 1,000 orang. 3

4 2.1.8 Puan Rizalawati Ayu Abdul Razak (P 0792), Arinawati Ayob (P 0849), Habsah Abdul Rahman (P 0228), Suhana Ishak (P 1564), Tuan Sira Zawana Tuan Yaakub (P 1563) dan Jamilah Hassan Basri (P 1561) menyatakan gelaran pustakawan seharusnya diguna oleh mereka yang berkelulusan ikhtisas kepustakawanan sahaja. Keputusan Mesyuarat: Gelaran jawatan yang diguna bergantung kepada organisasi. Walau pun bidang tugas adalah bidang tugas seorang pustakawan tetapi gelaran jawatan mengikut struktur organisasi. Sebagai contoh, di Perpustakaan Negara Malaysia, gelaran Ketua Pengarah diguna untuk jawatan Ketua Pustakawan. Di Pustaka Negeri Sarawak pula, gelaran Ketua Pegawai Eksekutif diguna untuk jawatan Pengarah Perpustakaan. 3. Pembentangan dan Penerimaan Laporan Tahunan PPM 2016/2017 Setiausaha Kehormat telah membentang Laporan Tahunan PPM 2016/2017 seperti yang telah diedarkan. 3.1 Laporan Majlis Ahli Majlis PPM sesi 2016/2018 adalah seperti berikut dan sehingga kini sebanyak 15 kali mesyuarat majlis telah diadakan. Presiden Bekas Presiden Terkini Naib Presiden I Naib Presiden II Setiausaha Kehormat Pen. Setiausaha Kehormat Bendahari Kehormat Pen. Bendahari Kehormat Ahli Dato Nafisah Ahmad Dr. Nor Edzan Haji Che Nasir Puan Hasnita Ibrahim Puan Chin Loy Jyoon Puan Siti Sumaizan Ramli Encik Wan Yuhaimisham Wan Yusoff Cik Rohaya Umar Encik Ali Rashid Encik Zawawi Tiyunin Dr. Khasiah Zakaria Encik Ghazali Mohamed Fadzil Encik Muhammad Akmal Ahmat Datin Che Normadiah Che Abbas Dr. Rashidah Bolhassan Puan Shamsiah Abu Bakar Perlantikan Pemegang Amanah Tuan Syed Salim Agha Syed Azmatullah (L 002) Puan Rohani Zainal Abidin (L 038) 4

5 Penasihat Dato Dr. Zaiton Osman (L 042) Dato Zawiyah Baba (L 035) Juruaudit Dalaman Puan Faridah Talib (P 1434) Encik Mohammed Dzulkarnain Abdul Karim (P 0728) Pengerusi Jawatankuasa/Kumpulan yang Dilantik A. Jawatankuasa Tetap Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Akademik Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Khusus Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Awam Jawatankuasa Tetap Pusat Sumber Sekolah Jawatankuasa Tetap Perkhidmatan Perpustakaan Kepada Golongan Khas B. Jawatankuasa Jawatankuasa Pendidikan Sains Maklumat dan Perpustakaan Jawatankuasa Pembangunan Profesional Jawatankuasa Promosi dan Keahlian Jawatankuasa Tetap Penerbitan Jawatankuasa Teknologi Maklumat Jawatankuasa Harta Intelek Jawatankuasa Perpustakaan Undang-Undang Jawatankuasa Perpustakaan Perubatan (Medical Libraries Group) Jawatankuasa Perpustakaan Islam C. Jawatankuasa Kecil Jawatankuasa Kecil Bangunan PPM Jawatankuasa Kecil Sosial dan Khidmat Masyarakat Jawatankuasa Kecil Anugerah PPM Jawatankuasa Kecil Pelaburan Jawatankuasa Kecil Latihan D. Kumpulan PPM Kumpulan Utara PPM Kumpulan Timur Encik Amir Hussain Md Ishak Puan Norhayati Abdul Malek Dr. Rashidah Bolhassan Datin Che Normadiah Che Abbas Encik Mohd Faizal Hamzah Dr. Basri Hassan Encik Ghazali Mohamed Fadzil Puan Shamsiah Abu Bakar Encik Zawawi Tiyunin Encik Muhammad Akmal Ahmat Dr. Khasiah Zakaria Puan Anna Kustyana Mukandar (sehingga 5Mac 2017) Puan Ratnawati Sari Mohamad Amin (bermula 6 Mac 2017 hingga kini-) Encik Wan Suhaimi Ariffin (sehingga 31 Julai 2017) Puan Nor Hasyimah Mustapa (bermula 1 Ogos hingga kini-) Puan Nor Azzah Momin Encik Ali bin Rashid Puan Chin Loy Jyoon Puan Linda Yip Puan Hasnita Hj. Ibrahim Puan Mazmin Mat Akhir Puan Rugayah Ali 5

6 PPM Kumpulan Selatan PPM Kumpulan Sarawak PPM Kumpulan Sabah Puan Noraziah Sharudin Encik Japri Bujang Masli Encik Wong Vui Yin Keanggotaan jawatankuasa/kumpulan dan laporan aktiviti adalah sepertimana diedar melalui laman sesawang PPM ( Aktiviti Majlis PPM Sanggar Kerja Tahunan PPM telah diadakan dari 12 hingga 13 November 2016 di PNM dan dihadiri oleh Ahli Majlis, Pengerusi Jawatankuasa serta Pengerusi dan Setiausaha Kumpulan. Laporan Sanggar telah diedar kepada 25 orang hadirin Keseluruhan ahli berdaftar PPM pada 2016 ialah 1,682 orang PPM melalui Jawatankuasa Kecil Anugerah PPM telah melaksana Anugerah Pingat Emas PPM seperti berikut: a. Pingat Emas Pelajar Terbaik Sarjana Muda Sains Perpustakaan (UiTM) b. Pingat Emas Pelajar Terbaik Sarjana Sains Perpustakaan (UIAM) c. Pingat Emas Tesis Terbaik Program Pasca Ijazah Sains Perpustakaan (UM) d. Pingat Emas Pelajar Terbaik Sarjana Muda Sains Perpustakaan (UNISEL) Cik Fadhilah Mat Noor Cik Nur Ezzati M. Taib Puan Goh Sok Boon Encik Mohd Jeffri Abu Hassan PPM diwakili dalam Lembaga Perpustakaan Awam Negeri seperti berikut: Johor Kedah Kelantan Melaka Negeri Sembilan Pahang Perak Perlis Pulau Pinang Selangor Terengganu Wilayah Persekutuan Tiada peruntukan dalam Enakmen Encik Salleh Huddin Mustafa YM Engku Razifah Engku Chik Dr. Nor Edzan Che Nasir Puan Ratnawati Sari Mohamad Amin Dr. Nor Edzan Che Nasir Puan Rusliza Yaacob Puan Mazmin Mat Akhir Puan Habsah Abdul Rahman Dr. Khasiah Zakaria Puan Rohani Othman Tiada peruntukan dalam Enakmen Aktiviti pembangunan profesion dan kerjaya a. Pembidaan IFLA WLIC 2018: Expression of Interest 27 Mei 2016, Perpustakaan Negara Malaysia (PNM), Kuala Lumpur. b. Mesyuarat Jawatankuasa Pembidaan IFLA WLIC Jun 2016, PNM, Kuala Lumpur. c. IFLA Site Visit ke Malaysia Jun 2016, Kuala Lumpur dan Selangor. 6

7 d. Mesyuarat National Committee IFLA WLIC 2018 dengan pegawai IFLA melalui Skype 15 Ogos 2016, PNM, Kuala Lumpur. e. Pakej IFLA WLIC Ogos 2016, Columbus, Ohio, USA. f. Program Pustakawan BITE - 25 Oktober 2016, PNM, Kuala Lumpur. g. Bengkel TOT Literasi Maklumat Oktober 2016, Perpustakaan UM, Kuala Lumpur. h. Pakej PPM Lawatan ke Brunei Oktober 2016, Brunei Darus Salam. i. Program Sijil Pembantu Perpustakaan Siri 4/2016 Modul 1& November 2016, PNM, Kuala Lumpur. j. Program Sijil Pembantu Perpustakaan Siri 4/2016 Modul 3&4 28 November-2 Disember 2016, PNM, Kuala Lumpur. k. Mesyuarat National Committee IFLA WLIC 2018 dan pihak IFLA 13 Disember 2016, PNM, Kuala Lumpur. l. Press Conference IFLA WLIC Disember 2016, PNM, Kuala Lumpur. m. Mesyuarat National Committee IFLA WLIC Januari 2017, 14 Februari 2017 dan 13 Mac 2017, PNM Kuala Lumpur Aktiviti advokasi perpustakaan dan masyarakat a. Program 3B Book Walk 29 Mei 2016, Dataran Merdeka Kuala Lumpur. b. Program Menyantuni Mangsa Banjir di Kelantan Januari 2017, Pasir Mas Aktiviti perhubungan anggota dan hubungan komuniti: a. Program Berbalas Pantun 24 April 2016, UKM, Bangi. b. Sambutan Hari Pustakawan 6 Jun 2016, seluruh Malaysia. c. Jamuan Raya PPM 4 Ogos 2016, PNM, Kuala Lumpur. d. Sanggar Kerja Tahunan PPM November 2016, PNM, Kuala Lumpur. e. Mesyuarat Agung Luar biasa (EGM) PPM 14 Disember 2016, Auditorium PNM, Kuala Lumpur. f. Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) Mac 2017, Auditorium Universiti Islam Malaysia, Cyberjaya Penerbitan PPM pada tahun 2017 a. Blog Berita PPM sepanjang 2016/2017. b. Jurnal PPM Jan Perbincangan ke atas laporan tahunan a. Puan Balqis Suja (P0433) menyatakan nama pemenang anugerah perlu dimasukkan dalam Minit Mesyuarat MAT. Setiausaha Kehormat menyatakan nama pemenang sememangnya tercatit dalam Laporan Tahunan. b. Puan Balqis Suja (P 0433) menyatakan dari tahun 1986 hingga 2003, PPM mempunyai wakil di Lembaga Perpustakaan Awam Negeri Johor (PPAJ) dan mencadang supaya PPM menulis surat kepada setiap Lembaga yang tidak mempunyai wakil PPM untuk memohon perlantikan wakil PPM dalam Lembaga. 7

8 Presiden menerangkan tiada peruntukan dalam enakmen bagi Johor, Pahang dan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur untuk perlantikan wakil PPM dalam Lembaga Pengarah. Lembaga boleh melantik jika difikirkan perlu Encik A. Azli Abd Rahim (P 0700) mencadangkan laporan tahunan 2016/2017 dilulus dan disokong oleh Encik Azlan Mohamad Hamzah (P 0821) 4. Pembentangan dan Penerimaan Laporan dan Penyata Kewangan Menerima serta menimbangkan Laporan dan Penyata Kewangan PPM 2016 Bendahari Kehormat telah membentang Penyata Kewangan PPM yang telah diaudit bagi tahun berakhir 31 Disember a. PPM memperoleh pendapatan sebanyak RM352, berbanding RM531,87509 pada tahun b. Perbelanjaan adalah sebanyak RM303, berbanding RM374, pada tahun c. Aset bersih semasa berjumlah RM2,694, berbanding RM 2,645, pada tahun Encik Mohd Zaihan Hussin (UiTM) (P 1096) memohon supaya laporan kewangan di tambah baik dengan memperincikannya supaya lebih jelas dan mudah untuk ahli memahami Puan Balqis Suja (P 0433) memohon penerangan mengenai akronim ICI. Bendahari menyatakan ICI adalah singjatan bagi International Conference of Information, persidangan yang dianjur oleh UiTM Segamat dengan kerjasama PPM Puan Linda Yip (P 0062) mencadangkan laporan dan penyata kewangan 2016 diluluskan dan disokong oleh Tuan Haji Valentino Abu Bakar (P 1149) 5. Pembentangan dan Penerimaan Usul 5.1 Usul Satu: Perubahan nama Hari Pustakawan kepada Hari Perpustakaan Pencadang : Dr. Nor Edzan Che Nasir (L055) Penyokong : Puan Ratnawati Sari Mohamad Amin (L054) Pencadang memberi penjelasan perubahan nama kepada Hari Perpustakaan ini adalah untuk menggalak semua perpustakaan termasuk perpustakaan desa serta perpustakaan sekolah yang tiada pustakawan mengadakan sambutan. 8

9 Keputusan Mesyuarat: Ahli mesyuarat bersetuju untuk mengekalkan nama Hari Pustakawan bagi mengangkat profesion pustakawan. 5.2 Usul Dua: Penambahbaikan Yuran Pendaftaran PPM Pencadang : Puan Shamsiah Abu Bakar (L 053) Penyokong : Puan Lisdar Abdul Wahid (P 0859) Mulai April 2017, pencadang mengusulkan agar yuran pendaftaran semula RM10.00 tidak dikenakan kepada ahli yang tidak aktif (ahli yang membayar yuran dalam tempoh 3 tahun). Bagi ahli yang gagal membayar yuran dalam 3 tahun ke atas (melebihi 3 tahun) maka ahli dikenakan yuran pendaftaran semula. Keputusan Mesyuarat: Usul disokong oleh majoriti ahli mesyuarat. 6. Hal-hal Lain 6.1 Tuan Haji Mohammad Nazari Abdul Hamid (P 0434) menarik perhatian ahli mesyuarat supaya wakil PPM yang dilantik menganggotai Lembaga Pengarah Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri dibawah enakmen menyertai secara aktif dalam mesyuarat Lembaga agar dapat memberi impak yang besar dalam pembangunan profesion kepustakawanan. 6.2 Puan Habsah Abdul Rahman (P 0228) memaklumkan Pengerusi Lembaga PPAN khususnya Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang akan melantik ahli Lembaga yang aktif dan proaktif. Ahli Lembaga Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang selalu disaran melawat perpustakaan di luar negara, menghadiri mesyuarat berkaitan dan perlu berkeyakinan bahawa tugas pustakawan bersifat profesional. 6.3 Encik Mohd Zaihan Hussin (P 1096) menyaran supaya ahli PPM yang berpeluang melawat ke luar negara berkongsi pengalaman dan ilmu untuk meningkat dan menambahbaik perkhidmatan dan kemudahan perpustakaan kepada pengguna. 6.4 Puan Balqis Suja (P0433) ingin penjelasan mnegenai nombor bilangan, isu dan ISSN Berita PPM. Mantan Presiden Terkini memaklumkan PPM tidak menerbit Berita PPM dalam bentuk bercetak tetapi dalam bentuk blog. 9

10 6.5 Puan Balqis Suja (P0433) ingin penjelasan keperluan menaikkan had umur Anugerah Pustakawan Harapan kepada 41 tahun. Presiden memaklumkan PPM akan mengekal Anugerah Pustakawan Harapan dengan had umur 40 tahun kebawah. Walaubagaimana pun, Majlis akan mengkaji untuk mengadakan Anugerah Khas Pustakawan bagi mereka yang berumur 41 tahun keatas. 6.6 Puan Nor Shamsinar Baharom (P 1441) ingin penjelasan mengenai pembayaran yuran keahlian melalui kad kredit. Bendahari Kehormat memaklumkan kemudahan bayaran mengguna kad kredit belum disediakan. 6.7 Siti Suzani Mohamed Taib (P 1531) ingin penjelasan mengenai pendaftaran kursus anjuran PPM. Setiausaha Kehormat memaklumkan takwim aktiviti anjuran PPM telah disediakan bagi tahun 2016 dan ahli perlu pergi ke laman sesawang PPM untuk semakan maklumat. 6.8 Tuan Haji Mohammad Nazari Abdul Hamid (P 0434) merakam ucapan tahniah kepada Presiden di atas penganugerahan gelaran Dato yang dikurniakan oleh Sultan Kedah. 6.9 Puan Mastura Hj. Muhamad (GI 823) menzahirkan penghargaan dengan kehadiran pustakawan ke AGM pada kali ini. 7. Ucapan Penangguhan Presiden menarik perhatian ahli PPM mengenai peranan pustakawan dalam menyokong United Nations Sustainable Development Goals (SDG) 2030 di samping mempertingkat keberkesanan penyampaian perkhidmatan perpustakaan melalui engagement dengan pengguna. Presiden menangguh mesyuarat pada pukul 3.00 petang dengan ucapan terima kasih kepada semua ahli. 10