Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut:- (i) Memproses permohonan daripada Pusat Tanggungjawab berkaitan (a) pembukaan akaun amanah (b) pendaftaran pengguna untuk sistem Standard Accounting for Government Agencies (ii) Menyediakan kombinasi kod projek/pusat Tanggungjawab/akaun/bajet (iii) Menguruskan terimaan bayaran (iv) Kemaskini transaksi ke lejar am (v) Penyediaan Laporan secara berkala 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen UPM/SOK/KEW/AK006/AKN UPM/SOK/KEW/AK007/AKN UPM/SOK/KEW/AK009/AKN SOK/KEW/GP021/AKN SOK/KEW/GP022/AKN SOK/KEW/GP024/AKN OPR/BEN/GP017/AKN OPR/BEN/GP020/AKN UPM/OPR/BEN/AK008/AKN UPM/OPR/BEN/AK011/AKN UPM/OPR/BEN/AK014/AKN Tajuk Dokumen Arahan Kerja Pengeluaran Resit Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS) Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab Garis Panduan Permohonan Pembukaan Akaun Amanah Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal) Arahan Kerja Muat Turun Penyata Bank Arahan Kerja Pengeluaran Inbois Arahan Kerja Pengeluaran Laporan Daripada Modul Receivables
Halaman: 2/11 UPM/OPR/BEN/AK015/AKN UPM/OPR/BEN/AK017/AKN UPM/OPR/BEN/AK018/AKN UPM/OPR/BEN/AK019/AKN UPM/OPR/BEN/AK020/AKN UPM/OPR/BEN/AK021/AKN UPM/OPR/BEN/AK022/AKN UPM/OPR/BEN/AK023/AKN UPM/OPR/BEN/AK024/AKN UPM/OPR/BEN/AK026/AKN M003 Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment) Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance Arahan Kerja Penyediaan Jernal Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book Manual Pembetulan/Pembatalan Invois Pembekal melalui AP Adjustment Act 240 1980 Statutory Bodies (Accounts and Annual Reports) Act 1980 Seksyen III Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 15 Tahun 1994 Peraturan dan UPM Garis Panduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Badan-Badan Berkanun Persekutuan Akta 61 Akta Acara 1957 Bab A-Bab C Pekeliling Bendahari Bil. 9 Tahun 2001 Akta Perbendaharaan Garis Panduan Pengendalian Kehilangan
Halaman: 3/11 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2004 Lembaga Piawaian Malaysia Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2007 Surat Kementerian Pengajian Tinggi KP.S (PT) BPK 7009 Jld.XII (56) bertarikh 17 Jan 2003 Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan Piawaian Malaysia Garispanduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Badan Berkanun Persekutuan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan Mengurus IPTA Tahun 2003 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN IHRMS : Integrated Human Resource Management Systems JPAA : Jawatankuasa Pembukaan Akaun Amanah yang mana keahliannya dilantik oleh Bendahari KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan : Penolong Bendahari iaitu Pegawai bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM IDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab SAGA : Standard Accounting System For Government Agencies SSM : Sistem Saraan Malaysia TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai yang bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM 5.0 TANGGUNGJAWAB Bendahari, TB,, PA, PTK dan pihak IDEC bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan perakaunan di Universiti Putra Malaysia.
Halaman: 4/11 6.0 CARTA ALIR 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Permohonan Pembukaan Akaun Amanah 7.2.1 Terima borang permohonan pembukaan akaun amanah daripada PTJ. Rujuk Garis Panduan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN). PA Zon/Seksyen 7.2.2 Kemukakan permohonan ke Seksyen untuk pertimbangan JPAA. 7.2.3 Adakan mesyuarat JPAA untuk memperakukan permohonan. 7.2.4 Dapatkan pengesahan Seksyen dan kelulusan Bendahari bagi permohonan yang telah diperakukan oleh JPAA. PA Seksyen 7.2.5 Daftarkan permohonan yang telah diluluskan dan wujudkan struktur kombinasi kod projek. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet (UPM/OPR/BEN/AK018/AKN). 7.2.6 Maklumkan kepada pemohon dan proses tamat. 7.3 Pendaftaran dan Pengemaskinian ID Pengguna SAGA IDEC 7.3.1 Terima Borang Pendaftaran Pengguna SAGA (SOK/KEW/BR043/AKN) dari PTJ dan daftarkan id pengguna melalui Arahan Kerja Pendaftaran dan Pengemaskinian ID SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dalam tempoh dua (2) hari bekerja setelah borang diterima. 7.3.2 Kemas kini ID pengguna SAGA dengan merujuk kepada Arahan Kerja Pendaftaran dan Pengemaskinian ID SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dan proses tamat.
Halaman: 5/11 7.3.3 Semua permohonan yang telah diluluskan hendaklah dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kelulusan melalui e-mel. 7.3.4 Laporan status pendaftaran dan pengemaskinian ID Pengguna SAGA hendaklah dikemukakan ke Seksyen setiap bulan. 7.3.5 Semakan ke atas proses pendaftaran dan pengemaskinian ID SAGA akan dibuat setiap suku tahun. TB//PA 7.4 Pengurusan Terimaan Bayaran 7.4.1 Pegawai yang diberikuasa untuk menerima bayaran di PTJ hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab (UPM/SOK/KEW/GP022/AKN). 7.4.2 Pegawai yang diberikuasa untuk menerima bayaran di kaunter hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (UPM/SOK/KEW/GP021/AKN). 7.5 Kemaskini Transaksi ke Lejer Am PTJ PA/PTK PA/PTK 7.5.1 Semua terimaan dikemaskini ke Lejer Am secara automatik melalui modul-modul berikut:- (a) Terimaan di kaunter melalui Receipting System. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System (UPM/SOK/KEW/AK009/AKN) (b) Terimaan melalui bank untuk Telegraphic Transfer dan Channel-E diuruskan melalui Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (UPM/OPR/BEN/GP017/AKN) 7.5.2 Semua invois dikemaskini ke Lejer Am secara automatik melalui Modul Payables. Rujuk semua prosedur pembayaran yang menggunakan Modul Payables dan Manual Kerja Proses Pembayaran M003. 7.5.3 Semua pendapatan yuran diakrukan dan dikemaskini di Lejer Am secara automatik melalui proses Automatic Fees Charging (AFC) di dalam Student Accounting Systems. Rujuk Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)-(UPM/OPR/BEN/AK019/AKN).
Halaman: 6/11 7.5.4 Lain-Lain Pendapatan diakrukan dan dikemaskini di Lejer Am secara automatik melalui Modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Inbois (UPM/OPR/BEN/AK011/AKN) dan Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)-(UPM/OPR/BEN/AK015/AKN). 7.5.5 Semua pelarasan transaksi yang dilakukan melalui modulmodul di dalam sistem SAGA hendaklah merujuk Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal) (OPR/BEN/GP020/AKN). 7.5.6 Semua baucar bayaran hendaklah dihantar ke Seksyen untuk dikemaskini mengikut modul. 7.6 Penyediaan Laporan 7.6.1 Laporan-laporan bulanan/tahunan hendaklah dikeluarkan dengan merujuk arahan kerja berikut:- (a) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger (UPM/OPR/BEN/AK020/AKN) meliputi:- (i) Penyata :- Lembaran Imbangan Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (ii) Summary Trial Balance (iii) Penyata Perbelanjaan Belanja Mengurus Mengikut Dasar (b) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing (UPM/OPR/BEN/AK021/AKN) (c) Arahan Kerja Pengeluaran Laporan daripada Modul Receivables (UPM/OPR/BEN/AK014/AKN) (d) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables (UPM/OPR/BEN/AK022/AKN) (e) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance (UPM/OPR/BEN/AK023/AKN) (f) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS) (UPM/OPR/BEN/AK019/AKN) (g) Penyediaan Laporan daripada modul Cash Book (UPM/OPR/BEN/AK026/AKN) PA
Halaman: 7/11 7.6.2 Sediakan penyata kewangan tahunan selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. /PA 7.6.3 Kemukakan penyata kewangan tahunan kepada pihak berikut :- (a) Pihak Pengurusan Universiti dan Jawatankuasa Audit Universiti untuk makluman, (b) Jawatankuasa Tetap Universiti untuk perakuan, (c) Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan. (d) Pesuruhjaya Sumpah/Majistret Mahkamah untuk pengesahan sebelum dikemukakan kepada Audit Negara. 7.7 Penyerahan Laporan /PA 7.7.1 Laporan Penyata Perbelanjaan Bulanan Belanja Mengurus hendaklah dikemukakan kepada pihak agensi pusat tidak lewat dari 10 haribulan bulan berikutnya. 7.7.2 Penyata Tahunan hendaklah dikemukakan kepada pihak Audit Negara sebelum 30 April setiap tahun. Serahan penyata kewangan tahunan universiti boleh dilanjutkan sekiranya mendapat kelulusan Kementerian.
Halaman: 8/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. SOK/KEW/BR042/AKN Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah 2. SOK/KEW/BR043/AKN Borang Pendaftaran Pengguna SAGA 3. SOK/KEW/BR044/AKN Penyata Hantaran Bil Tunai 4. SOK/KEW/BR046/AKN Borang Pengesahan Baki Wang Runcit 5. SOK/KEW/BR047/AKN Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain 6. SOK/KEW/DF037/AKN Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan 7. OPR/BEN/BR012/AKN Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank 8. OPR/BEN/BR013/AKN Borang Bayaran Melalui Kad Kredit - Laporan Settlement - Slip Kad Kredit 9. OPR/BEN/BD020/AKN Daftar Kelulusan Akaun Amanah Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PA/PTK PA Zon/Seksyen Selagi akaun amanah tidak ditutup PSM PSM Seksyen IT 3 Tahun PA/PTK PA Bilik Fail 2 3 Tahun PA/PTK PA Billik Fail 5 PA/PTK PA/PTK Kabinet Seksyen PTPTJ PTPTJ Pejabat PTJ PTK PTK Pejabat Bendahari Selagi Pegawai Dipertanggung jawabkan menjalankan Tugas Tersebut PA/PTK PA Kabinet Seksyen PA/PTK PA Kabinet Seksyen Pelajar PA/PTK PA Laci Seksyen Kuasa Melupus KPTJ
Halaman: 9/11 10. OPR/BEN/BD021/AKN Daftar Pengambilan dan Pengembalian Bil Tunai 11. OPR/BEN/BD023/AKN Daftar Stok Bil Tunai PTK PTK Laci Seksyen PTK PTK Laci Seksyen 12. OPR/BEN/BD024/AKN Daftar Stok Resit 13. OPR/BEN/BD028/AKN Daftar Terimaan Jernal 14. OPR/BEN/BD029/AKN Daftar Terimaan Borang Akaun Amanah 15. OPR/BEN/BD030/AKN Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian 16. UPM/BEN/SPK/06/AP-160 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah 17. UPM/BEN/SHA/06/17/TAHUN Salinan Bil Tunai 18. UPM/BEN/SPK/06/JERNAL/MODUL / BULAN Fail Transaksi Jernal 19. UPM/BEN/SHA/06/ Salinan Resit (22/TAHUN) Statement of Balances (Claim_Advance) (57/TAHUN) Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors-bulanan (38/BULAN) 20. UPM/BEN/SPK/06/ Penyata (AP-176) Balance Sheet (AB-47) PTK PTK Kabinet Seksyen Pelajar PA PTK Laci Seksyen PA PA Laci Seksyen PTK PTK Kabinet Seksyen PA PA Kabinet Seksyen Selagi Akaun Amanah tidak ditutup PA/PTR PA/PTR Bilik Fail 2 3 Tahun PA/PTK PTR/PTK Bilik Cek 7 Tahun PA/PTK/PTR PA/PTK/PTR Kabinet Seksyen Pengurusan Hasil 7 Tahun /PA PA Kabinet Seksyen
Halaman: 10/11 Penyata Penyesuaian Bank (AP- 169) Laporan Pendapatan dan Perbelanjaan Akaun Amanah (AP-167) Laporan Hutang Pelajar (J7) Laporan AP Aged Creditor Analysis (AA-44) Summary Trial Balance (AS-112) Laporan Belanja Mengurus (AL- 59/TAHUN) Surat Penyerahan Penyata Tahunan kepada Agensi Pusat (AS-114) 7 Tahun
Halaman: 11/11 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan 02 00-02 01 02 02 No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Oleh OPR (10032) 04/2011 OPR (BEN) 01/2015 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyurat Pengurusan Kali Ke-5/2011 Mesyurat Pengurusan Kali Ke-4/2015 Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011 Bendahari WP 22/08/2011 Bursar WP 05/06/2015