Halaman: 1/15 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Universiti Prosedur ini merangkumi semua aktiviti di dalam pengurusan aset universiti yang meliputi urusan penerimaan dan perekodan, verifikasi aset, pelupusan dan kehilangan, pengiraan susutnilai dan penutupan tahunan modul susutnilai FAMS. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Pekeliling Bil. 1 Tahun 2008 Terkini Terkini Terkini Tajuk Dokumen Tatacara Alih Universiti Putra Malaysia Manual FAMS Modul Susutnilai Peraturan Kewangan dan Perakaunan Minit Mesyuarat Universiti, Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang berkaitan SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja SOK/KEW/GP019/AST SOK/KEW/GP020/AST SOK/KEW/GP026/AST SOK/KEW/GP028/AST SOK/KEW/GP029/AST UPM/SOK/KEW/AK004/AST UPM/SOK/KEW/AK005/AST Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Garis Panduan Pelupusan Garis Panduan Pindahan Pembinaan Dalam Kemajuan ke Garis Panduan Pengendalian Kehilangan Garis Panduan Penyediaan Laporan JKPAU dan JKTK Arahan Kerja Pendaftaran Arahan Kerja Penyediaan Work Order
Halaman: 2/15 UPM/OPR/BEN/AK006/AST UPM/OPR/BEN/AK007/AST OPR/BEN/BD011/AST OPR/BEN/BD012/AST Arahan Kerja Asset Disposal Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Dengan Lejar Am Buku Daftar Pelupusan Buku Daftar Kehilangan 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN ID : Identifikasi NC : Naib Canselor TB : Timbalan iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W52, dan W52 di bawah Skim Perkhidmatan SSM KPB : Ketua iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W48, dan W48 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PB : iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Akauntan, Pejabat PTK : Pembantu Tadbir Kewangan, Pejabat SAGA : Standard Accounting For Government Agencies FAMS : Fixed Asset Management System JKPP : Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan BA : Bahagian Audit Dalaman PO : Pesanan Belian Manual FAMS UAD : Manual Sistem Tetap UPM (FAMS) yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalaman K : Ketua Pusat Tanggungjawab : Pegawai Pusat Tanggungjawab : Barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai RM3,000 ke atas seunit dan inventori bagi barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai kurang dari RM3,000 seunit Pembinaan Dalam Kemajuan : Kerja yang masih belum disempurnakan pada akhir tahun kewangan JKTK : Jawatankuasa Tetap Kewangan JKPAU : Jawatankuasa Alih Universiti
Halaman: 3/15 5.0 TANGGUNGJAWAB NC,, K,, TB, KPB,PB, PA, PTK dan BA bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan aset di Universiti Putra Malaysia.
Halaman: 4/15 6.0 CARTA ALIR mula Pengesahan terimaan aset Pendaftaran aset manual Pendaftaran aset secara interface daripada SAGA Jana daftar aset FAMS Selenggara aset Verifikasi aset Perlu kemaskini Perlu selenggara Laporan verifikasi Perlu lupus Tindakan? Berlaku kehilangan Pelupusan Kehilangan Kelulusan elok Laksana tindakan Kelulusan Kemaskini rekod aset lupus/hilang Sediakan jernal Laporan Akhir Tahun Tamat
Halaman: 5/15 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Penerimaan Barang 7.2.1 yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. 7.2.2 Pemeriksaan fizikal oleh pegawai yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. 7.2.3 Patuhi langkah-langkah berikut semasa menerima aset : (a) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul; (b) hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; (c) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji ; (d) Pegawai penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan (e) Pegawai penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada. 7.2.4 Sahkan semua terimaan aset daripada pembekal dengan mematuhi Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)
7.3 Pendaftaran ID SOKONGAN Halaman: 6/15 7.3.1 Semua aset yang dibeli hendaklah didaftarkan di dalam Sistem FAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi (SOK/KEW/GP019/AST) 7.3.2 Semua aset yang diperolehi melalui Pembinaan Dalam Kemajuan hendaklah didaftarkan ke dalam Sistem FAMS berdasarkan Garis Panduan Pindahan Pembinaan Dalam Kemajuan ke (SOK/KEW/GP0026/AST) 7.4 Penggunaan, Penyimpanan dan Penyelenggaraan 7.4.1 Penggunaan aset hendaklah bagi tujuan rasmi dan mengikut fungsi sebenar. 7.4.2 hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. 7.4.3 Panduan penggunaan dan penyimpanan aset boleh dirujuk kepada Pekeliling Bilangan 1 Tahun 2008 Bab C- Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan. 7.4.4 Bagi penggunaan dan penyimpanan kenderaan universiti dengan merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa- 7.4.5 Laksanakan penyelenggaraan aset dengan mengikuti: (a) Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001) (b) Prosedur Baikpulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002) (c) Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih (UPM/SOK/PYG/P001) (d) Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002) (e) Prosedur Penentukuran/Verifikasi Peralatan (UPM/SOK/CAL/P001)
Halaman: 7/15 7.4.4 Rekod penyelenggaraan menggunakan Workorder di dalam FAMS merujuk kepada Arahan Kerja Penyediaan Work Order (UPM/SOK/KEW/AK005/AST). 7.5 Verifikasi 7.5.1 hendaklah diverifikasi untuk memastikan aset itu ada dan dalam keadaan yang baik serta mempunyai rekod yang kemaskini dan terdapat di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar. 7.5.2 Laksanakan verifikasi dengan merujuk Prosedur Pengauditan Verifikasi /Inventori(UPM/OPR/PNC- AD/P002) 7.5.3 Laksanakan verifikasi kendiri dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi (SOK/KEW/GP019/AST) 7.5.4 Terima laporan verifikasi daripada Bahagian Audit Dalam dan. 7.6 Laporan Verifikasi BA PTK Daripada verifikasi yang dilakukan, bagi aset yang : 7.6.1 dikenalpasti untuk dilupuskan teruskan ke proses 7.7; 7.6.2 dilaporkan hilang, teruskan ke proses 7.8; 7.6.3 didapati perlu diselenggara, rujuk proses 7.4; 7.6.4 sekiranya terdapat perubahan lokasi secara perpindahan, pengguna dan barkod, kemaskini FAMS dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi (SOK/KEW/GP019/AST); dan 7.6.5 didapati berada dalam keadaan yang baik, proses tamat
7.7 Tindakan Pelupusan SOKONGAN Halaman: 8/15 7.7.1 Proses pelupusan aset dengan merujuk kepada Garis Panduan Pelupusan (SOK/KEW/GP020/AST). 7.7.2 Mesyuarat JKPP diadakan dalam tempoh 25 hari bekerja daripada tarikh terima Daftar Format Permohonan Pelupusan / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) yang lengkap. PA/PTK 7.8 Pengendalian Kehilangan 7.8.1 Lapor Kehilangan mengikut Garis Panduan Pengendalian Kehilangan (SOK/KEW/GP028/AST) 7.8.2 Terima Laporan Awal (SOK/KEW/LP005/AST) daripada dan rekodkan di dalam Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST) 7.8.3 Ambil tindakan keatas laporan kehilangan aset berdasarkan Garis Panduan Pengendalian Kehilangan (SOK/KEW/GP028/AST) K PTK PTK/PB/PA 7.9 Kemaskini Rekod Yang Dilupuskan/Hilang Kemaskini semua rekod aset yang telah diluluskan untuk pelupusan dan hapuskira. Rujuk Arahan Kerja Asset Disposal (UPM/OPR/BEN/AK006/AST) 7.9.1 kemaskini rekod di dalam FAMS bagi aset yang dilupuskan dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan pelupusan; dan 7.9.2 kemaskini rekod di dalam FAMS bagi aset yang hilang dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan PB PB
Halaman: 9/15 7.10 Penyediaan Laporan Berkala untuk JKPAU dan JKTK 7.10.1 Sediakan Laporan Berkala untuk Mesyuarat JKPAU dan JKTK dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyediaan Laporan JKPAU dan JKTK (SOK/KEW/GP029/AST) 7.11 Jernal Pelarasan 7.11.1 Sediakan jernal pelarasan bagi aset-aset yang dihapuskira atau yang dilupuskan berdasarkan laporan yang dikeluarkan daripada FAMS. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN).Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun PA/PB/PBK/TB 7.12 Sediakan Laporan Akhir Tahun. 7.12.1 Laksanakan pengiraan susutnilai aset pada setiap hujung tahun 7.12.2 7.12.3 7.12.3 7.12.4 7.13 Tamat Laksanakan tindakan penyesuaian sebelum melakukan proses pengiraan susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Dengan Lejar Am (UPM/OPR/BEN/AK007/AST). Lakukan proses perkiraan susutnilai aset melalui FAMS. Rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai Cetak laporan susutnilai dan sediakan jernal susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN).Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun Lakukan proses penutupan Modul Susutnilai (End Year Roll Over) rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai PA
8.0 REKOD KUALITI Halaman: 10/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan 2 OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan 3 SOK/KEW/DF026/AST Daftar Pelupusan 4 UPM/400/AST/01/TAHUN Fail Pelupusan Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST) Perakuan Pelupusan (PEP) Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan) Borang Permohonan Pelupusan /Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK PKD Seksyen PTK PKD Seksyen PTK/PA PKD Seksyen Kuasa Melupus K
Halaman: 11/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5 UPM/400/AST/01(i)/TAHUN Fail Pelupusan di Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST) Perakuan Pelupusan (PEP) Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan) Borang Permohonan Pelupusan / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) 6 UPM/400/AST/02/TAHUN Fail Pelupusan Inventori Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan(SOK/KEW/DF0 28/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK/PA PKD Seksyen Kuasa Melupus K
Halaman: 12/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7 UPM/400/AST/02(i)/TAHUN Fail Pelupusan Inventori di Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat lantikan AJKPP dan surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST) Borang Permohonan Pelupusan / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) 8 UPM/400/AST/03/TAHUN Fail Kehilangan untuk hapuskira Laporan Disposal aset hilang Kertas kerja dan minit mesyuarat JKTK Surat daripada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dan dokumen sokongan Surat makluman kepada (jika berkaitan) Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST)dan dokumen sokongan Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK/PA PTK/PA Seksyen Kuasa Melupus K
Halaman: 13/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 9 UPM/400/AST/03(i)/TAHUN Fail Kehilangan untuk JKPAU Surat maklumbalas daripada (jika berkenaan) Surat tindakan kepada /Pejabat Petikan minit JKPAU/JPU Laporan AJK Penyiasat Surat lantikan AJK Penyiasat LaporanAwalKehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dandokumensokongan 10 UPM/400/AST/03(ii)/TAHUN Fail Kehilangan untuk Surat maklumbalas kepada PPPA/Pejabat (jika berkenaan) Surat tindakan daripada PPPA/Pejabat dan dokumen sokongan Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan 11 UPM/400/AST/04/TAHUN Laporan Verifikasi Bahagian Audit Dalam Berkala di 12 UPM/400/AST/04(i)/TAHUN Senarai /Inventori Yang Diverifikasi Bahagian Audit Dalam Laporan verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK PTK Seksyen 5 Tahun PTK PTK Seksyen Kuasa Melupus PTK K K
Halaman: 14/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 13 UPM/400/AST/05/TAHUN Fail Jernal Multiple Journal Listing / General Journal Listing LaporanSusutnilaiTahunan 14 UPM/400/AST/06/TAHUN Penyata Penyesuaian Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PA PA/PB Seksyen PA PA/PB Seksyen 2 Tahun Kuasa Melupus
Halaman: 15/15 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan WP 03/01/2011 02 01 02 02 02 03 SOK:Kew 11/2011 SOK:Kew 4/2012 SOK:Kew 1/2015 Mesyuarat kali ke-5/2011 WP 22/08/2011 Mesyuarat kali ke-6 /2012 WP 14/08/2012 Mesyuarat kali ke-4 /2015 Bursar WP 05/06/2015