Halaman: 1/14 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Universiti Prosedur ini merangkumi semua aktiviti di dalam pengurusan aset universiti yang meliputi urusan penerimaan dan perekodan, verifikasi aset, pelupusan dan kehilangan, pengiraan susutnilai dan penutupan tahunan modul susutnilai FAMS. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Pekeliling Bil. 1 Tahun 2008 Terkini Terkini Terkini Tajuk Dokumen Tatacara Alih Universiti Putra Malaysia Manual FAMS Modul Susutnilai Peraturan Kewangan dan Perakaunan Minit Mesyuarat Universiti, Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang berkaitan SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja SOK/KEW/GP019/AST SOK/KEW/GP020/AST UPM/SOK/KEW/AK004/AST UPM/SOK/KEW/AK005/AST UPM/OPR/BEN/AK006/AST UPM/OPR/BEN/AK007/AST OPR/BEN/BD011/AST Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Garis Panduan Pelupusan Arahan Kerja Pendaftaran Arahan Kerja Penyediaan Work Order Arahan Kerja Asset Disposal Arahan Kerja Penyesuaian Dengan Lejar Am Buku Daftar Pelupusan
Halaman: 2/14 OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN ID : Identifikasi NC : Naib Canselor TB : Timbalan iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W52, dan W52 di bawah Skim Perkhidmatan SSM KPB : Ketua iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W48, dan W48 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PB : iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Akauntan, Pejabat PTK : Pembantu Tadbir Kewangan, Pejabat SAGA : Standard Accounting For Government Agencies FAMS : Fixed Asset Management System JKPP : Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan BA : Bahagian Audit Dalaman PO : Pesanan Belian Manual FAMS UAD : Manual Sistem Tetap UPM (FAMS) yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalaman KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PTJ : Pegawai Pusat Tanggungjawab : Barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai RM3,000 ke atas seunit dan inventori bagi barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai kurang dari RM3,000 seunit 5.0 TANGGUNGJAWAB NC,, KPTJ, PTJ, TB, KPB,PB, PA, PTK dan BA bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan aset di Universiti Putra Malaysia.
Halaman: 3/14 6.0 CARTA ALIR
Halaman: 4/14 mula Pengesahan terimaan aset Pendaftaran aset manual Pendaftaran aset secara interface daripada SAGA Jana daftar aset FAMS Selenggara aset Verifikasi aset Perlu kemaskini Perlu selenggara Laporan verifikasi Perlu lupus Tindakan? Berlaku kehilangan Pelupusan Kehilangan Kelulusan elok Laksana tindakan Kelulusan Kemaskini rekod aset lupus/hilang Sediakan jernal Laporan Akhir Tahun Tamat 7.0 PROSES TERPERINCI
Halaman: 5/14 Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Penerimaan Barang 7.2.1 Sahkan semua terimaan aset daripada pembekal dengan mematuhi Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) PTJ 7.3 Pendaftaran ID 7.3.1 Semua aset yang dibeli hendaklah didaftarkan di dalam Sistem FAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi (SOK/KEW/GP019/AST) PTJ 7.4 Penyelenggaraan 7.4.1 Laksanakan penyelenggaraan aset dengan mengikuti: PTJ 7.5 Verifikasi (a) Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001) (b) Prosedur Baikpulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002) (c) Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih (UPM/SOK/PYG/P001) (d) Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002) 7.5.1 Laksanakan verifikasi dengan merujuk Prosedur Pengauditan Verifikasi /Inventori (UPM/OPR/PNC- AD/P002) 7.5.2 Laksanakan verifikasi kendiri dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi (SOK/KEW/GP019/AST) 7.5.3 Terima laporan verifikasi daripada Bahagian Audit Dalam dan PTJ untuk tujuan rekod BA PTJ PTK
Halaman: 6/14 7.6 Laporan Verifikasi PTJ Daripada verifikasi yang dilakukan, bagi aset yang : 7.6.1 dikenalpasti untuk dilupuskan teruskan ke proses 7.7; 7.6.2 dilaporkan hilang, teruskan ke proses 7.8; 7.6.3 didapati perlu diselenggara, rujuk proses 7.4.1; 7.6.4 sekiranya terdapat perubahan lokasi, pengguna dan barkod, kemaskini FAMS dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi (SOK/KEW/GP019/AST); dan 7.6.5 didapati berada dalam keadaan yang baik, proses tamat 7.7 Tindakan Pelupusan 7.7.1 Senaraikan aset yang dikenalpasti untuk dilupuskan di dalam borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST). Rujuk Garis Panduan Pelupusan (SOK/KEW/GP020/AST). 7.7.2 Adakan mesyuarat JKPP dalam tempoh 25 hari bekerja daripada tarikh permohonan yang lengkap diterima daripada PTJ PTJ PA/PTK 7.8 Pengendalian Kehilangan 7.8.1 Terdapat dua (2) keadaan di mana laporan kehilangan perlu dibuat iaitu: (a) kehilangan yang dilaporkan selepas tindakan verifikasi; atau (b) kehilangan yang dilaporkan semasa sesuatu aset itu sedang digunakan atau diselenggara 7.8.2 Laporkan aset-aset yang telah hilang mengikut Pekeliling Bil. 1 Tahun 2008 KPTJ
Halaman: 7/14 7.8.3 Cop terima pada Laporan Awal seperti format KEW.PA-28 yang diterima daripada PTJ dan rekodkan di dalam Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST) 7.8.4 Cop terima pada surat makluman daripada Pejabat Pembangunan dan (PPPA) dan kemaskini pada Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST) 7.8.5 Laksanakan keputusan seperti surat daripada PPPA 7.8.6 Sediakan kertas cadangan hapuskira kehilangan aset untuk kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti 7.8.7 Fail di dalam Fail UPM/400/AST/03/tahun PTK PTK PA/PB PB PA 7.9 Kemaskini Rekod Yang Dilupuskan/Hilang Kemaskini semua rekod aset yang telah diluluskan untuk pelupusan dan hapuskira. Rujuk Arahan Kerja Asset Disposal (UPM/OPR/BEN/AK006/AST) 7.9.1 kemaskini rekod bagi aset yang dilupuskan dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan pelupusan; dan 7.9.2 kemaskini rekod bagi aset yang hilang dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan PB PB 7.10 Jernal Pelarasan 7.11.1 7.10.1 Sediakan jernal pelarasan bagi aset-aset yang dihapuskira atau yang dilupuskan berdasarkan laporan yang dikeluarkan daripada FAMS. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun PA/PB/PBK/TB
Halaman: 8/14 7.11 Penyediaan Laporan Akhir Tahun 7.11.2 Laksanakan pengiraan susutnilai aset pada setiap hujung tahun perakaunan 7.11.3 Laksanakan tindakan penyesuaian sebelum melakukan proses pengiraan susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Dengan Lejar Am (UPM/OPR/BEN/AK007/AST). 7.11.4 Lakukan proses perkiraan susutnilai aset melalui FAMS. Rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai 7.11.5 Cetak laporan susutnilai dan sediakan jernal susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun 7.11.6 Lakukan proses penutupan Modul Susutnilai (End Year Roll Over) rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai PA PA PA PA/PB/PBK/TB PA 7.12 Tamat
Halaman: 9/14 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan 2 OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan 3 SOK/KEW/DF026/AST Daftar Pelupusan PTJ 4 UPM/400/AST/01/TAHUN Fail Pelupusan Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST) Perakuan Pelupusan (PEP) Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan) Borang Permohonan Pelupusan / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK PKD Seksyen PTK PKD Seksyen PTJ PTJ PTJ PTK/PA PKD Seksyen Kuasa Melupus KPTJ
Halaman: 10/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5 UPM/400/AST/01(i)/TAHUN Fail Pelupusan di PTJ Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039 /AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/ DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/ KEW/DF027/AST) Perakuan Pelupusan (PEP) Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan) Borang Permohonan Pelupusan / Inventori (SOK/KEW/ DF025/AST) 6 UPM/400/AST/02/TAHUN Fail Pelupusan Inventori Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039 /AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/ DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat lantikan AJKPP dan Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ PTJ PTJ PTK/PA PKD Seksyen Kuasa Melupus KPTJ
Halaman: 11/14 suratmakluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST) Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7 UPM/400/AST/02(i)/TAHUN Fail Pelupusan Inventori di PTJ Sijil Pelupusan Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST) Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST) Surat lantikan AJKPP dan surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST) Borang Permohonan Pelupusan / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) 8 UPM/400/AST/03/TAHUN Fail Kehilangan untuk hapuskira Laporan Disposal aset hilang Kertas kerja dan minit mesyuarat JKTK Surat daripada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dan dokumen sokongan Surat makluman kepada PTJ (jika berkaitan) Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ PTJ PTJ PTK/PA PKD Seksyen Kuasa Melupus KPTJ
Halaman: 12/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 9 UPM/400/AST/03(i)/TAHUN Fail Kehilangan untuk JKPAU Surat maklumbalas daripada PTJ (jika berkenaan) Surat tindakan kepada PTJ/Pejabat Petikan minit JKPAU/JPU Laporan AJK Penyiasat Surat lantikan AJK Penyiasat Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan 10 UPM/400/AST/03(ii)/TAHUN Fail Kehilangan untuk PTJ Surat maklumbalas kepada PPPA/Pejabat (jika berkenaan) Surat tindakan daripada PPPA/Pejabat dan dokumen sokongan Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan 11 UPM/400/AST/04/TAHUN Laporan Verifikasi Bahagian Audit Dalam Berkala di PTJ Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PPPA PPPA PPPA PTJ PTJ PTJ PTK PKD Seksyen Kuasa Melupus PPPA KPTJ
Halaman: 13/14 12 UPM/400/AST/04(i)/TAHUN Bil Senarai /Inventori Yang Diverifikasi Bahagian Audit Dalam Laporan verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 13 UPM/400/AST/05/TAHUN Fail Jernal Multiple Journal Listing / General Journal Listing Laporan Susutnilai Tahunan 14 UPM/400/AST/06/TAHUN Penyata Penyesuaian PTJ PTJ PTJ Tanggungjawa b Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PA PKD Seksyen PA PKD Seksyen 2 Tahun KPTJ Kuasa Melupus
9.0 SEJARAH SEMAKAN SOKONGAN Halaman: 14/14 No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan WP 03/01/2011 02 01 SOK:Kew 11/2011 Mesyuarat kali ke-5/2011 WP 22/08/2011