Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Mesyuarat JKKP-UPM dan. 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan dan pelaksanaan Mesyuarat JKKP- UPM dan merangkumi keahlian, pelantikan bagi mengisi kekosongan keanggotaan, panggilan mesyuarat, penyediaan bahan mesyuarat, pelaksanaan mesyuarat, pemantauan ke atas tindakan yang perlu dibuat selepas mesyuarat dan keberkesanan tindakan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN No. Dokumen Akta 514 - - PKPA Tajuk Dokumen Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 dan Peraturan-peraturan. Terma Rujukan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Putra Malaysia Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM : Garis Panduan Pelaksanaan (Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Peringkat Pusat Tanggungjawab) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Bil 2 Tahun 1991: Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN JKKP-UPM : Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan peringkat Universiti Putra Malaysia (Induk) : Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan peringkat Pusat Tanggungjawab PGH : Pengarah PPKKP PTJ : Pusat Tanggungjawab KKP : Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan KS : Ketua Seksyen di bawah Seksyen Operasi dan Perkhidmatan PPKKP Pengerusi JKKP-UPM : Naib Canselor UPM
Halaman: 2/8 Pengerusi : Ketua PTJ PT(SU) : Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) di PPKKP PPKKP : Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM : Pengarah PPKKP Setiausaha : Pegawai Pengurusan & Profesional yang dilantik Pegawai Pelaksana KKP : Dilantik daripada kalangan Ahli (samada dari wakil majikan atau wakil pekerja) / PTJ UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan ERT-PTJ : Emergency Response Team peringkat Pusat Tanggungjawab HIRARC : Hazard Identification, Risk Assessment and Risk Control JHA : Job Hazard Analysis SHO : Safety Health Officer CHRA : Chemical Health Risk Assessment IAQ : Indoor Air Quality IHT : Industrial Hygiene Technician PPE : Personal Protective Equipment 5.0 TANGGUNGJAWAB a) Pengerusi JKKP-UPM, Pengerusi dan Pengarah PPKKP (PGH) bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan sepenuhnya. b) Sesiapa sahaja yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR Tanggungjawab Carta alir Perincian 6.1 Mula 6.1 Mula Rekod/ Dokumen Rujukan 6.2 Tentukan Peringkat Mesyuarat 6.2 Tentukan Peringkat Mesyuarat Tentukan peringkat mesyuarat samada Mesyuarat JKKP-UPM atau. UPM PTJ 6.1 Bentuk JKKP-UPM berdasarkan Terma Rujukan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Putra Malaysia Terma Rujukan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Putra Malaysia 6.3 Ahli Cukup dan Sah? 6.2 Bentuk berdasarkan Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM : Garis Panduan Pelaksanaan. 6.3 Ahli Cukup dan Sah? a) Jika Ya, ikut langkah 6.5 b) Jika Tidak, ikut langkah 6.4 Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM :Garis Panduan Pelaksanaan JKKP- PTJ. Pengerusi JKKP- UPM/Pengerusi 6.4 Laksanakan Proses Lantikan 6.4 Laksanakan Proses Lantikan Laksanakan proses lantikan ahli JKKP-UPM atau baharu berdasarkan kepada jawatan yang disandang sekiranya berlaku kekosongan di kalangan anggota jawatankuasa. 6.5 Panggil Mesyuarat 6.5 Panggil Mesyuarat a) Keluarkan surat jemputan mesyuarat berserta agenda tetap berdasarkan kepada takwim Mesyuarat JKKP-UPM atau yang telah ditetapkan bagi setiap tiga (3) bulan sekali atau berdasarkan kepada persetujuan Pengerusi JKKP-UPM atau Pengerusi sekiranya terdapat perubahan tarikh mesyuarat yang telah dijadualkan dalam takwim selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. Agenda Tetap JKKP rujuk Sistem OSHONLINE UPM Takwim Mesyuarat JKKP- UPM atau JKKP- PTJ A b) Keluarkan surat jemputan mesyuarat khas sekiranya JKKP-UPM atau perlu mengadakan mesyuarat khas selewatlewatnya 48 jam sebelum mesyuarat dijalankan. Surat Panggilan Mesyuarat JKKP
Halaman: 4/8 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.6 Kumpul Laporan dan Edar 6.6 Kumpul Laporan dan Edar a) Kumpul semua bahan yang akan dibincangkan dalam mesyuarat berdasarkan kepada Terma Rujukan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Putra Malaysia atau Garis Panduan Pelaksanaan dalam Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM. b) Kemukakan aktiviti merangkumi Latihan Kecemasan, Laporan Pengurusan Risiko PTJ dan Data-data KKP di PTJ secara berkala ke PPKKP sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum mesyuarat JKKP-UPM dilaksanakan. Terma Rujukan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Putra Malaysia atau Garis Panduan Pelaksanaan JKKP- PTJ dalam Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM. c) Buat cetakan berdasarkan kepada bilangan keahlian JKKP-UPM atau dan edarkan melalui edaran meja kepada semua ahli sebelum mesyuarat bermula. 6.7 Laksanakan Mesyuarat Pengerusi JKKP- UPM/Pengerusi 6.7 Laksanakan Mesyuarat a) Laksanakan mesyuarat mengikut agenda yang telah ditetapkan. Agenda JKKP b) Minitkan keputusan mesyuarat JKKP-UPM dan edarkan minit mesyuarat berkenaan selewat-lewatnya empat belas (14) hari selepas mesyuarat dijalankan. Minit JKKP Mesyuarat 6.8 Rekod 6.8 Rekod Rekod semua dokumen yang dibincangkan dalam mesyuarat dan simpan dalam Fail sepertimana yang dinyatakan di Rekod Kualiti. Rekod Kualiti 6.9 Pantau Pelaksanaan 6.9 Pantau Pelaksanaan Pantau tindakan yang perlu diambil berdasarkan kepada catatan minit mesyuarat JKKP-UPM atau dan dapatkan maklum balas tindakan dari pihak yang dipertanggungjawabkan Minit JKKP Mesyuarat B
Halaman: 5/8 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B UPM/Setiausaha 6.10 Tindakan Berkesan 6.10 Tindakan Berkesan a) Jika ya, ikut langkah 7.12 b) Jika tidak, ikut langkah 7.11 UPM/Setiausaha 6.11 Cadangkan Tindakan Baharu 6.11 Cadangkan Tindakan Baharu a) Cadangkan tindakan baharu dan bincangkan tindakan tersebut dengan Pengerusi JKKP-UPM atau Pengerusi JKKP- PTJ. b) Laksanakan tindakan yang dipersetujui dalam para di atas. c) Maklumkan dalam Mesyuarat JKKP-UPM atau akan datang. 6.12 Tamat 6.12 Tamat
Halaman: 6/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UPM/ 500-7/4/1 Mesyuarat JKKP-UPM Surat Pelantikan Ahli JKKP-UPM Terma Rujukan JKKP-UPM Surat Panggilan Mesyuarat Minit Mesyuarat Bahan Mesyuarat Surat/dokumen yang berkaitan (Takwim Mesyuarat) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (SU) KS Bilik Fail PPKKP 7 Tahun Kuasa Melupus PGH 2 UPM/Kod PTJ/500-7/4/1 Mesyuarat Surat Pelantikan Ahli Surat Panggilan Mesyuarat Minit Mesyuarat Bahan Mesyuarat Carta Organisasi Surat/dokumen yang berkaitan (Takwim Mesyuarat) Pegawai Pelaksana KKP Setiausaha Bilik Fail PTJ 7 Tahun Ketua PTJ 3 UPM/Kod PTJ/500-7/4/3 Pemeriksaan/Aktiviti Pegawai Pelaksana KKP Setiausaha Bilik Fail PTJ 7 Tahun Ketua PTJ (A) Laporan Pelaksanaan Suku Tahun Rekod Latihan/Kursus/Taklimat KKP Anjuran PTJ Untuk Staf/Pelajar/kontraktor Rekod Bekalan Pakaian Keselamatan (pengesahan dan penerimaan)* Rekod Bekalan Alat Lindung Diri* Laporan/ Dokumen Anugerah Tempat Kerja Selamat*
Halaman: 7/8 (B) Maklumat PTJ (Bil Staf/Pelajar Senarai Daftar Makmal/Bengkel (jika ada)* Maklumat Data Kemudahan yang melepaskan pencemaran ke udara/ Senarai Kawalan Kejuruteran LEV (jika ada)* Senarai dan Bilangan Alat Pemadam Api ( C ) * -Senarai Pekerja Kompeten (First Aider/Boilerman/Sinaran/SHO/ CHRA/IAQ/IHT) ( D )* Senarai Jentera berdaftar (rujuk Sistem OSHONLINE) Salinan Sijil Perakuan Kelayakan (PMD/PMT/PMA) (E)* Daftar Bahan Kimia Berbahaya Kepada Kesihatan Senarai Racun Makhluk Perosak Senarai work unit yang menyimpan/ mengguna bahan kimia dan pengguna yang terdedah kepada bahan kimia/ Racun ( F ) Borang Pemantauan Latihan Kecemasan Struktur dan Senarai Ahli Pasukan Tindakan Kecemasan- ERT PTJ berdasarkan Pelan Pengurusan Bencana UPM Surat Pelantikan ERT-PTJ Minit Mesyuarat berkaitan Latihan Kecemasan Laporan Post Mortem Latihan Kecemasan Pelan Lantai Bangunan/Blok Pelan Lokasi Kecemasan
Halaman: 8/8 ( G ) Laporan HIRARC mengikut aktiviti Dokumen JHA/JSA mengikut aktiviti Laporan CHRA mengikut makmal / bahan (hanya untuk PTJ yang mempunyai work unit yang menyimpan bahan kimia/racun)* (H) * Laporan IHT bagi sistem kawalan kejuruteraan/ LEV/ Kebuk wasap Laporan pengukuran bagi sistem kawalan pencemaran udara/ cerobong/serombong Laporan IAQ (jika ada) Surat/dokumen yang berkaitan Nota : (* jika ada) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 02 04 CPD 13/2011 CPD 21/2011 OSH: 1/2012 SOK/OSH: 2/2016 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-9 Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-12 Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor (secara edaran: 30 April 2012) Mesyuarat Pengurusan PPKKP Kali ke-42 (Khas) Disedia/ Disemak Oleh Dilulus/ Diluluskan Semula Oleh Tarikh Kuatkuasa TWP PP WP 03/01/2011 TWP PP WP 22/08/2011 TWP PP WP 23/12/2011 TWP PP WP 09/05/2012 PGH WP 7/10/2016