ניהול הרכש בפרויקט תוכנה ניהול פרויקטי תוכנה

ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול רכש בפרויקט הרכש בפרויקט מתייחס לכל ההתקשרויות שהפרויקט מקיים עם גורמים חיצוניים ספקים, מהם רוכש הפרויקט תוצאות, שירותים או מוצרים לקוחות, הרוכשים מהפרויקט תוצאות, שירותים או מוצרים ניהול רכש בפרויקט Project Procurement Management תחום הידע העוסק בתהליכים ובפעילויות הנדרשים בשביל לרכוש או להשיג תוצאות, שירותים או מוצרים, ובכלל זה ניהול החוזים וההתחייבויות החוזיות של הפרויקט תהליכי ניהול רכש בפרויקט מעקב ובקרה תכנון 1. תכנון רכש 3. ניהול רכישות סגירה ייזום 2. ביצוע רכש 4. סגירת רכישות ביצוע 2 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

חוזים חוזה רכש (Procurement Contract) הסכם כובל (binding agreement) בין שני צדדים, המחייב את הספק )המוכר( לספק את המוצרים, השירותים או התוצאות המפורטים את הקונה לספק תמורה כספית או בעלת ערך אחר חוזה יכול לבוא לעיתים תחת שמות שונים הסכם (Agreement) הבנה (Understanding) תאנים והתניות חוזה-משנה (Subcontract) הזמנת רכש Order) (Purchase (Terms and Conditions, Ts&Cs ( מלבד תיאור תכולת האספקה והתמורה מכיל החוזה, בדרך כלל, שורה של תנאים והתניות המתייחסים לאופן ביצוע החוזה, לדוגמה תנאים ומנגנונים להפסקת החוזה,(termination) למשל הגדרת "הפרה יסודית" תנאים ומנגנונים לפיצוי במקרה של אי-עמידה בתנאי החוזה, למשל קנסות פיגורים מנגנוני בקרה על ביצוע החוזה התניות ואילוצים שונים, כגון משאבי אנוש, סביבה, קבלנות משנה וכו' 3 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול רכש בפרויקט: תכנון רכש מעקב ובקרה תכנון 1. תכנון רכש 3. ניהול רכישות סגירה ייזום 2. ביצוע רכש 4. סגירת רכישות ביצוע 4 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

תכנון רכש תכנון רכש הוא התהליך בו מתעדים החלטות רכש של הפרויקט, מפרטים את הגישה ומזהים ספקים אפשריים החלטות רכש ניתוח "ייצור או רכש" ) Make-or-Buy ( רכש הינו תוצאה של החלטת הפרויקט שלא לפתח חלק מתוצרי הפרויקט באמצעות צוות הפרויקט,) Make ( אלא להשיג אותם ממקור חיצוני ) Buy ( פירוט הגישה המניעים יכולים להיות כספיים )הוזלה(, חוסר במשאבים פנימיים, היעדר ידע או מיומנות פנימית או אסטרטגיה של שותפות אופן הרכישה קניית מוצר מסחרי מן המדף Shelf) (COTS = Commercial Off The פיתוח/ייצור באמצעות קבלן משנה / מקור חיצוני Outsourcing) (Subcontracting, סוג החוזה )פירוט בהמשך( זיהוי ספקים אפשריים הגדרת תבחינים חיפוש, )קריטריונים( לזיהוי ספקים פוטנציאליים )ר' בהמשך( זיהוי ומיון ספקים פוטנציאליים על פי התבחינים שהוגדרו 5 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

(Fixed Price Contracts) סוגי חוזים )1(: חוזים במחיר קבוע חוזה במחיר קבוע וסופי המחיר נקבע מראש, )נוקשה( FFP) (Firm Fixed Price, אל מול תכולה קבועה מוגדרת מראש שינויים בתכולה מביאים, בדרך כלל, לשינויים במחיר גידול בעלויות עקב ביצועים כושלים של הספק זהו סוג החוזה בעל הסיכון הנמוך ביותר לקונה באחריות הספק חוזה במחיר קבוע בתוספת תמריץ כספי FPIF) (Fixed Price Incentive Fee, מותיר לקונה ולספק גמישות מסוימת קובעים מחיר יעד מול יעדי ביצוע ותקרת מחיר בסוף הפרויקט נקבע המחיר הסופי בהתאם לביצועי הספק, תוך התחשבות בגידול עלויות, עד לתקרה ביצועים כושלים של הספק מעל התקרה באחריות הספק חוזה במחיר קבוע עם התאמת מחיר כלכלית (Fixed Price with Economic Price Adjustment, FP-EPA) מחיר קבוע, הכולל מנגנונים להתאמת המחיר במקרה של שינויים כלכליים אינפלציה, שינויים גלובאלייים בערכי סחורות וכו' מתאים, בדרך כלל, לחוזים בעלי טווח ארוך 6 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

(Cost-Reimbursable Contracts) סוגי חוזים )2(: חוזים להחזר עלויות חוזה עלות בתוספת עמלה קבועה (Cost Plus Fixed Fee, CPFF) משפים את הספק על כל העלויות המותרות בגין ביצוע עבודת החוזה בנוסף, משלמים עמלה קבועה, העמלה משולמת רק עבור עבודה שהושלמה העמלה אינה מותנית בביצועי הספק חוזה עלות בתוספת תמריץ כאחוז מהעלות המשוערת של הפרויקט (Cost Plus Intensive Fee) משפים את הספק על כל העלויות המותרות בגין ביצוע עבודת החוזה בנוסף, משלמים עמלת תמריץ, שנקבעה מראש בחוזה העמלה מותנית בהשגת יעדי ביצועים מסוימים במקרה שהעלויות הסופיות גבוהות/נמוכות מהעלויות שהוערכו בהתחלה, מתחלקת עלות הסטיות בהתאם לנוסחה שנקבעה מראש, על פי ביצועי הספק למשל 80/20 חוזה עלות בתוספת מענק (Cost Plus Award Fee) משפים את הספק על כל העלויות הכשרות מרבית העמלה ניתנת לספק על סמך עמידה בתבחיני ביצועים שהוגדרו בחוזה קביעת העמידה בתבחינים הינה סובייקטיבית, על פי הערכתו הבלעדית של הקונה 7 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

(Time and Material Contracts) סוגי חוזים )3(: חוזי זמן וחומרים חוזה זמן וחומרים (Time and Material, T&M) הסדרים משולבים, הכוללים מרכיבים של מחיר קבוע ומרכיבים של החזרי עלויות אין צורך להגדיר את הערך הסופי של העבודה ואת התכולה הסופית ניתן להגדיר חלקים מהעבודה במחיר קבוע וחלקים אחרים על פי עלויות ניתן להגדיר מרכיבי עלות קבועים בהתאם לכמות העבודה שהושקעה בפועל )למשל שכר לשעת עבודה(, אך המחיר משתנה סמי, עזוב הכל, סגור איתו חשבון הכניסו לי עמוק את האלמנט... אז מה היה לנו? 8 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

סקר חוזה Review) *(Contract סקר חוזה נועד להנחות סקירה של טיוטת הצעות וחוזים לפני הוצאתם אל הפועל עריכת סקר חוזה היא חובתו של הספק סקר חוזה מורכב בדרך כלל משני שלבים סקירת טיוטת ההצעה, טרם הוצאתה ללקוח מפרטי הדרישות של הלקוח מידע נוסף והסברי הלקוח לגבי הדרישות אומדני עלות ומשאבים חוזים, או טיוטת חוזים, סקירת טיוטת החוזה טרם חתימתו טיוטת החוזה על בסיס ההצעה )המפתח, המוכר( עם שותפים וקבלני משנה הקשורים להצעה זו תובנות ושינויים שהושגו במהלך המו"מ לקראת החוזה * D. Galin, Software Quality Assurance 9 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

מטרות סקר טיוטת ההצעה סקר טיוטת ההצעה נועד לוודא שהפעילויות הבאות בוצעו כהלכה דרישות הלקוח הובהרו ותועדו כולל "טבלת מענה" Table) (Compliance נבחנו גישות חלופיות לביצוע הפרויקט למשל מודל מחזור החיים הוגדרו היבטים זוהו סיכוני הפיתוח פורמליים שונים של היחסים בין הלקוח למפתח נערכו אומדנים מדוייקים של משאבי הפרויקט ולוחות-הזמנים נבחנו אפשרות החברה לעמוד במחויבויות הפרויקט ידע ומיומנויות נדרשות יכולות כלכליות נבחנו אפשרות הלקוח לעמוד במחויבויותיו החוזיות הוגדרו שותפים וקבלני-משנה הוגדרו זכויות קניין-רוחני והגנה עליהן )לו"ז( 10 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

מטרות סקר טיוטת החוזה סקר טיוטת החוזה נועד לוודא שהפעילויות הבאות בוצעו כהלכה לא נותרו נושאים לא-ברורים בטיוטת החוזה ייתכן ובהצעה היו חלופות לבחירה או נושאים פתוחים למו"מ כל התובנות שהושגו בין הלקוח למפתח תועדו במדויק בחוזה ובנספחיו יושבו כל הנושאים שהיו במחלוקת או אי- בהירויות שנחשפו במהלך המו"מ לא הוכנסו שינויים, תוספות או השמטות שלא נדונו והוסכמו כל שינוי, מכוון או תמים, עלול ליצור מחויבויות-יתר בצד של הספק 11 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

תוכנית ניהול הרכש תוכנית ניהול הרכש מתארת כיצד ינהלו את תהליכי הרכש, החל מהכנת מסמכי הרכש וכלה בסגירת החוזה נושאים שעשויים להיכלל בתוכנית הרכש סוגי החוזים שיחתמו סוגיות בניהול סיכונים אופן האומדן של התוצרים הנרכשים חלוקת אחריות וסמכות בין הפרויקט לבין מחלקת הרכש הארגונית תבניות ומסמכים תקניים, אם קיימים )חוזה, )SOW,Ts&Cs תיאום הרכש עם לו"ז הפרויקט Times) (Lead ואם מנגנוני הבקרה הפרויקטית אילוצים והנחיות הנחיות לביצוע החלטות Make-or-Buy איך קובעים בחוזה את תאריכי מסירת התוצרים צורך בערבויות ביצוע (Performance Bonds) אופן זיהוי ספקים שהוסמכו מראש מדדי רכש לניהול חוזים ולהערכת ספקים או בחוזי ביטוח 12 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

מסמכי רכש מסמכים שמטרתם להזמין הצעות מספקים אפשריים בקשה למידע RFI) (Request for Information, משמשת בדרך כלל כאשר לקונה לא ברור מה ההיצע בשוק או מה התכולה הנדרשת בקשה להצעת מחיר Quotation) (Request for כאשר התכולה ברורה ומוגדרת או כאשר מדובר בפריטים מסחריים או אחידים בקשה להצעה RFP) (Request for Proposal, כאשר קיימים שיקולים נוספים פרט למחיר, כגון יכולת או גישה טכנית, או כאשר התכולה לא ברורה מראש הזמנה להציע הצעות Bid) (Invitation for כנ"ל מכרז Bid) (Tender, מסמכים המהווים תגובה של ספק לבקשה הצעת מחיר (Quotation) הצעה (Proposal) מסמכים הבאים בהמשך להצעות של ספקים אפשריים הזמנה למענה ספק ראשוני Response) (Invitation for Seller Initial הזמנה למשא-ומתן Negotiation) (Invitation for מסמך תכולת העבודה )SOW( מסמך טכני המהווה בסיס להצעות ולחוזים 13 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

תבחיני בחירת ספקים יש להגדיר מראש )ובשקיפות למציעים ולספקים( מהם התבחינים לבחירת ספק ולהערכת ביצועיו דוגמאות לתבחינים הבנת הצורך עלות כוללת או עלות מחזור חיים יכולת טכנית סיכון גישת ניהול גישה טכנית אחריות יכולת פיננסית כושר ייצור ועניין גודל וסוג העסק ביצועי הספק בעבר המלצות זכויות קניין רוחני Rights) (Intellectual Property זכויות קנייניות Rights) (Proprietary 14 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול רכש בפרויקט: ביצוע רכש מעקב ובקרה תכנון 1. תכנון רכש 3. ניהול רכישות סגירה ייזום 2. ביצוע רכש 4. סגירת רכישות ביצוע 15 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ביצוע רכש ביצוע רכש הוא התהליך בו משיגים תגובות מספקים, כנס ספקים (Bidder Conference) פגישה בין הקונה לבין כל הספקים האפשריים, מענה לשאלות לגבי בקשות ההצעה הבהרות ויצירת הבנה משותפת יש לשמור על יחס שווה לכל הספקים יש לחשוף לכולם את כל השאלות והתשובות בחירת ספקים הפעלת תבחיני הבחירה על ההצעות שהתקבלו בוחרים ספק ומעניקים חוזה לפני הגשת ההצעות )אם כי ניתן לעשות זאת בצורה אנונימית( עריכת רשימה מקוצרת )בהתאם לצורך( ופניה לספקים אלה להגשת הצעה משופרת Final) (Best & על בסיס דרישות יותר מפורטות עריכת מו"מ עם ספק פוטנציאלי אחד או יותר בחירה סופית של הספק הזוכה עריכת מו"מ סופי לקראת חתימת חוזה 16 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

חתימת חוזה נושאים העשויים להיכלל בחוזה תיאור העבודה או התוצרים (SOW) תוכנית בסיסית ללו"ז דוחות ביצועים תקופת הביצוע תפקידים ותחומי אחריות מקום עבודת הספק תמחור ותנאי תשלום מקום ואופן המסירה פיקוח ותבחיני קבלה אחריות ותמיכה במוצר גבולות החבות תשלומים ועיכוב תשלומים (Retainage) קנסות ו/או תמריצים ביטוח וערובות ביצוע אישור קבלני משנה טיפול בבקשות לשינוי מנגנוני סגירת חוזה ויישוב חילוקי דעות ADR) (Alternative Dispute Resolution, 17 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול רכש בפרויקט: ניהול רכישות מעקב ובקרה תכנון 1. תכנון רכש 3. ניהול רכישות סגירה ייזום 2. ביצוע רכש 4. סגירת רכישות ביצוע 18 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול רכישות ניהול רכישות הוא התהליך בו מנהלים את יחסי הרכש, החוזים ומשנים ומתקנים כנדרש עוקבים אחר ביצוע חוזה הרכש מנוהל בכל אחד משני הצדדים הקונה: הספק: לוודא שביצועי הספק עונים על דרישות הרכש לוודא שהקונה עומד בהתחייבויותיו החוזיות ניהול הרכישות כולל את הפעילויות הבאות בקרת שינויים בחוזה סקירת ביצועי הרכש ובקרת התוצרים המסופקים בחינות וסיקורים דוחות ביצועים ביצוע ומעקב תשלומים ניהול תביעות ניהול רשומות 19 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול רכש בפרויקט: סגירת רכישות מעקב ובקרה תכנון 1. תכנון רכש 3. ניהול רכישות סגירה ייזום 2. ביצוע רכש 4. סגירת רכישות ביצוע 20 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

סגירת רכישות סגירת כל הרכישות היא תנאי לסיום הפרויקט סגירת חוזה רכש צריכה לכלול את הנושאים הבאים בדיקה שכל האספקות בוצעו, התקבלו ואושרו בדיקה שכל התשלומים בוצעו והתקבלו בדיקה שלא נשארו סוגיות פתוחות או נושאים בבירור הודעה רשמית על סגירת החוזה תיק רכש File) (Procurement תיק הכולל את כל מסמכי הרכש שנאספו במהלך ההתקשרות ובזמן ביצוע הרכישה, כולל החוזה הסגור תיקי הרכש הם חלק בלתי נפרד מתיק הפרויקט, הנסגר עם סיום הפרויקט 21 ניהול הרכש בפרויקט תוכנה

ניהול הרכש בפרויקט תוכנה