(A Government of India Enterprise) SBU : Greases & Lubricants P-43 Hide Road Extension Kolkata - 700 088 NOTICE INVITING TENDER 1. Tender No. : GLK/TE17/318, dated February 9 th, 2018 2. Tender Due Date : March 5 st, 2018 at 15.00 hrs. IST 3. Type of Tender : Public Tender. 4. Item :Sulphurized Butene 5. Quantity : 30 MT (+/- 10%) 6. Earnest Money Deposit : Rs. 50,000 (Indian Rupees Fifty thousand/ USD 700 ( Seven Hundred US dollar) 7. Security Deposit : @ 3% of the basic order value 8. Period of Contract : Delivery up to 31/07/2018 9. Validity of Offer : 60 days from the due date of the tender
DETAILS OF TENDER Balmer Lawrie & Co. Ltd. (BL), a Govt. of India Undertaking under the Ministry of Petroleum and Natural Gas, invites electronic bids from manufacturers / potential bidders engaged in the business of supply of Sulphurised Butene as per Technical Specifications as follows. 1. TechnicalSpecifications : Items Limits Test Methods Appearance Orange colour transparent liquid Visual inspection Kinematic Viscosity at 100, cst 1.0-8.0 ASTM D 445 Flash point, 94 min ASTM D 92 Density at 20, g/cm3 To report ASTM D 1298 Water Content,% 0.03 Max ASTM D 95 Sulfur content,% 40.0-46.0 ED XRF Chlorine content, wt % 0.40 Max ED XRF Copper-strip corrosion @ 100 for, 3h with 2.5 % SIB in Mineral Oil (SN 500 ) 2a ASTM D 130 A confirmation is required by all bidders alongwith their bid that the product offered by them is meeting the above specifications without any deviation. 2. Package, Storage and Transportation The product is non-flammable, non-explosive and non-corrosive and should be packed, marked, stored, transported and accepted on delivery according to SH0164. 3. Quality :- Each lot/ batch must be accompanied by the manufacturer s test and approval of quality report. All bidders are to give a declaration in their offer that they accept the Technical Specifications in TOTO, failing which their offer will not be considered for evaluation purpose. 4. Quantity : 30 MT with quantity tolerance (+) 10 %
5. Country of origin : Bidders must mention the Country of origin alongwith their bid and also mention the harmonized customs tariff number. 6. Reference and testimonials : Bidder must provide details of their manufacturing locations including capacities, quality system certifications, major customers in India and overseas. If overseas bidder is represented by Agent in India, the latter shall furnish agency agreement / authorization from their principal to quote on their behalf. 7. Earnest Money Deposit of Rs. 50000 (Rupees Fifty thousand only) by Domestic bidders and USD 700 by Overseas bidders by Demand Draft / Pay Order in favour of Balmer Lawrie & Co. Ltd., payable in Kolkata or by means of Bank Guarantee shall be payable by the bidder or his agent. Public Sector Undertakings and registered MSME/ NSIC/ SSI manufacturing units are exempted from payment of EMD. However, they should enclose a copy of their valid registration certificate to make their bid eligible for consideration. 8. Security Deposit of 3 % of the basic order value in case of Domestic bidder and on CIF values of overseas bidders shall be payable by the vendor within 15 days from the date of placement of LOI / Order. If the tender quantity is split between two vendors at the time placement of order, the security deposit will also be divided in proportion. 9. Validity of offer : Your offer should be valid for acceptance upto 60 days from the due date of tender. 10. Delivery schedule First 15 MT quantity must be delivered at our Kolkata Plant within 31.05.2018 & balance quantity as per our call up. Contract will be valid up to 31.07.2018. 11. Pre-shipment inspection : The buyer reserves the right to have pre-shipment inspection done by an independent inspection agency at their own cost. 12. Payment terms For overseas bidders : 100% payment against documents through bank with 60 days credit from date of Bill of Lading or 30 days from the date of receipt of material at respective Port whichever is later. For domestic bidders : 100% payment within 30 days from the date of material at our Kolkata Unit of G&L.
13. Price The Domestic bidders must quote in INR / MT on door delivery basis at our plant in Kolkata (for 30 MT quantity). For the bidders, who are having authorized agency of any overseas manufacturer / having manufacturing units out side India can quote in USD on CIF Kolkata (for Kolkata Plant supply). Price should be valid for shipment/ delivery up to 31.07.2018.. 14. Acceptance of Bid : BL reserves the right to accept any tender in whole or in part or reject any or all tenders without assigning any reason. The decision in regard to acceptance and/or rejection of any/ all offers in part/full shall be at the sole discretion of BL, and decision in this regard shall be binding on the bidders. 15. Risk Purchase : Without prejudice to other provisions in the tender, in the event of the supplier failing to supply within the stipulated lead time, BL shall have the option to procure the product from alternate sources, at the risk and cost of the supplier without further intimation. In case of rejection, if any, dispatch of replacement material for domestic suppliers and effecting shipment for overseas suppliers, is not made within one week of intimation, the buyer shall have right to procure the product from alternate sources at the risk and cost of the supplier without further intimation. 16. Guarantee : On receipt and testing of the product (within 60 days of arrival), if it is found that it does not meet the contractual specifications, the supplier shall replace the product free of cost and shall also reimburse the buyer any costs that the buyer might have incurred on the off-spec material. 17. Arbitration Disputes or differences arising out of or in relation to agreement/ contract shall be referred to the Chairman and Managing Director of Balmer Lawrie & Co. Ltd. (BL), who may either act himself as Sole Arbitrator or nominate some officer of BL to act as an Arbitrator to adjudicate the disputes and differences between the parties (except those in respect of which the decision of any person is by the contract expressed to be final and binding). The supplier shall not be entitled to raise any objection to the appointment of such officer of Balmer Lawrie as the sole arbitrator on the ground that the said officer is an
officer of Balmer Lawrie or that he/she in the course of duties as an officer of Balmer Lawrie he/she has/had expressed views on all or any of the matters in dispute or difference. The award of the arbitrator shall be final, conclusive and binding on all the Parties to the agreement subject to the provisions of the Indian Arbitration and Conciliation Act, 1996 and the rules made thereunder for the time being in force. The award shall be made in writing and published by the Arbitrator within six months of entering upon the reference or within such further time mutually extended by the parties. The arbitrator shall have power to order and direct the parties to abide by, observe and perform all such directions as the arbitrator may think fit and proper to issue having regard to the fact that the arbitration proceedings have to be completed within the specified period solely on the principles of Natural Justice. The arbitrator shall have power to make one or more awards whether interim or otherwise in respect of the dispute and differences and in particular shall make separate awards in respect of each claim or cross claims of the parties. The arbitrator shall be entitled to direct any of the parties to pay the costs of arbitration in such manner and to such extent as a arbitrator may in his discretion determine and shall also be entitled to require one or both the parties to deposit funds in such proportions to meet the arbitration expenses. The parties to arbitration whenever called upon to do so shall be bound to comply with such direction without any demur. Notwithstanding anything contained in any other law, the Parties hereby agree that the courts in the city of Kolkata alone shall have jurisdiction in respect of all or anything arising under this agreement and any award or awards made by the sole arbitrator hereunder shall be filed in the courts in the city of Kolkata only. 18. Compliance with Regulations The Bidder shall warrant that all goods and services covered by this agreement/contract shall have been produced, sold, supplied, despatched, delivered and furnished in strict compliance with all applicable laws, regulations, labour agreements, working conditions and technical codes and requirements as applicable
from time to time. The Bidder shall execute and deliver such documents as may be required to effect or to evidence such compliance. All laws and regulations required to be incorporated in this charter are hereby deemed to be incorporated by these references. BL and their authorized representatives disown any responsibility for any irregularity, contravention or infringement of any statutory regulations in the manufacture and / or supply of goods /services covered by this agreement/contract. The vendor shall issue the excise paid invoice so that equivalent amount may be availed as Cenvat credit by us, if applicable. Concessional form pertaining to Sales Tax shall be issued to the vendor by us if applicable. 19. Force Majeure Any delay in or failure of the performance of either party hereto shall not constitute default hereunder or give rise to any claims for damage, if any, to the extent such delays, failure of performance is caused by occurrences such as Acts of God or an enemy, decrees of any government or governmental authority, acts of war, rebellion, sabotage or fires, floods, explosions, riots, or strikes. The Bidder must keep records of the circumstances referred to above and bring these to the notice of the concerned officer of the buyer in writing within 7 days on such occurrences. The amount of time, if any, lost on any of these counts shall not be counted for the contract period. The decision of the buyer arrived at after consultation with the vendor, shall be final and binding. Such period of time shall be extended by the buyer to enable the Bidder to deliver the items within such extended period of time. As soon as the cause of Force Majeure been removed, the party whose liability to perform its obligation has been affected shall notify the other of such cessation and inform the other party the actual delay incurred in such affected activities. Any such event, whenever it occurs, provided that it prevents, affects or delays the party in performing contractual obligation, shall justify the claim of Force Majeure.
Each page of the documents shall be stamped and signed by the authorized representative of the bidder as a token of their acceptance of all terms and conditions and the Product Specifications in TOTO. Offers received from related companies (definition of related companies as per Company Act of 1946 shall apply) shall be considered as one offer. Thanking You Yours Faithfully for Balmer Lawrie & Co. Ltd. Arnab Ghatak Sr. Manager (Central Procurement) Balmer Lawrie & Co. Ltd SBU-Grease & Lubricants, P-43, Hide Road Extension, Kolkata -700 088 Tel : + 91 33 2450 0116 / 09007062135 e-mail : ghatak.a@balmerlawrie.com
1.0 Procedure For Bid Submission PROCEDURE FOR ON-LINE BID SUBMISSION The bidder(s) shall submit their response through bid submission to the tender on e- Procurement platform at https://balmerlawrie.eproc/.in by following the procedure given below. The bidder would be required to register on the e-procurement market place at https://balmerlawrie.eproc/.in and submit their bids online. No offline bids shall be entertained by the Tender Inviting Authority. The bidders shall submit their eligibility and qualification documents, Technical bid, Financial bid etc., in the standard formats prescribed in the Tender documents, displayed in e- Procurement web site. The bidders shall upload the scanned copies of all the relevant certificates, documents etc., if required, in support of their eligibility criteria/technical bids in the e-procurement web site. However, bulky documents need not be scanned and uploaded but physical copy of the same should be sent to the Tender Inviting Authority s office before the due date of the tender. The bidder(s) must sign on the statements, documents, certificates, uploaded by them, owning responsibility for their correctness/authenticity. 2.0 Registration with e-procurement platform For registration and online bid submission bidders may contact HELP DESK of M/s C1 India Pvt. Ltd., or they can register themselves online by logging in to the website https://balmerlawrie.eproc/.in 3.0 Digital Certificate authentication The bidder(s) must authenticate the bid with their Digital Certificate for submitting the bid electronically on e-procurement platform and the bids not authenticated by digital certificate of the bidder will not be accepted on the e-procurement platform. All the bidders who do not have Digital Certificates need to obtain Digital Certificate. They may contact Help Desk of C1 India Pvt Ltd. as follows : M/s C1 India Pvt Ltd. C 104, Sector 2 Noida 201 301 Contact person : Mr. Tuhin Ghosh, Ph- 08981165071 e-mail: tuhin.ghosh@c1india.com 4.0 Submission of Hard copies After submission of bid online, the bidders are requested to submit the demand drafts /bank guarantee towards tender fees and / or EMD along with other documents as applicable, to the Tender Inviting Authority before the due date of the tender. The bidder(s) must submit the original DD / Bank Guarantee and other documents either in person or through courier or by post and the receipt of the same within the stipulated time shall be the responsibility of bidder. BL shall not take any responsibility for any delay or non-receipt of said documents. If any of the documents furnished by the bidder is found to be false / fabricated, the bidder is liable for putting under Holiday List, forfeiture of the EMD, cancellation of work and criminal prosecution.
The bidder is requested to get an acknowledgement from the Tender Inviting Authority as proof of submission of hardcopies. 5.0 Corrigendum to tender The bidder has to keep track of any changes by viewing the addendum / corrigendum issued by the Tender Inviting Authority on time-to-time basis in the e-procurement platform. The Company calling for tenders shall not be responsible for any claims/problems arising out of this. 6.0 Bid Submission Acknowledgement The user should complete all the processes and steps required for bid submission. The successful bid submission can be ascertained once acknowledgement is given by the system through bid submission number after completing all the processes and steps. Tender Inviting Authority and C1 India Pvt. Ltd. will not be responsible for incomplete bid submission by users. Users may also note that the incomplete bids will not be saved by the system and are not available for the Tender Inviting Authority for processing. Before uploading scanned documents, the bidder(s) must sign on all the statements, documents, certificates uploaded by him and stamped, owning responsibility for their correctness / authenticity.
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आप ततवकत व क एक त र ध यस क र प क करन क तलए ब र ल र क तकस भ अतधक र क तनय तक त पर य ब र ल र क अतधक र क कतवव य क तनभ त ह ए त द य तभ द क तकस एक य सभ द द पर उसक द व र व यक त तकए गए त र पर क ई आपतत त उठ न क अतधक र नह ह ग ध यस क तनणवय अ तत, तनण वयक र भ रत य ध यस त र स लह अतधतनय, 1996 क प र ध न र उसक अध न बन ए गए तनय क अध न स झ त क तलए तत स य प र त त त षय क तलए सभ दल पर ब ध यक र ह ग तनणवय तलतखत र प तकय ज एग र स दभव प र श करन क छह ह न क भ तर य पक ष द व र परस पर सह तत स बढ य गए ऐस अततररक त स य क भ तर ध यस द व र प रक तशत तकय ज एग ध यस क ऐस आद श द न क तजस ज र करन ह उत त ए सह स झ त ध यस त क क यव ह क तथ य क ध य न रखत ह ए प र तरह स प र क ततक न य य क तसद त पर तनध वररत अ तध क भ तर प र करन र पक ष क उसक प लन करन क तलए तनद तशत करन क अतधक र ह ग ध यस क त द र तभ द क स ब ध र, त श ष र प स प रत य क द य पक ष द व र परस पर त र ध द क स ब ध अ तरर य अन य एक य एक स अतधक तनणवय द न क अतधक र ह ग ध यस क तकस भ पक ष क इस तरह स र इस हद तक ध यस त क ल गत क भ गत न करन क तलए तनद तशत करन क अतधक र ह ग तजसक ह अपन त क स तनणवय कर र उस तकस एक य द न पक ष स इस अन प त धन ज करन क अतधक र ह ग तजसस ध यस त क ख क प र तकय ज सक जब भ आह व न तकय ज ए ध यस त क पक ष तबन तकस तह तक हट क ऐस तनद श क प लन करन क तलए ब ध य ह ग तकस भ अन य क न न क छ भ तनतहत ह न क ब ज द, एतद द व र पक ष इस ब त स सह त ह तक इस स झ त क अध न य एक त र ध यस द व र तकए गए तकस तनणवय य तनणवय स उत पन न त द क ल क लक त शहर क अद लत क अतधक र क ष त र आए ग र इनक तलए तकस प रक र क कद य अप ल क ल क लक त शहर क अद लत द यर तकए ज ए ग
18. ल यम क अ प ल ब ल द त यह आश व सन द ग तक इस स झ त /अन ब ध श त ल सभ स त ओ र स ओ क, सभ ल ग क न न, तनय, श र स झ त, क क पररतस ततय र तकन क क ड र स य-स य पर ल ग आ श यकत ओ क कड ई स अन प लन करत ह ए उत प तदत,ब, आप ततव, भ ज, तदय र प रस त त तकय गय ह. ब ल द त क इस तरह क दस त ज तनष प तदत र ल ग करन ह ग ज सब त क अन प लन य प रभ त त करन क तलए आ श यक ह इस घ षण ऐस सभ क न न र तनय क श त ल तकय गय ह तजनक इन स दभ श त ल तकय ज न आ श यक स झ गय ह ब एल र उनक अतधक त प रतततनतध इस स झ त /अन ब ध श त ल स त ओ /स ओ क तन वण र/य आप ततव तकस अतनयत तत, उल फल घन य तकस भ ध तनक तनय क उल फल घन क तलए तकस भ तजम द र क ल न स इनक र करत ह त क र त उत प द श ल फक क भ गत न कर ल न ज र कर ग, त तक यतद ल ग ह, त ह र द व र स न ट क र तडट क र प बर बर र तश क ल भ उठ य ज सकत ह यतद ल ग ह, ह र द व र त क र त क तलए तबक र कर स स ब तधत ररय यत प रपत र ज र तकय ज एग 19. अप रत य लशत घट तकस भ पक ष द व र तनष प दन क ई त फलत य द र क तकस भ प रक र क क नह न ज एग य क षतत क तलए तकस भ प रक र क द नह तकय ज एग, यतद यह ईश वर य द श न क तकस क यव, सरक र क पतन य सरक र अतधक र क आद श, य द, त द र ह, त डफ ड य आग, ब ढ, त स फ ट, द ग य हडत ल ज स घटन ओ क क रण ह त ह ब ल द त ऊपर उतल फलतखत पररतस ततय क ररक डव रख ग र इस तरह क घटन ओ क ह न क 7 तदन क भ तर तलतखत खर द र क स ब तधत अतधक र क इसक स न द ग इन ल स तकस क जह स न ह ई स य क यतद क ई ह, क अन ब ध क अ तध न नह तगन ज एग त क र त क स पर शव क ब द, खर द र द व र तलय ज न ल तनणवय अ तत र ब ध यक र ह ग खर द र द व र स य क अ तध क ऐस स य क तलए त स त ररत तकय ज एग तजस ब ल द त द क प रद यग करन सक ष ह सक, ज स ह अप रत य तशत घटन क क रण क द र तकय ज त ह, ह पक ष तजसक द तयत क प रदशवन प रभ त त ह आ ह इस तरह क स तप त क ब र द सर पक ष क स त त कर ग र द सर पक ष ऐस गततत तधय ह ई स तत क द र क स त त कर ग ऐस तकस घटन क ह न पर, जब यह तकस पक ष द व र स त द त क ब ध यत क प र करन स र कत ह, द र करत ह, ह अप रत य तशत घटन क द क सह ठहर एग
सर ल यम और शत और प णभ र प स उत प द ल ल द श क ब र म उ क त क लत क ल श क र प म दतत ज क प रत य क प ष ठ पर म हर लग ई ज एग और ब ल द त क अल क त प रलतल ल द व र उस पर हतत क षर लकय ज एग प र स ब तधत क पतनय स प र प त प रस त क (क पन अतधतनय, 1946 द गई स ब तधत क पतनय क पररभ ष ल ग ह ग ) एक प रस त क एक ह स ब तधत न ज एग धन य द भ द य क त ब र ल र ए ड क पन तलत ट ड अणभब घटक ररष ठ प रब क (dsunzh; dz;) ब र ल र ए ड क पन तलत ट ड एसब य र ज ए ड ल त क ट स प -43, ह इड र ड एक स ट शन क लक त - 700 088 द रर ष : + 91 33 2450 0116 / 09007062135 ईम ल - : ghatak.a@balmerlawrie.com
1.0 ब ल प रतत त कर क प रलक रय ऑ ल इ ब ल प रतत त कर क ललए प रलक रय ब ल द त )ओ (न द गई प रतक रय क ध य स ई-प र पण https://balmerlawrie.eproc/.in पर तनत द क तलए ब ल ज करन क ध य स अपन प रतततक रय प रस त त कर ग ब ल द त क https://balmerlawrie.eproc/.in पर ई -प र पण ब ज र स न प ज करण कर न क आ श यकत ह ग र अपन ब ल क ऑनल इन ज कर सकत ह तनत द आ तत रत करन ल प र तधक र द व र तकस ऑफ ल इन ब ल क स क र नह तकय ज एग ब ल द त, ई-प र पण बस इट तदख य गए तनत द दस त ज तनध वररत नक प र र प अपन प त रत र य ग यत क दस त ज,तकन क ब ल, त त त य ब ल आतद प रस त त कर ग ब ल द त ई-प र पण बस इट अपन प त रत नक/तकन क ब तलय क स वन सभ स ब तधत प र ण-पत र, दस त ज आतद, यतद आ श यक ह, क स क न प रततय अपल ड कर ग ह ल तक, भ र दस त ज क स क न र अपल ड करन क जर रत नह ह ल तकन उसक भ ततक प रतततलतप तनत द क द य ततत स पहल तनत द आ तत रत करन ल प र तधकरण क क य वलय क भ ज ज न तहए ब ल द त ) ओ ( क बय न, दस त ज, प र ण पत र, उनक द व र अपल ड क गई प रतत क सत यत /प र तणकत क तजम द र स क र करत ह ए उन पर हस त क षर करन तहए 2.0 ई-प र क य रम ट प ल टफ मभ क स थ प ज करण प ज करण र ऑनल इन ब ल प रस त त करन क तलए ब ल द त ससव स 1 इ तडय प र इ ट तलत ट ड क ह ल फप ड स क स स पकव कर सकत ह, य बस इट https://balmerlawrie.eproc/.in प र श करक ख द क ऑनल इन प ज क त कर सकत ह 3.0 लडलजटल प रम णप सत य प ब ल द त )ओ ( क ई-प र पण पर इल क तनक ब ल प रस त त करन क तलए अपन तडतजटल प र ण-पत र क स ब ल क प र तणत करन ह ग र ब ल लग न क तडतजटल प र ण-पत र द व र प र तणत न ह न ल ब तलय क ई-प र पण पर स क र नह तकय ज एग तजन ब ल द त ओ क प स तडतजटल प र ण-पत र नह ह उन ह तडतजटल प र ण पत र प र प त करन क जर रत ह ग स 1 इ तडय प र इ ट तलत ट ड क सह यत ड स क स इस प रक र स पकव कर सकत ह : ससव स 1 इ तडय प र इ ट तलत ट ड स 104, स क टर 2 न एड 201 301 स पकव व यतक त : Mr. Tuhin Ghosh, Ph- 08981165071 e-mail: tuhin.ghosh@c1india.com
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