Bab 2 : FUNGSI PERNIAGAAN

Transcription

1 Bab 2 : FUNGSI PERNIAGAAN 2.0 FUNGSI PENGURUSAN 2.1 Pengenalan Kepada Pengurusan i. Definisi ii. Fungsi iii.peranan Pengurus iv.keberkesanan dan kecekapan v. Pendekatan dan evolusi pengurusan 2.2 Perancangan i. Definasi dan kepentingan ii. Jenis dan tahap rancangan iii. Proses dan kitaran iv. Misi v. Objektif vi. Dasar vii.strategi viii.taktik ix.prosedur x. Alat Perancangan - Analisis pulangan Modal - Belanjawan - Carta Gantt - PERT - CPM 2.3 Pengorganisasian I) Definisi dan kepentingan II) Proses pengorganisasian - Penentuan objektif - Pengenalpastian aktiviti - Pengelompokan aktiviti - Pengagihan tugas - autoriti dan tangungjawab. iii) Struktur Organisasi - carta - Manual organisasi - Penjabatanan iv) Konsep Pengorganisasian - Autoriti - Tangungjawab - akauntabiliti - Pemusatan dan pemecaran autoriti. - Penugasan autoriti - Lini dan staf - Jangkauan Kawalan - Rantaian arahan 2.4 Kepimpinan I) Definisi dan Kepentingan Staf. II) III) IV) Gaya Kepemimpinan Ciri-ciri pemimpin Perbezaan antara pemimpin dengan pengurus. v)peranan pemimpin - pemimpin formal - Pemimpin tidak formal. VI)Motivasi - Proses motivasi - Teori - Amalan Teori Abraham Maslow - Amalan Teori Motivasi Herzberg - Amalan Teori Motivasi Mc Gregor - Perbezaan pendekatan barat dan timur. VII)Pembinaan pasukan - Proses membina pasukan. 2.5 Pengawalan i. Definasi dan kepentingan -Kawalan ke atas organisasi -tahap kawalan ke atas program. ii. Jenis Kawalan -Dalam -Luaran. iii. Proses dan kitaran pengawalan. -menetapkan standard -mengukur pencapaian -langkah kawalan iv.kaedah Kawalan. - awalan - semasa - selepas v. Alat-alat kawalan - Analisis pulangan Modal - Belanjawan - PERT & CPM - Carta Gant 2.6 Penstafan. i. Definisi dan Kepentingan ii. Analisis kerja -huraian tugas -Spesifikasi tugas. iii.proses pengrekrutan iv. Proses pemilihan v. Faedah dan ganjaran -Kewangan seperti gaji, upah, bonus, KWSP, SOCSO dll. -Bukan kewangan seperti cuti, melancong dll vi. Pampasan -gratuiti -pencen -faedah penamatan

2 FUNGSI PENGURUSAN Definisi Pengurusan Melaksanakan sesuatu kerja melalui sumber-sumber organisasi, iaitu manusia, kewangan, bahan mentah dan juga modal ke arah mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan secara cekap dan berkesan Fungsi Pengurusan Komunikator -melibatkan perhubungan dengan individu dan kumpulan -peranan komunikator dibahagikan kepada tiga iaitu pemantau,penyampai dan jurucakap. Pendorong -bijak memotivasi dan mendorong pekerja. -melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan. Penyelesai masalah -pengurus perlu berhadapan dengan masalah. -diselesaikan dengan tegas walaupun tindakan yang diambil tidak disukai. -perlu memikirkan kesan jangka panjang terhadap organisasi dalam semua tindakannya. Usahawan -perlu membuat keputusan tentang pembaharuan yang diperlukanoleh organisasi samada dalam bentuk proses pengurusan, pengeluaran barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan. -pengurus perlu menggunakan inisiatif mereka untuk memulakan perubahan yang positif. -bijak mengambil peluang.

3 Keberkesanan Dan Kecekapan Kecekapan dan keberkesanan penting dalam pencapaian matlamat supaya dapat kesemua sumber yang ada digunakan dengan sebaik mungkin tanpa ada pembaziran dan memastikan apakah matlamat yang ingin dicapai sebelum memutuskan bagaimana mudah mencapai matlamat tersebut dan iannya digunakan untuk menilai pengurus Keberkesanan: Sebagai melakukan sesuatu kerja yang betul (doing the right things), iaitu menyempurnakan sesuatu kerja yang membantu ke arah memenuhi objektif organisasi. Kecekapan: Sebagai melakukan sesuatu kerja dengan betul (doing things right), iaitu melaksanakan sesuatu kerja dengan usaha, perbelanjaan dan sisa yang minimum. Pendekatan dan Evolusi Pengurusan

4 Definisi Sebagai satu proses di mana pengurus menentukan matlamat dan memutuskan apakah tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut Kepentingan Perancangan

5 Jenis dan tahap rancangan Proses Dan Kitaran Perancangan

6 Alat-Alat Perancangan Analisis pulangan modal Satu teknik yang membantu pembuat keputusan atau pengurus memahami hubung kait antara volum jualan, kos dan keuntungan. Belanjawan Rancangan kegunaan tunggal yang memperuntukkan sumber untuk perlaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program. Mengenal pasti aktiviti yang perlu diberi keutamaan. Carta Gantt Digunakan untuk menunjukkan setakat manakah kemajuan yang sedang dicapai bagi setiap aktiviti projek. Analisis teknik menilai dan menyemak program (PERT) Digunakan bagi membantu melicinkan pengurusan projek. Carta Laluan Genting (CPM) Digunakan untuk membolehkan masa aktiviti diketahui secepat mungkin dan juga untuk memudahkan pengurus untuk membuat pengawalan dari segi kos

7 PENGORGANISASIAN Definisi: Merupakan proses merangka dan membentuk sumber manusia dan bukan manusia supaya rancangan organisasi dapat digerak Kepentingan: Dapat membantu pengurus melaksanakan apa yang telah diputuskan dalam perancangan. Dapat mengelakkan kerja-kerja daripada bertindih. Bertindak sebagai suatu usaha bagi penyatuan kerja. Menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi. Mengenal pasti siapa yang bertanggungjawab terhadap Membentuk saluran komunikasi yang formal

8 PROSES PENGORGANISASIAN 1. Menentukan Objektif. Supaya Objektif tersebut boleh dijadikan panduan unuk mennetukan aktiviti-aktiviti organisasi yang perlu dilakukan 2. Pengenalpastian Aktiviti. Aktiviti-aktiviti ditetapkan dan perlu dikenalpati. Dengan khusus dan terperinci 3. Pengelasan dan pengelompokan aktiviti. Aktiviti akan dikelas dan dikelompokan mengikut bahagian-bahagian tertentu berdasarkan fungsi dan sifatnya. 4. Pengagihan tugas. Tugas perlu diagihkan kepada pekerja atau kumpulan yang mempunyai kebolehan dan kepakaran dalam bidang tugaas yang berkaitan 5. Autoriti dan tangungjawab. Autoriti dan tangungjawab perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan dan menetukan hubungan majikan dengan pekerjanya melalui rantaian arahan. Kesimpulan: Proses pengorganisasian melibatkan empat elemen penting: 1. Pengkhususan 2. Pembahagian kerja 3. Penjabatanan 4. Hierarki organisasi dan penyelarasan

9 Carta Organisasi Definisi: Merupakan rajah yang memaparkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan polisi individu dalam organisasi Maklumat-maklumat yang terdapat dalam carta organisasi: 1. Tugas- menunjukkan tugas yang berbeza dalam organisasi. 2. Pembahagian kerja satu kotak mewakili satu posisi kerja. 3. Peringkat pengurusan mengambarkan hirarki pengurusan dari pengurus atasan sehingga pengurusan bawahan. 4. Autoriti lini Garis menegak dalam carta menunjukkan hubungan autoriti dalam organisasi. 5. Komunikasi komunikasi formal akan berlaku mengikut autoriti lini. Manual Organisasi Definisi: Dokumen berkaitan dengan polisi dan prosedur organisasi yang releven dan ia meliputi semua aspek pengurusan organisasi Kepentingan: Digunakan untuk membantu pengurus membuat keputusan. Oleh itu manual organisasi mesti dikaji secara berterusan Maklumat dalam manual organisasi: 1. Objektif 2. Kegunaan 3. Bidang kuasa manual berkenaan 4. Aspek-aspek utama dalam sesuatu bidang pengurusan.

10 Penjabatanan Definisi: satu proses mengumpulkan manusia dan aktiviti-aktiviti yang sama dan berkaitan ke dalam satu kelompok dan disusun secara secara sistematik

11 Sesuai kepada organisasi yang mempunyai persekitaran yang mantap dan kawalan ketat terhadap proses dan operasi. Contoh: Hospital, universiti, dan syarikat perniagaan. Kelebihan 1. Menggalakkan pengkhususan kemahiran. 2. Kurangkan duplikasi penggunaan sumber. 3. Meningkatkan pembangunan kerjaya dan jabatan. 4. Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran. 5. Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang mereka 6. Keputusan adalah dipusatkan Kelemahan 1. Menekankan kepada satu tugas yang rutin. 2. Mengurangkan komunikasi antara satu jabatan dengan jabatan lain. 3. Sukar untuk membuat penjadualan antara jabatan dengan jabatan yang lain. 4. Lebih mementingkan jabatan daripada organisasi. 5. Pembangunan pengurus dan pekerja hanya dalam bidang yang terhad. Penjabatanan mengikut produk atau servis Sesuai kepada organisasi yang kompleks dan syarikat multinasional yang mengeluarkan pelbagai jenis produk. Contohnya: Syarikat Matsushita. Kelebihan 1. Sesuai untuk organisasi yang menghadapi perubahan yang cepat pada produk. 2. Dapat menyesuai dan mementingkan permintaan pelanggan. 3. Mempunyai tangungjawab yang jelas bagi setiap jabatan. 4. Pembangunan dan perkembangan pengurus didapati disepanjang fungsi lini. Kelemahan 1. Akan berlaku penggunaan sumber dan kemahiran yang tidak cekap. 2. Tidak memupuk koordinasi kegiatan antara unit produk. 3. Perebutan dalam pengagihan sumber antara jabatan. 4. Penyelesaian masalah hanya terhad pada satu jabatan produk. 5. Menghadkan pergerakkan kerjaya di luar unit produk.

12 Penjabatan mengikut produk atau Perkhidmatan Konsep Pengorgnisasian Autoriti -Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu kerja. -Ianya membolehkan mengarah dan menurunkan kuasanya kepada staf dibawahnya. -Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan tertakluk kepada ruang lingkup yang terhad Tanggungjawab -Kewajipan seseorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. -Apabila pengurus mengarahkan pekerja untuk membuat sesuatu kerja maka pekerja tersebut bertanggungjawab untuk melaksanakan kerja tersebut Akauntabiliti -Harapan bahawa setiap pekerja boleh dipersalahkan atau diberi penghargaan atas hasil kerja yang dicapai. -Pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh keatas apa yang dihasilkannya. -Dia tidak akan meletakkan kesalahannya ke atas bahu orang lain.

13 Pemusatan dan Pemencaran Autoriti Pemusatan Autoriti: Berlaku apabila autoriti dipusatkan kepada pihak pengurusan atasan, ini bermaksud keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan yang memegang autoriti. Pemencaran Autoriti: Berlaku apabila pihak atasan memberikan autoriti kepada jabatan atau pengurus di bawahnya membuat keputusan

14 Penugasan Autoriti Adalah satu proses di mana pngurus memberikan hak kepada subodinat untuk membuat keputusan dan bertindak dalam bidang tertentu. Dan ini bermaksud pengurus memberikan tugas kepada subodinat berserta kuasa bagi membuat kerja dengan berkesan. penugasan autoriti bermula dari tanggungjawab. Komponen asas bagi proses penugasan autoriti adalah menetapkan hasil yang diharapkan memberikan tugas dan autoriti yang diperlukan untuk mencapi hasil tersebut. Autoriti lini dan staf Jangkauan Kawalan Ianya merujuk kepada sekumpulan subodinat yang bertangungjawab secara langsung kepada seseorang eksekutif atau penyelia. Mempunyai implikasi dari segi implikasi dan penyeliaan. Jangkauan kawalan memberi kesan kepada bilangan tahap pada peringkat organisasi.

15 Rantaian arahan Garisan autoriti yang tidak terputus yang menyambungkan setiap individu dengan pihak pengurusan atasan melalui jawatan pengurusan disetiap tahap pengurusan.terdapat dua prinsip asas yang digunakan untuk membentuk rantaian arahan iaitu rantaian arahan yang mengikut skalar dan rantaian arahan mengikut prinsip satu arahan KEPIMPINAN DEFINISI: Merupakan satu proses di mana pemimpin akan cuba mempengaruhi gelagat atau tingkah laku pekerjanya supaya melaksanakan sesuatu tugas bagi mencapai matlamat kerja bagi unit dan organisasi berkenaan KEPENTINGAN: 1. Kepimpinan melibatkan orang lain. Jika pengikut sanggup menerima arahannya bermaksud kepimpinannya diterima. 2. Kepimpinan melibatkan pengagihan kuasa antara pemimpin dan ahli kumpulannya. 3. Seseorang pemimpin mempunyai kebolehan untuk menggunakan pelbagai bentuk kuasa untuk mempengaruhi gelgat pekerjanya. 4. Kepimpinan mewujudkan nilai moral seseorang pemimpin GAYA KEPIMPINAN: Adalah berhubung dengan pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi pengikutnya

16 KAJIAN UNIVERSITI OHIO KAJIAN UNIVERSITI MICHIGAN Gelagat Berorentasikan Tugas (Job-centered behavior) -Fokus pimpinan kepada kerja-kerja yang dilakukan oleh subordinat. - Pemimipin akan lebih berminat terhadap kerja-kerja yang dilakukan oleh subordinat. Gelagat Berorentasikan Pekerja. (Employee-centered behavior) - Fokuskan kepada subordinat. Sangat mengambil berat tentang keperluan peribadi subordinat GAYA KEPIMPINAN AUTORITI Gaya Kepimpinan Autokratik - Proses pembuatan keputusan hanya dibuat oleh pengurus. - Subordinat tidak terlibat dalam proses pembuatan keputusan. - Gaya ini sesuai kepada organisasi yang menghadapi krisis, mempunyai pekerja baru dan pekerja yang tidak bermotivasi. Gaya Kepimpinan Demokratik - Melibatkan subordinat dalam proses membuat keputusan. - Pengurus berbincang dengan subordinat dalam proses membuat keputusan. - Gaya ini akan dapat Gaya Kepimpinan Bebas - Memebri kebebasan kepada subordinat untuk membuat keputusan dan bertindak. - Subordianat akan membuat keputusan Sesuai untuk pekerja yang bermotivasi tinggi, berpengalaman, berpengetahuan, dan berkemahiran dalam kerjanya. Pekerja yang sesuai ialah doktor, guru, jurutera dan lain-lain

17 CIRI-CIRI PEMIMPIN Bertanggungjawab, berkeyakinan, dan bersemangat. Berpengetahuan, berkemahiran, dan berkebolehan dalam kerjaya. Bertimbang rasa dan bertolak ansur. Adil jujur dan amanah Mempunyai disiplin diri yang tinggi. Bersedia menerima teguran serta bersedia mengakui dan membetulkan kesilapan diri. Tidak mendahulukan kepentingan diri. Tidak memandang rendah terhadap kebolehan pekerja Tekun dan sabar. SOKONGAN YANG BOLEH DIBERI OLEH PEMIMPIN KEPADA PEKERJA 1. Memberi keyakinan kepada pekerja dan mengakui kebolehan pekerja. 2. Menjelaskan matlamat pekerja dan tugas dengan terang kepada mereka. 3. Melibatkan pekerja dalam aktiviti tertentu. 4. Memberi latihan, pendidikan dan pendedahan yang sempurna kepada pekerja. 5. Memberi sokongan moral dan material kepada pekerja dalam menjalankan tugas mereka. 6. Memberi ganjaran yang sesuai dan berpatutan disamping peluang memajukan diri mereka. 7. Menetapkan standard dan memberi maklum balas pencapaian prestasi kepada pekerja dengan jelas dan jujur. 8. Mewujudkan hubungan dua hala antara pemimpin dengan pekerja. 9. Mengambil berat tentang kebajikan pekerja.

18 PERBEZAAN ANTARA PEMIMPIN DENGAN PENGURUS PERBEZAAN ANTARA PEMIMPIN DENGAN PENGURUS Status/Demensi Pemimpin Pengurus Sifat peribadi Interaksi dengan pekerja untuk mempengaruhi mereka. Tidak melibatkan interaksi peribadi. Kedudukan dalam organisasi Tidak semestinya mempunyai kedudukan yang formal dalam organisasi. Disebabkan oleh kedudukan dan jawatan yang formal dalam organisasi. Sikap dan motivasi Aktif dari segi kemanusiaan disebabkan fungsi mempengaruhi pengikutnya. Pasif dan memntingkan pencapaian matlamat. Skop pendekatan. Menandatangani perubahan dengan membentuk visi tertentu. Menghadapi kerumitan dan masalah dalam organisasi dan memastikan organisasi berjalan dengan betul

19 PERANAN PEMIMPIN PERANAN PEMIMPIN FORMAL Terhasil daripada lantikan secara formal berdasarkan kedudukan formal dalam organisasi. Mereka diberi autoriti oleh organisasi bagi mencapai matlamat organisasi. PERANAN PEMIMPIN TIDAK FORMAL Tidak mempunyai autoriti yang sah untuk memimpin dan mempengaruhi individu yang lain. PERANAN LAIN YANG DIMAINKAN OLEH PEMIMPIN 1. Menetapkan peranan, tangungjawab dan autoriti setiap ahli untuk melaksanakan tugas masing-masing. 2. Memastikan ahli-ahli kumpulan kerja mempunyai hubungan erat antara satu sama lain. 3. Mewujudkan persaingan yang sihat di antara subordinat. 4. Membina matlamat yang boleh dikongsi bersama. 5. Memastikan subordinat faham tentang saling perkaitan tugas antara satu sama lain. 6. Mewujudkan perasaan saling bergantungan antara semua subordinat.

20 MOTIVASI DEFINISI: Motivasi merupakan satu proses yang kompleks yang melibatkan keadaan dalaman (perasaaan manusia dan ransangan) dan luaran individu (pelakuan dan tindakan) PROSES MOTIVASI

21 BAGAIMANAKAH KEPERLUAN DALAM TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW DAPAT DIPENUHI KEPERLUAN FISIOLOGI KEPERLUAN KESELAMATAN KEPERLUAN SOSIAL KEPERLUAN PENGHARGAAN KEPERLUAN PENCAPIAN HASRAT DIRI Manusia harus berusaha atau bekerja untuk mendapat upah, gaji dan keuntungan Mewujudkan suasana tempat kerja yang bersih disamping mengadakan skim pencen dan insurans untuk menjamin keselamatan dan masa depan mereka Pekerja perlu berinteraksi, di mana pekerja akan dikumpul dalam unit kerja tertentu untuk berinteraksi bagi mewujudkan kerjasama untuk mencapai matlamat organisai. Agak sukar dipenuhi, akan dapat dicapai sekiranya pekerja dapat menunjukkan prestasi yang baik dan diberikan kenaikan pangkat, gaji yang tinggi, penghargaan kerja dan lain-lain ganjaran yang melibatkan kenaikan status. Pencapian yang terakhir, keperluan ini melibatkan penggunaan bakat dan potensi yang ada padanya untuk diadaptasi kepada pekerjaan yang mencabar, berorentasikan pencapaian, kreativiti dan bercita-cita tinggi TEORI MOTIVASI HERZBERG (model dua faktor) 1. Faktor Penjagaan: a. Upah dan gaji b. Keselamatan kerja c. Keselamatan Tempat Kerja d. Polisi syarikat dan pentadbiran yang adil e. Interpersonel Skil. f. Status 2. Faktor Motivasi. a. Pencapaian peluang untuk mencapai matlamat dalam kerja yang mencabar. b. Penghargaan terhadap sumbangan yang telah diberikan c. Diberi tangungjawab dan tugas baru. d. Kemajuan, peluang untuk majukan diri. e. Kerja yang boleh memberikan kepuasan. TEORI X 1. Pekerja tidak suka bekerja dan cuba mengelak diri dari membuat kerja. 2. Pekerja perlu dipaksa, diancam dan diarah bekerja. 3. Pekerja malas dan cuba mengelak diri dari tangungjawab, tiada cita-cita dan lebih mementingkan keselamatan diri. 4. Pekerja cuba mengelak diri daripada memimpin. 5. Hanya melakukan kerja dengan baik jika ada imbuhan kewangan. TEORI MOTIVASI MC GREGOR TEORI Y 1. Sebahagian besar pekerja suka melakukan kerja. 2. Suka mengambil tangungjawab dan suka memimpin 3. Mempunyai komitmen untuk mencapai matlamat organisasi dan berkeinginan untuk melakukan kerja dengan baik. 4. Insentif kewangan bukan faktor utama 5. Motivasi dan potensi pekerja sudah wujud dalam diri pekerja dan pihak pengurusan hanya perlu mengilap potensi tersebut sahaja.

22 PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN TIMUR DAN PENDEKATAN BARAT PENDEKATAN BARAT - Motivasi sebagai proses psikologi yang mendorong manusia mencapai elemen yang bersifat fizikal dan lahiriah. (lihat teoriteori barat) - Pencapaian manusia akan lebih tinggi jika wujud elemen ganjaran yang diukur dalam bentuk fizikal dan lahiriah. - Pihak pengurusan harus menyediakan prasarana yang baik dan mencukupi, menjaga kelselamatan pekerja dan memberi ganjaran dalam bentuk bonus, kenaikan pangkat dan kuasa. - Barat tidak menekankan aspek sosiobudaya dan agama, kesannya masih ada pekerja di barat masih melakukan tunjuk perasaan walaupun tuntutan dari segi fizikal dan lahiriah mereka sudah dipenuhi. PENDEKATAN TIMUR - Masih melihat faktor motivasi sebagai elemen yang mendorong manusia untuk bertindak dengan lebih efektif. - Timur turut memasukkan elemen agama dan sosiobudaya dalam teori motivasinya. - Pada pandangan pekerja melakukan kerja yang dengan baik merupakan ibadat. - Rezeki mestilah dari sumber yang halal oleh itu mereka perlu bekerja dengan jujur dan tangungjawab. - Dari segi sosiobudaya timur kuat berpegang teguh kepada adat dan budaya masing-masing. - contoh masyarakat Jepun diasuh rajin bekerja sejak dari kecil. PEMBINAAN PASUKAN Definisi: Sebagai dua atau lebih individu yang bebas berinteraksi antara satu sama lain di samping berkongsi tujuan dan identiti Dimensi-dimensi dalam membentuk sesebuah pasukan. 1. Perlu terdiri daripada dua atau lebih orang. 2. Setiap individu bebas berinteraksi. 3. Setiap individu samada lelaki atau perempuan mesti berkongsi identiti dalam usaha berinteraksi antara satu sama lain. 4. Interaksi antara individu yang menpunyai identiti yang sama harus mempunyai tujuan yang sama

23 Proses pembinaan pasukan. 1. Mewujudkan tarikan antara Pembentukan (Forming) 2. Mewujudkan kehendak ahli dengan kehendak Pertelingkahan (Storming) 3. Menggalakkan penyertaan ahli di dalam kumpulan.@ Penormaan (Norming) 4. Menggalakkan interaksi sesama ahli Pelaksaan (Performing) 5. Menggalakkan pencapaian matlamat pasukan dan bukannya matlamat Pembubaran (Adjourning) Definisi: Merupakan proses memantau prestasi dan mengambil tindakan untuk memastikan pencapaian hasil yang diingini KEPENTINGAN: 1. Memastikan keseluruhan arah tuju kumpulan atau individu adalah konsisten dengan rancangan organisasi jangka pendek dan jangka panjang. 2. Memastikan penyempurnaan tugasan dan objektif adalah konsisten antara satu sama lain dalam organisasi secara keseluruhannya. 3. Memastikan pematuhan peraturan dan polisi organisasi yang penting

24

25

26 SISTEM KAWALAN YANG BERKESAN 1. Strategik dan mudah dicapai. Dapat menyokong perancangan startegik dan tertumpu pada aktiviti-aktiviti penting. 2. Dapat difahami Dapat dipersembahkan dalam data atau istilah yang mudah difahami. 3. Segera Harus dapat mengesan sebarang penyelewengan dengan kadar yang segera. 4. Luwes atau anjal Memberi individu membuat pertimbangan yang sewajarnya supaya aktiviti dapat dijalankan dengan lancar. 5. Menyokong kawalan kendiri Pekerja digalak saling mempercayai sesama mereka dan mengamalkan komunikasi yang berkesan dan melibatkan semua individu dalam organisasi. 6. Bersifat positif Menekankan kepada pembangunan, perubahan dan penambahbaikan, sementara hukuman dan teguran harus dielakkan. 7. Adil dan objektif.- Sistem kawalan harus dilihat sebagai saksama dan tepat oleh setiap pekerja dan dapat diterima sebagai asas pengukuran prestasi. 8. Ketepatan maklumat 9. Ketepatan masa. 10. Tindakan pembaikan 11. Ekonomi kawalan

27

28 Definisi dan kepentingan Sebagai mengisi dan memelihara jawatan di dalam struktur organisasi dengan mengenalpasti keperluan tenaga kerja, menginventorikan tenaga kerja, mengambil, memelihara, menempatkan, menaikkan pangkat, menilai, merancang kerjaya, memberi pampasan dan melatih pekerja supaya mereka dapat menyempurnakan tugas mereka dengan cekap dan berkesan. Analisis Kerja Analisis kerja-titik tolak kepada semua aktiviti pengurusan sumber manusia.sebarang keputusan yang perlu dibuat berkenaan dengan penstafan,pengrekrutan,latihan dan sebagainya mesti berdasarkan analisis kerja.ini kerana analisis kerja menggariskan secara terperinci jenis jenis kerja dan keperluan kerja dalam sesebuah organisasi. Ianya dibahagikan kepada dua iaitu huraian tugas dan spesifikasi tugas. Enam persoalan penting dalam analisis kerja -Apakah tugas fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja. -Bilakah kerja tersebut dilaksanakan. -Dimana kerja tersebut dilaksanakan. -Bagaimana pekeja melakukan kerja tersebut. -Mengapa kerja tersebut perlu dilakukan. -Apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja tersebut. Kegunaan kepada pengurus sumber manusia. -Membantu pengurus membuat keputusan tentang aktiviti aktiviti penstafan. -Lazimnya maklumat yang didokumenkan dan direkodkan perlu disemak dan diubah sekiranya perlu. -Contohnya apabila sesuatu jawatan sudah dilupuskan maka maklumat tentang kerja tersebut sudah tidak relevan.

29

30

31

32 Pampasan Sebarang bentuk ganjaran yang diterima oleh pekerja daripada organisasi disebabkan sumbangan yang telah diberikan kepada organisasi. Pencen Ganjaran perkhidmatan Gantian cuti rehat -Bayaran bulanan yang diberikan kepada pekerja yang telah bersara -Formula menghiting pencen ialah 1/600(tp)(ga) -Bayaran yang dibuat sekaligus selepas tamat tempoh perkhidmatan seseorang pekerja -Formula pengiraan ialah 0.075(tp)(ga) -Wang tunai yang diberikan kepada pesara untuk menggantikan cuti rehat yang tidak dapat diambil disebabkan oleh permintaan tugas dan yang telah dikumpulkan setiap tahun -Formula pengiraan ialah1/3(cuti rehat terkumpul)(ga)+imbuhan tetap.