Transcription

1

2

3

4

5

6

7 PEJABAT BENDAHARI UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : ARAHAN KERJA PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov OBJEKTIF Arahan Kerja ini disediakan untuk menerangkan proses memperakukan penerimaan tunai dan pungutan wang melalui cek, bank deraf, wang pos yang berkualiti meliputi: (a) (b) (c) (d) (e) Penerimaan terus di kaunter penerimaan PBUTM (termasuk melalui pos) Penerimaan berserta kupon/buku Resit daripada Fakulti/Jabatan Penerimaan melalui submodul Pindahan Wang PTJ Penerimaan melalui terminal kad kredit dan ecommerce/fpx Penerimaan direct credit ke akaun bank /EFT 2.0 SKOP 2.1 Arahan kerja ini merupakan sebahagian daripada Proses Tuntutan Hasil/Amanah (PA/UPKK.BEND/001). 2.2 Arahan kerja ini merangkumi semua bentuk penerimaan atau kutipan hasil dan amanah Universiti sama ada beserta kupon/buku resit, melalui pos, kad kredit, direct credit ke akaun bank/eft atau penerimaan di kaunter penerimaan PBUTM. 2.3 Bagi penerimaan direct credit ke bank/eft dan terminal kad kredit serta ecommerce/fpx, tarikh terimaan ialah tarikh deposit wang di CIMB Bank Berhad atau tujuan deposit diketahui. 3.0 TERMINOLOGI (a) Resit Rasmi Dokumen yang bernombor siri, digunakan untuk memperakukan penerimaan wang. (b) Daftar Resit Daftar bulanan yang dihasilkan oleh Sistem UTMFin yang menyenaraikan semua butiran resit, termasuklah chargeline, tarikh resit, jumlah kredit/debit dan nama pembayar mengikut nombor resit. (c) Penyata Bizchannel Penyata harian bank yang dihasilkan oleh sistem CIMB Bank Berhad, menunjukkan kemasukan dan pengeluaran wang dalam akaun bank UTM. 4.0 SINGKATAN (a) PBUTM - Pejabat Bendahari UTM (b) UPKK - Unit Penerimaan & Kawalan Kredit

8 PEJABAT BENDAHARI UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : ARAHAN KERJA PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 (c) UTMFin - UTM Financial System (d) KB - Ketua Bahagian (e) - Pembantu Tadbir Kewangan Resit (f) Pen. A - Penolong Akauntan (g) PBend - Penolong Bendahari (h) CICT - Centre of Information & Communication Technology (i) EFT - Electronic Fund Transfer (j) PTJ - Pusat Tanggungjawab (k) GST - Goods & Services Tax 5.0 DOKUMEN RUJUKAN (a) Pelepasan Cukai Bagi Wang Derma Yang Diterima oleh UTM (b) Prosedur Pungutan Wang (c) Bil-bil Tuntutan Universiti (d) Profil Tugas PBend, Pen.A & (e) Surat Turun Kuasa Pengendalian Kutipan (f) Surat Penurunan Kuasa Penghantaran Kutipan Wang ke Bank (g) Manual Pengguna ecommerce/fpx (h) Manual Pengguna (Terminal Kad Kredit) (i) Peraturan Kewangan dan Peraturan Universiti (j) Manual Perlaksanaan Polisi Cost Recovery University (k) GST Act INPUT KUALITI (UTAMA) Terimaan bayaran daripada pelanggan dalam bentuk cek, tunai, wang pos/kiriman wang, bank deraf dan direct credit ke akaun bank / EFT. 7.0 KETERANGAN PROSES KERJA TANGGUNG JAWAB 7.1 Terima semua bentuk kutipan di kaunter PBUTM termasuk cek, bank deraf, kiriman wang, wang pos, wang tunai, EFT dan kutipan melalui kupon/buku resit, terminal kad kredit, terimaan melalui ecommerce/fpx atau sub modul sistem pindahan wang dari PTJ.

9 PEJABAT BENDAHARI UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : ARAHAN KERJA PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov Bagi penerimaan wang melalui kupon/buku resit, bandingkan wang kutipan dengan salinan buku resit/ keratan kupon. Kemaskini Rekod Kawalan Buku Kupon/Buku Resit dari segi nombor dan bilangan buku kupon/buku resit serta pastikan rekod kawalan ditandatangani pengambil buku kupon/buku resit. * (Bagi urusan permohonan buku kupon/buku resit, terima surat permohonan daripada PTJ. Serahkan buku kupon kepada pemohon) Bagi penerimaan melalui sub modul Pindahan Wang dari PTJ, semak jumlah pindahan wang dengan laporan dari sistem UTMFin. Sahkan pindahan wang PTJ di sistem Bagi penerimaan wang melalui terminal kad kredit, sila rujuk Manual Pengguna untuk penggunaan terminal kad kredit Bagi penerimaan wang melalui sistem ecommerce /FPX, sila layari laman web dan rujuk Manual Pengguna untuk aliran proses. Sistem ecommerce menyediakan kemudahan kutipan atas talian melalui kad kredit (Mastercard dan Visa) dan Financial Process Exchange (MEPS/FPX). (a) Bagi penerimaan deposit melalui terminal kad kredit, ecommerce/fpx yang berjaya (approved/successful), laksanakan penyesuaian dengan penyata bank (Maybank/Bank Islam) dan sediakan surat arahan pemindahan wang daripada Maybank/Bank Islam ke CIMB. 7.2 Kenalpasti tujuan bayaran dan chargeline. 7.3 Semak sah laku cek-cek kutipan dari segi : PTK Bil PTK Lejar/PBendK PTK Lejar/PBendK (a) Tarikh luput cek/bank deraf (b) Jumlah dalam angka dan perkataan (c) Kelengkapan tandatangan

10 PEJABAT BENDAHARI UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : ARAHAN KERJA PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 Proses penyediaan bil tuntutan adalah menurut Prosedur Aktiviti Proses Tuntutan Hasil & Amanah. 7.4 Kembalikan cek kepada pembayar, sekiranya terdapat kesilapan melibatkan mana-mana perkara Input butiran penerimaan pada sub modul UTMFin bagi penyediaan Resit Rasmi Bagi terimaan dari PTJ, resit rasmi disediakan pada Sub Modul resit rasmi Pindahan Bagi terimaan di kaunter PBUTM, resit rasmi disediakan pada Sub Modul Resit Rasmi Bendahari Bagi terimaan peruntukan penyelidikan, resit rasmi disediakan pada Sub Modul Resit Rasmi Projek Bagi terimaan ke atas bil tuntutan yang dijana dari Modul Bil Tuntutan, resit rasmi disediakan pada Sub Modul Resit Rasmi Bil. 7.6 Cetak Resit Rasmi setelah semak ketepatan resit rasmi dari segi: (a) (b) Penggunaan chargeline Jumlah pungutan 7.7 Sekiranya terdapat kesilapan, delete resit dari sistem. Cop batal pada resit rasmi asal dan jana resit baru. Pen.A/PTK Resit 7.8 Tandatangani dan edarkan resit rasmi kepada pelanggan seperti berikut:

11 PEJABAT BENDAHARI UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : ARAHAN KERJA PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 (1) Salinan asal - Pelanggan (peach) (2) Salinan kedua - PTJ (biru) (3) Salinan ketiga - Pejabat (hijau) (4) Salinan keempat - Fail (Kuning) * Sekiranya terdapat permohonan untuk pelepasan cukai, cop nombor rujukan LHDN & warta kerajaan pada resit rasmi. 7.9 Kemukakan salinan resit rasmi bersama-sama dokumen sokongan kepada pegawai untuk semakan butiran Semak ketepatan butiran dan luluskan posting resit rasmi di Modul Terimaan Sistem UTMFin Sekiranya terdapat kesilapan butiran selaraskan resit rasmi melalui jernal. Luluskan jernal berkaitan Muat turun pada desktop, Daftar Resit (bulanan) daripada UTMFin dan pastikan semua resit yang dijana wujud dari segi bilangan dan jumlah Sekiranya terdapat cek tak laku atau aduan pelanggan mengenai ketidakpatuhan butiran resit rasmi, sediakan jernal pelarasan untuk membatalkan resit tersebut. Cop batal pada salinan resit rasmi dan catatkan nombor jernal berkenaan. Bagi cek tak laku kembalikan cek kepada pembayar bersamasama surat permohonan cek ganti. PTK Resi Pen.A/PBend/ KB Pen.A/PBend/ KB & Pen.A 7.14 Failkan salinan resit rasmi mengikut turutan nombor. 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Resit rasmi yang lengkap dan tepat disedia kepada pelanggan. 9.0 CARTA ALIR Carta Alir Arahan Kerja Proses Penerimaan

12 PEJABAT BENDAHARI UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : ARAHAN KERJA PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov DOKUMEN SOKONGAN (a) (b) (c) Resit Rasmi Kupon/Buku Resit Surat Permohonan Cek Ganti 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi Salinan Resit Rasmi UPKK/006/Bulan/Tahun Rak PTK Resit/Bilik Fail Peso/Bilik Dinar 2/ Arkib Keratan Kupon UPKK/007/Tahun Bilik Fail Peso/Bilik Dinar 2/Arkib Daftar Resit Rekod Kawalan Buku Kupon UTMFin UPKK/008 UPKK/009 (Keselamatan) UPKK/010 (Pelbagai Hasil) Online Kabinet Rekod Kawalan Buku Resit UPKK/011 (Penerbit) Kabinet Rekod Kawalan Resit Rasmi UPKK/012 Rak Daftar Cek Tak Laku UPKK/013 Rak Slip Jualan Kad Kredit/Penyata Bank (Maybank/Bank Islam) Laporan Analisis Pindahan Wang PTJ UTM.J.03.02/11.10/1/1 UTMFin Bilik KB Online

13 CARTA ALIR PROSES PENERIMAAN AK/UPKK.BEND/001 MULA Kembalikan cek kepada pembayar Terima wang kutipan di kaunter PBUTM (Pos, EFT, Pindahan wang PTJ, kupon/buku resit, Terminal Kad Kredit, e-commerce/fpx. Terima wang kutipan melalui kupon/buku resit daripada PTJ. Kemaskini Rekod Kawalan Kupon/ Buku Resit. Terima wang melalui pindahan PTJ (UTMFin). Sahkan pindahan PTJ yang menepati jumlah kutipan sebenar Terima wang melalui terminal kad kredit (Rujuk Manual Pengguna) Terima wang kutipan melalui e- Commerce/FPX (Rujuk Manual Pengguna) (a) Buat penyesuaian deposit bagi transaksi yang berjaya berdasarkan penyata bank dan sedia surat arahan pemindahan wang daripada Maybank/Bank Islam ke CIMB. 7.2 Kenalpasti tujuan bayaran dan chargeline. tidak lengkap 7.3 lengkap Semak sah laku cek dari segi tarikh luput cek, jumlah dan kelengkapan tandatangan.

14 AK/UPKK.BEND/ Sediakan Resit Rasmi di Sub Modul Penyediaan Resit Rasmi Bendahari Sediakan Resit Rasmi di Sub Modul Resit Rasmi Pindahan Sediakan resit rasmi di sub modul Resit Rasmi Bendahari Delete dari Sistem. Cop batal pada Resit Rasmi awal dan failkan Resit Rasmi. 7.7 tidak tepat Sediakan resit rasmi di sub modul Resit Rasmi Projek tepat Sediakan resit rasmi di sub modul Resit Rasmi Bill Cetak Resit Rasmi setelah semak ketepatan butiran. Tandatangani dan edarkan Resit Rasmi kepada pelanggan/ptj/bank. * Cop no. rujukan LHDN bagi kes permohonan pengecualian cukai. Batalkan Resit Rasmi melalui jernal. Luluskan jernal pelarasan tidak tepat Kemukakan salinan Resit Rasmi bersama-sama dokumen sokongan kepada pegawai untuk semakan butiran Semak ketepatan butiran dan luluskan posting Resit Rasmi ke Lejar (UTMFin). tepat 7.12 Muat turun Daftar Resit Rasmi Bendahari - keseluruhan daripada (UTMFin) dan pastikan semua Resit Rasmi wujud dalam Lejar Sekiranya terdapat cek tak laku atau aduan pelanggan,mengenai ketidaktepatan resit batalkan Resit Rasmi melalui jernal dan mohon cek ganti Failkan Salinan Resit Rasmi mengikut turutan nombor. TAMAT