PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA.

Transcription

1 POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:201 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA. TARIKH: 8 September 2017

2 1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG KANDUNGAN PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO Analisis BOW-TIE:R-BKP Analisis BOW-TIE: R-BKP-O LANGKAH -PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang Heat Matrix Risiko dan Peluang LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Strategi Rebut Peluang LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Pemantauan dan Usulan DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN LAMPIRAN Definisi Lampiran 1: Kod Daftar Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

3 2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT) Konteks Strategik Konteks Proses Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan Konteks projek Penentuan Kriteria Pengaruh Dalaman dan Luaran Penilaian Risiko& Peluang KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI (COMMUNICATIOAN AND CONSULTATION) KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku? Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS) Menentukan kawalan sediaada Menentukan kebarangkalian dan punca Menentukan kesan dan akibat Menentukan tahap risiko PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA (MONITORING AND REVIEW) PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION) Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak Magnitud risiko & peluang Keutamaan PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT) Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan Pelan Tindakan ADAPTASI: MS ISO 31000:2010 2

4 3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang ORGANISASI PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT PELAJAR / PENSYARAH/INSTITUSI PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI) HUBUNGAN 1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan 2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan 3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan 4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI) 1. Pengarah Meluluskan budget 2. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar 3. Unit Latihan Industri 4. PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT) Ketua Jabatan 1 orang 3. Ketua Program 3 Orang 4. Kakitangan Akademik. Kakitangan Bukan Akademik 3

5 4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS PEMILIK RISIKO DAN PELUANG BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN KOD DAFTAR FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF 1. D 1... RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN KPT- 2. DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN SEJARAH POSITIF(PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF(RISIKO YANG JADI KEMALANGAN) 1. Menang tempat ke 3 Kumpulan Inovatif dan Kreatif Memasuki Anugerah Inovasi Kebangsaan Kemalangan kenderaan WDT 7474 semasa membawa kakitangan ke Ipoh May kakitangan ditangkap SPRM kerana isu rasuah 2012 IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF S Mc Kinsey PESTEL Strategy Political Structure Economic Systems Social Shared Values Technology Style (leadership) Environment Staff Legal Skills& Competency - 1 Sangat Rendah 2 Rendah 3 Sederhana 4 Besar Sangat besar LPL 4

6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 3. LANGKAH 3- KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan daftar risiko dan peluang. Rujuk contoh lampiran 1 OBJEKTIF 1: MENYOKONG PERLAKSANAAN P & P DENGAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA KOD R-UPIM-01 KOD P-UPIM P-UPIM P-UPIM RISIKO PENGAJARAN KURANG BERKESAN KERANA KETIADAAN PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA. PELUANG Latihan Dalaman untuk staf, pensyarah dan pelajar Tenaga pensyarah bg mbantu mghsln video/gambar E-tempahan OBJEKTIF 2: MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI KOD RISIKO R-UPIM-02 TIDAK TERDAPAT PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA DALAM SEBARANG MAJLIS RASMI. KOD P-UPIM-O2-01 R-UPIM R-UPIM PELUANG Penubuhan Kelab Multimedia Pelajar Kerjasama dgn politeknik /kolej komuniti yg bdekatan Mewujudkan e-tempahan

7 6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO AnalisisBOW-TIE:R-UPIM-01 OBJEKTIF 1 MENYOKONG PERLAKSANAAN P & P DENGAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA 2 PUNCA BOW TIE ANALYSIS Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak 3 TINDAKAN PENCEGAHAN 1 PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI 4 IMPAK PERALATAN TDK MENCUKUPI/UP DATE STAFF TDK MENCUKUPI TIADA STUDIO RAKAMAN KETIADAAN SOFTWARE KEWANGAN TDK CUKUP KURANG KERJASAMA PENSYARAH PERLUKAN PERALATAN TENAGA PENSYARAH/ PELAJAR GUNAKAN RUANG SEDIA ADA UTAMAKAN PERUNTUKAN PEMBELIAAN PERALATAN KERJASAMA DUA HALA PENGAJARAN KURANG BERKESAN KERANA KETIADAAN PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA.. SEWAAN PERALATAN YG TERKINI MENGGUNAKAN ILEGAL SOFTWARE MENGUJUDKAN PERSEFAHAMAN DUA HALA DGN JABATAN BAGI KURSUS KPD TENAGA PENSYARAH/ J- KUASA PELAJAR MENGWUJUDKAN E-PERKHIDMATAN P & P KURANG BERKESAN P & P TIDAK PELBAGAI PENSYARAH / PELAJAR KURANG MOTIVASI MSYRKT PANDANG RENDAH KEUPAYAAN POLITEKNIK DALAM P & P FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN 6

8 7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Analisis BOW-TIE: R-UPIM-02 OBJEKTIF 2: MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI. PUNCA BOW TIE ANALYSIS Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTELsebagai panduan faktor punca dan iper 3 TINDAKAN PENCEGAHAN 1 PERISTIWA RISIKO TINDAKAN MITIGASI 4 IMPAK PERALATAN TDK MENCUKUPI/UP DATE STAFF TDK MENCUKUPI MELENGAH- LENGAH KERJA STAFF TIDAK MULTI-SKILL PERLUKAN PERALATAN TUBUHKAN KELAB PELAJAR MOTIVASI/ GANJARAN KURSUS BERKAITAN TIDAK TERDAPAT PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI MEWUJUDKAN KONTIGENCY PLAN SEWAAN PERALATAN OUT SOURCE PERALATAN OUT SOURCE STAFF MAJLIS TIDAK BERJALAN LANCAR TIADA RAKAMAN VIDEO/ GAMBAR HASIL KERJA TIDAK BERKUALITI TIADA PROSES KERJA TIADA STUDIO RAKAMAN STUDIO RAKAMAN PERUNTUKAN KEWANGAN PERALATAN TERKINI OUT SOURCE PERKHIDMATAN MULTIMEDIA KERJA TIDAK DAPAT DISEMPURNAKAN DGN SEMPURNA KEWANGAN TDK CUKUP E-TEMPAHAN PERKHIDMATAN TEKNOLOGI BERUBAH 7

9 8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI OBJEKTIF 2: MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI. R-UPIM-02 Penyataan risiko 2: TIDAK TERDAPAT PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI. NO TINDAKAN PENCEGAHAN PERLUKAN PERALATAN BARU 2. TUBUHKAN KELAB MULTIMEDIA PELAJAR 3. MOTIVASI PEKERJA/ GANJARAN 4. KURSUS PENINGKATAN. STUDIO RAKAMAN 6. PERUNTUKAN MENCUKUPI 7. PERALATAN MULTIMEDIA TERKINI 8. E-TEMPAHAN PERKHIDMATAN 9. PERUBAHAN PENGURUSAN UNIT NILAI MIN 1.4 TINDAKAN MITIGASI 1. MENGWUJUDKAN PLAN KONTIGENCY 2. SEWAAN PERALATAN 3. OUT SOURCES STAFF 4. SEWA/PINJAMAN PERALATAN. OUT SOURCE PERKHIDMATAN NILAI MIN 4.2 OBJEKTIF 1: MENYOKONG PERLAKSANAAN P & P DENGAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA R-UPIM-01 Penyataan risiko 1: PERLAKSANAAN P & P KURANG BERKESAN KERANA KETIADAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA. NO TINDAKAN PENCEGAHAN PERLUKAN PERALATAN YG BARU DAN UP DATED 2. MEWUJUDKAN KELAB MULTIMEDIA DALAM AKADEMIK 3. MEWUJUDKAN E-PERKHIDMATAN 4. KURSUS BERKAITAN NILAI MIN 1.7 TINDAKAN MITIGASI 1. SEWAAN PERALATAN YG TERKINI 2. KURSUS PENSYARAH 3. MEWUJUDKAN E-PERKHIDMATAN 8

10 9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 4. STAF MULTIMEDIA KURSUS KEMAHIRAN NILAI MIN Gagal/tiada bukti 2 Kurang Memuaskan 3 Sederhana 4 Baik Cemerlang Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah ) Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi 9

11 10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG. LANGKAH -PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak DAFTAR RISIKO IDENTIFIKASI RISIKO PERISTIWA RISIKO (RISK EVENT) PENILAIAN RISIKO (-VE) MAGNITUD IMPAK(IMPACT) (paksi-x) ANALISIS RISIKO KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-y) R-UPIM-02 TIDAK TERDAPAT PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI. 3 7 R-UPIM-01 PERLAKSANAAN P & P KURANG BERKESAN KERANA KETIADAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang PENILAIAN PELUANG (+VE) DAFTAR PELUANG IDENTIFIKASI PELUANG PERISTIWA (OPPORTUNITY) MAGNITUD IMPAK(IMPACT) (paksi-x) ANALISIS PELUANG KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-y) P-UPIM-O2-01 P-UPIM-O2-02 Penubuhan Kelab Multimedia Pelajar 90 Kerjasama dgn politeknik /kolej komuniti yg bdekatan 81 P-UPIM-O2-03 Mewujudkan e-tempahan 100 P-UPIM Latihan Dalaman. 100 P-UPIM Tenaga pensyarah bg mbantu mghsln video/gambar 64 10

12 11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG P-UPIM E-tempahan

13 12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang RISIKO PELUANG K E B A R A N G K A L I A N 10 10,10 P2-01, 03/p1-03 9,10 P ,9 P1 02/P ,8- P R02-6, R01-7, K E B A R A N G K A L I A N IMPAK IMPAK ZON MERAH: HIGH ZON KUNING: MEDIUM ZON HIJAU: LOW KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON R-UPIM-01 R MENYOKONG PERLAKSANAAN P & P DGN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA R-UPIM-02 R MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI (7,) = 3 MERAH ( 6,) = 30 KUNING P-UPIM-01 P-01 LATIHAN DALAMAM (10x10) = 100 MERAH P-02 TENAGA PENSYARAH MEMBANTU PENGHASILKAN VIDEO/GAMBAR (8,8) = 81 MERAH P-03 E-TEMPAHAN (10,10) = 100 MERAH P-UPIM-02 P-01 PENUBUHAN KELAB PELAJAR ( 9,10) = 90 MERAH P-02 KERJASAMA DENGAN POLITEKNIK/KOLEJ (8X8)= 64 MERAH 12

14 13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG TERDEKAT P-03 E-TEMPAHAN ( 10X10)= 100 MERAH 13

15 14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran Pelan Tindakbalas risiko Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang TINDAKBALAS KOD PERISTIWA RISIKO DAN PELUANG ACCEPT AVOID TRANSFER MITIGATE EXPLOIT SHARE ENHANCE IGNORE R-01 TIDAK TERDAPAT PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI. RISIKO R-02 PERLAKSANAAN P & P KURANG BERKESAN KERANA KETIADAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA P P P P P P Penubuhan Kelab Multimedia Pelajar Kerjasama dgn politeknik /kolej komuniti yg bdekatan Mewujudkan e-tempahan Latihan Dalaman. Tenaga pensyarah bg mbantu mghsln video/gambar E-tempahan PELUANG Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) 14

16 1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS) R-UPIM-01 TIDAK TERDAPAT PERKHIDMATAN AVA DAN MULTIMEDIA DALAM MAJLIS RASMI. STRATEGI& RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB 1. PENUBUHAN KELAB MULTIMEDIA PELAJAR UPIM 2. KERJASAMA DGN POLITEKNIK/KOLEJ KOMUNITI SETEMPAT UPIM 3. PEMBINAAN E-PERKHIDMATAN UTM R-UPIM-02 PERLAKSANAAN P & P KURANG BERKESAN KERANA KETIADAAN PERKHIDMATAN MULTIMEDIA STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB 1. Latihan Dalaman. UPIM/LPL 2. Tenaga pensyarah bg mbantu mghsln video/gambar UPIM 3. E-tempahan UTM R-BKP-O1-01 PENYATAAN RISIKO STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB i. Strategi Rebut Peluang P-BKP-O1-01 PENYATAAN PELUANG STRATEGI REBUT PELUANG R-BKP-O1-01 PENYATAAN PELUANG STRATEGI REBUT PELUANG R-BKP-O1-01 PENYATAAN PELUANG STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB TANGGUNGJAWAB TANGGUNGJAWAB 1

17 16 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 4. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan i. Pemantauan dan Usulan BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL TINDAKAN Usul Penambahbaikan: SEDANG DIAMBIL TINDAKAN TELAH DIAMBIL TINDAKAN Pegawai yang memantau Nama: Tarikh. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data. MAGNITUD PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO MENURUN MENINGKAT KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03 KOD-R04 Sep Mac Jun

18 17 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG MAGNITUD PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG MENINGKAT MENINGKAT MENURUN KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03 Jun Jun Jun

19 18 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 6. LAMPIRAN a. Definisi RISIKO (-ve) PELUANG(+ve) RISIKO Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan (Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI PELUANG Kesempatan Yang Baik Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian, Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari kewujudan peluang WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY KOD R P b. Lampiran 1: Kod Daftar Risiko Peluang RUJUKAN (Contoh) 18

20 19 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG c. Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO KEBARANGKALIAN IMPAK DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN 1-2 Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah 1-2 Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah 3-4 Kurang kemungkinan (unlikely) 3-4 Kecil (minor) Mungkin berlaku pada sesuatu masa -6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa 7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu 9-10 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan Bantuan segera, kerugian sederhana -6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar 7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi 9-10 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10 d. Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko 19